Was ist das richtige ERP-System? Die Frage bekomme ich sehr
häufig gestellt. Mit Blick auf Branche, Geschäftsmodell und individuelle
Anforderung des Unternehmens lassen sich zumeist auch schnell gut geeignete
Systeme identifizieren. Doch was ist in Branchen, in denen die Vorauswahl nicht
so leicht fällt? Dazu heute ein paar eigene Gedanken.
Viel Vergnügen!
————————–
Wenn Ihnen unsere Folgen gefallen, dann freuen wir uns über eine 5-Sterne-Bewertung auf Ihrer Wunschplattform, damit auch andere auf diesen Podcast aufmerksam werden und wir das Angebot weiter verbessern können. Zeitaufwand: 1-2 Minuten.
In diesem Sinne: keep connected.
Herzlichst
Ihr
Axel Winkelmann
Transcript:
ERP-Podcast Folge 96 und täglich grüßt, die ERP-Auswahl. Was ist das richtige ERP-System? Die Frage, die bekomme ich nur allzu häufig gestellt. Mit Blick auf Branche, Geschäftsmodell und individuelle Anforderungen des Unternehmens lassen sich zumeist auch schnell gut geeignete Systeme identifizieren.
Man muss da natürlich noch ein bisschen tiefer gehen, aber eine Vorauswahl ist relativ leicht identifizierbar. Doch was ist in Branchen, in denen die Vorauswahl nicht so leicht fällt? Dazu heute ein paar eigene Gedanken. Viel Vergnügen.
Herzlich willkommen zum ERP-Podcast, dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen. Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten. Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit findet.
Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. So, herzlich willkommen zurück zum ERP-Podcast.
Wieder eine neue Woche, eine neue Woche Mitte, Bergfest. Ich wollte heute mal wieder über die ERP-Auswahl sprechen. Der Grund dafür sind einige Erlebnisse der letzten ein, zwei Wochen, die ich gehabt habe.
Und gleichzeitig bin ich zurzeit ziemlich stark eingelastet. Und ich habe dann überlegt, was ich machen kann. Und ich erzähle Ihnen jetzt einfach ein bisschen was, was mir so passiert ist die letzten Tage, wo ich auch selber ein paar Gedanken reingesteckt habe.
Neben unseren wissenschaftlichen Projekten, neben unserer Forschungstätigkeit. Es geht um ERP-Auswahl. Die Folge ist, glaube ich, interessant für alle, die gerade selber wieder ein ERP-System auswählen.
Aber sicherlich auch für den ein oder anderen Softwarehersteller, zumindest als Gedankenanstoß. Baut so ein bisschen auf Folge 72, die ich auch verlinken werde, was Lego mit dem Unternehmensdatenfundament zu tun hat, auf. Aber in aller Ruhe.
Also, ich war ein paar Tage unterwegs. Einen Teil habe ich verbracht mit dem Kompetenzzentrum Digitales Handwerk. Unsere Regierung, unser Wirtschaftsministerium hat verschiedenste Kompetenzbereiche, verschiedenste Kompetenzzentren über Deutschland verteilt, gebildet, um entsprechend für unterschiedliche Branchen, für unterschiedliche Domänen, Kompetenzen aufzubauen.
Und einige oder eine dieser Kompetenzbereiche ist das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk, sagt der Name. Die kümmern sich um Digitalisierung im Handwerk, vermitteln Wissen, vermitteln Schulungen, vermitteln Workshops, stellen Angebote auch in schriftlicher Form zur Verfügung, bieten Demonstrationswerkstätten, um einfach auch neue Dinge ausprobieren zu können. Wer jetzt aus dem Handwerk zuhört, kennt es sicherlich.
Ja, und eine dieser Workshops, die dort immer gemacht werden, oder zahlreiche, sind natürlich über die betriebswirtschaftlichen Softwaresysteme. Und ich durfte drei Tage lang einen Intensiv-Workshop für Multiplikatoren in den Handelsverbänden zum Thema ERP, zum Thema Unternehmensdatenfundament begleiten, mit den Leuten diskutieren, die Probleme, die Fragestellungen dort diskutieren. An dieser Stelle einen herzlichen Gruß nach Bayreuth.
Ich glaube, es war ein extrem produktiver, es war ein toller, erfolgreicher Termin, den wir zusammen gemacht haben. Vielen Dank für die intensiven Diskussionen und die Bewirtung. So, und jetzt ist die große Frage, wenn Sie so einen Malermeister haben, oder so ein Sanitär, Installateur oder Ähnliches, welches Softwaresystem, welches Unternehmensdatenfundament, welches ERP-System gibt man dem an die Hand? Ja, und das ist nicht so ganz einfach.
Es gibt natürlich ganz viele sehr große Systeme, die alles abdecken, was theoretisch so ein Handwerker auch benötigen könnte. Ein bisschen transaktionale Funktionalität, betriebswirtschaftliche Funktionalität, ECM-Funktionalität, also gerade aus dem Themenbereich Akte, in dem Fall eine Bauakte. Viel Funktionalität, auch sicherlich aus der Projektsteuerung, aus der Prozess, oder Prozess würde der Handwerker wahrscheinlich gar nicht sagen, aus der Ablauflogik, aus dem Ablaufmanagement heraus.
Also verschiedenste Dinge, die dort benötigt werden. Natürlich gibt es immer ganz viele Systeme, die bereits in den 80er, 90er Jahren entwickelt wurden, die auch eine entsprechende Reife besitzen, aber die eben auch vielleicht nicht dem modernen Anspruch genügen. Das ist jetzt keine Schelte für den Bau, das sehen wir in ganz vielen Branchen.
So, und dann stellt sich natürlich die Frage, wo fange ich an? Und wenn Sie dann auch noch Handwerker sind, mit drei bis fünf bis zehn Mitarbeitern, dann wird das nicht einfacher, denn viel Verständnis, viel Geld ist auch gar nicht da für den Aufbau so eines ERP oder Unternehmensdatenfundaments. Ja, und das macht es schwierig, und in diese Nische brechen dann natürlich Einzelanbieter, die irgendwie kleinere Angebote, beispielsweise zur Zeiterfassung oder zur Bilderfassung des Baustandes auf der Baustelle oder Ähnliches anbieten. Das löst aber nicht wirklich das, was wir in der nächsten Dekade auch vor uns haben, die Automatisierung der Betriebswirtschaft, der zunehmende Abgriff von Daten, von Nutzungsverhalten um die Produkte herum und so weiter und so fort.
Also kann man machen, um überhaupt einen Einstieg zu finden in einzelne funktionale Bereiche, löst aber eigentlich nicht das, was wir ja mit dem ERP, mit dem Unternehmensdatenfundament so richtig machen wollen. So, also das hat mich dann natürlich auch ins Grübeln gebracht. Wie gesagt, es gibt sicherlich in jeder Branche auch ein paar Anbieter, die sehr spezialisiert auf diese Branche sind.
Manchmal sind das wirklich nur eine Handvoll oder sogar noch weniger. Und manchmal, wie beispielsweise im Anlagen- und Maschinenbau, sind das sehr, sehr viele. Aber es gibt eben auch Branchen, da muss man wirklich mit der Lupe suchen, um sehr sinnvolle, sehr geeignete Systeme zu finden.
Ja, und auf der Rückfahrt aus Bayreuth bekam ich dann einen Anruf von jemandem in einer großen IT-Beratung, auch ein Podcast-Hörer. Ich nenne jetzt keine Namen, aber einen herzlichen Gruß. Mit einer ähnlichen Frage.
Wir suchen auch so ein ERP-System für unsere Branche, für uns als Beratung. Wir wollen wachsen, sogar noch international und haben uns umgeschaut. Natürlich soll das Ganze nicht unendlich kosten.
Aber ja, wir suchen einfach irgendwie was und so richtig wissen wir nicht weiter an der Stelle. Natürlich sind wir sehr stark dann im Dienstleistungs-Service-Bereich. Aber wenn ich mir so eine IT-Beratung anschaue, dann sind das wahrscheinlich immer einzelne Auszüge aus dem Gesamt-ERP-Umfeld oder der Gesamt-ERP-Funktionalität, die benötigt werden.
Aber auch gar nicht so das ganze System, was da im Fokus steht, wie beispielsweise beim Produktionsunternehmen. Sondern sind das vielleicht einzelne Aspekte. Schöne Reisekostenabrechnung, die flexibel, die intelligent funktioniert, wo der Mitarbeiter weniger zu tun hat.
Zugriff auf die Kundendaten, Zugriff auf bestimmte Projektdaten. Jetzt kommt ein weiteres Problemfeld. Bei so einem Projekt habe ich natürlich auch die Kunden, die ich teilweise einbinde.
Aber ich habe auch Freelancer, die für einzelne Projekte Teil meines Unternehmens werden. Also ganz viele unterschiedliche Aspekte, die sich vielleicht auch nicht mit allen Service-ERP-Systemen wirklich so richtig gut abdecken lassen. Also auch irgendwo eine Branche, die lösen ganz viel für sich selber.
Hands-on sozusagen. Verzichten sicherlich auch an der einen oder anderen Stelle zur Zeit noch auf Automatisierung. Und das macht das Ganze natürlich auch spannend.
Was ist da ein geeignetes System? Ja, und dann kriegte ich einen weiteren Anruf. Einen Tag später. Ein großer Forschungsverbund, außeruniversitär.
Wirklich sehr, sehr groß. Ebenfalls auf der Suche nach einem ERP-System. In der Forschung wird das meistens getrieben aus der Verwaltung, weil die Verwaltung standardisierte betriebswirtschaftliche Abläufe hat.
Leider funktionieren die meistens ein bisschen anders als in der Privatwirtschaft. Kameralistik versus Doppik, um ein Stichwort zu nennen. Es gibt noch viele weitere Stichworte, die das Ganze anders machen als in der Privatwirtschaft.
Ja, und da hinten dran hängt eigentlich das, was die Kernproduktivität ist. Das wird dann gerne vergessen. Das ist nämlich die Forschung selber mit entsprechendem Drittmittelvolumen.
Relativ kreativ, aber je größer die Volumen werden, desto mehr hat man natürlich dort auch betriebswirtschaftliche Ansprüche. Auch gerade im Controlling, im Monitoring. Auch von der Compliance her.
Ja, und dann gibt es natürlich dort auch sowas wie Kunden. Heißen dann vielleicht nicht immer Kunden, sondern Forschungspartner, Projektleiter, Projektbeauftragte, was auch immer. Die wollen natürlich auch irgendwo abgespeichert werden.
Vielleicht ist das in gewisser Weise, auch wenn das Novum ist im Forschungsbereich, so ein bisschen der Anspruch, eigentlich auch CRM-Funktionalität zu haben, um einfach auch Dinge nachhalten zu können. Auch ein Wissenspool aufbauen zu können. All diese Dinge finden sich an verschiedensten Stellen auch in der Forschung wieder.
Und auch da für den Verwaltungsbereich gibt es so drei, vier Systeme, die mir spontan einfallen. Ich nenne heute ganz bewusst gar keine Namen für einzelne Branchen oder auch für das, was ich gleich vorschlage, denn ich möchte gar nicht irgendjemanden nach vorne heben oder irgendjemanden benachteiligen. Liebe Anbieter, bitte habt Nachsicht.
Ich freue mich über ganz viele E-Mails, dass natürlich jeder das beste System für die entsprechende Situation hat. Aber das ist gar nicht der Punkt, sondern die Frage ist einfach, wenn ich so etwas in Gesamtheit anschaue. Ich war jetzt gerade bei den Forschungsverbünden stehen geblieben.
Dazu zählt natürlich auch eine Universität. Was kann ich in so einem Feld machen? Gibt es da wirklich ein ERP-System, out of the box, was ich einsetzen kann und was für die Verwaltung ebenso geeignet ist wie die Forschung? Oder muss ich da vielleicht auch einen anderen Weg geben? Also wie gesagt, ich hatte ja irgendwie diese drei Impulse im Kopf. Das geht dann bei mir immer so ein bisschen wie beim Reißwolf durch die Synapsen und ich überlege dann immer hin und her, was kannst du machen, was ist sinnvoll? Und ich weiß nicht, ob es wirklich in jeder Branche immer so sinnvoll ist, das was ich in Folge 72 auch beschrieben habe, den Karton aufzumachen, ein System zu installieren, natürlich ein bisschen Customizing zu betreiben und dann letztendlich die Funktionalität des ERP-Anbieters zu nutzen.
Das käme dann auf so ein 80-20 hinaus. Vielleicht in den Branchen, die ich jetzt eben mal genannt habe, auch eher 70-30 oder so. Und die 20-30% bleiben dann irgendwie liegen oder werden dann doch wieder über Excel oder ähnliches genutzt, obwohl es hier auch gerade Kernfunktionalitäten in diesen Branchen sind.
Also ich bin mir da nicht immer so ganz sicher. Ganz sicher bin ich mir allerdings, wenn ich darüber rede, dass wir in den Unternehmen nicht so sehr die einzelne funktionale Software in den Vordergrund stellen müssen, sondern vielmehr darüber reden müssen, wie wir ein durchgehendes Unternehmensdatenfundament aufbauen können mit möglichst wenig internen Schnittstellen. Denn diese internen Schnittstellen werden dafür sorgen, dass wenn die BWL noch automatisierter abläuft, wir permanent an solchen Stellen Reibungsverluste haben.
Auch darüber habe ich mal eine Folge gemacht, Folge 79, von Puffern und Sicherheitsbeständen in der virtuellen Welt. Je integrierter alles wird, je automatisierter alles wird, desto schlechter sind eigentlich Schnittstellen zwischen Systemen. Nicht, weil wir Daten nicht über Schnittstellen schieben können, sondern in dem Moment, wo die Schnittstelle defekt ist, weil irgendwo ein Update gefahren wurde, funktioniert dieser Datenaustausch, dieser Informationsaustausch plötzlich nicht mehr.
Das ist vielleicht in unserer heutigen Welt noch halbwegs verschmerzbar, weil die BWL einfach noch nicht so effizient gesteigert ist, noch sehr viel Rationalisierung, Automatisierungspotenzial hat. Aber wenn das irgendwann einmal ausgeschöpft ist, weil sehr stark automatisiert wurde, dann wird es natürlich problematisch, wenn wir an unterschiedlichen Stellen die Daten über Schnittstellen weitergeben und eine halbe Stunde, wo die Daten plötzlich nicht mehr weitergegeben werden, plötzlich dazu führen, dass in den BWL-Prozessen eine halbe Woche alles stillsteht. Das ist die Problematik, die wir haben.
Das ist der Hintergrund, warum ich auch immer vom Unternehmensdatenfundament gerne rede und nicht so sehr nur die Philosophie eines ERP-Systems oder überhaupt von ERP oder MES oder CRM oder, oder, oder in den Vordergrund heben will, sondern eigentlich sage, wir müssen eher dazu kommen, alles in einen nicht redundanten Topf zu speichern. So, wenn wir das als Grundprämisse nehmen und sagen, okay, wir haben eben kein ERP-System, was alles kann, für bestimmte Branchen, bei anderen Branchen sieht das ganz anders aus, dann müssen wir vielleicht etwas anders denken und müssen sagen, okay, gibt es ein ERP-System, was uns eine flexible Basis für ein Unternehmensdatenfundament mit entsprechenden betriebswirtschaftlichen Funktionalitäten, mit entsprechenden betriebswirtschaftlichen Vorgaben macht, was vielleicht sogar ein bisschen günstiger ist als eine große Installation. Und auf Basis dieses Systems entwickeln wir uns selber, vielleicht auch ein paar Tabellen links und rechts, aber wir entwickeln uns selber die Funktionalität, die wir für bestimmte Bereiche, wie beispielsweise die Reisekostenabrechnung, brauchen und schaffen so auf Basis eines einheitlichen Unternehmensdatenfundaments eine funktionale Welt und top.
Und ich glaube, diesen Gedanken, den müssen wir in solchen Branchen noch viel, viel mehr spielen, als wir das heute machen. Ich bin selber in der Forschung tätig, ich sehe, was dort passiert, wie funktional fragmentiert das auch häufig ist oder wie wenig, teilweise noch gar nicht, betriebswirtschaftlich digital unterstützt wird. Und das gilt sicherlich für andere Branchen auch.
Excel ist dein Freund, das größte ERP-System der Welt, aber vielleicht nicht unbedingt das Beste, aus verschiedensten Gründen. Und ich glaube, das ist ein Anspruch, den wir vielleicht in der Gedankenwelt haben sollten, dieses Unternehmensdatenfundament zu schaffen und vielleicht lieber die eine oder andere Funktionalität selber dazu zu entwickeln, um einfach ein durchgehendes Datenfundament zu haben, um einfach ein Datenfundament zu haben, in dem das ganze Unternehmen arbeiten kann, in dem das ganze Unternehmen wachsen kann. Jetzt habe ich gesagt, in der IT-Beratung gibt es dann auch noch Kunden, die vielleicht auf bestimmte Daten, Projektdaten beispielsweise, mitzugreifen wollen oder Freelancer oder Ähnliches.
Da bieten sich natürlich Cloud-Ansätze an. Es gibt ein paar moderne Cloud-Systeme mit entsprechend flexibler Architektur, die, auch wenn sie erst mal in Maskenform daherkommen, mit Sicherheit sehr, sehr viel eigenständige Lösung an der Stelle bieten. REST-APIs, die dort zur Verfügung stehen, starke Service-Orientierung, und zwar deutlich über das, was auch das jeweilige Marketing der ERP-Hersteller annonciert, was dort geleistet werden kann.
Ja, und diese Systeme gilt es vielleicht auch mal zu durchdenken. Die hat man sicherlich nicht auf dem Schirm, wenn man so in seiner Branche verhaftet ist und dann schaut, was ist denn ein Branche-ERP-System speziell für meine Branche, weil sie sehr viel breiter aufgestellt sind, sehr viel flexibler auch aufgestellt sind. Aber gerade bei größeren, wir hatten jetzt die IT-Beratung, wir hatten jetzt den Forschungsverbund, bei größeren Organisationseinheiten kann das durchaus Sinn machen, auch mal rechts und links zu schauen.
Ich kann das sicherlich auch noch ein bisschen weiter ausführen. Das möchte ich hier nicht unbedingt vor dem Mikrofon machen, aber das soll heute mal mein Impuls gewesen sein. Ich habe damit nochmal das aufgegriffen, was ich in Folge 72, wie gesagt, über Lego und das Unternehmensdatenfundament gesagt habe.
Wer das mag, kann das da gerne nochmal nachhören. Wer es ein bisschen genauer braucht, dem bleibt immer noch der persönliche Kontakt zu mir. Und Ihnen allen wünsche ich mit diesen Gedanken und Impulsen eine schöne Woche.
Aber wie immer, keep connected. Herzlichst, Ihr Axel Winkelmann Aktualisierung zu dieser Folge. Das war der ERP-Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen losgelöst von Fachzeitschriften, Büchern und wissenschaftlichen Veröffentlichungen zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren auseinandersetzen wollen.
Mein Name ist Axel Winkelmann, ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.