Auch der öffentliche Sektor stellt sich dem digitalen Wandel, doch was ist der Nutzen, wo liegen die Potenziale, wo die Herausforderungen?
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Herzlichst
Ihr
Axel Winkelmann
Transcript:
(Leichte Hintergrundmusik) ERP-Podcast, Folge zweiundsechzig. Digitaler Wandel im öffentlichen Dienst. Ein Interview mit Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der Picture GmbH. Auch der öffentliche Sektor stellt sich dem digitalen Wandel. Doch was ist der Nutzen? Wo liegen die Potenziale? Wo die Herausforderungen? Herzlich willkommen zum ERP-Podcast, dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen. Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten. Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit findet. Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. (Musik) So, herzlich willkommen zurück zum ERP-Podcast. diesmal wieder eine Folge in Bezug zu einer Branche, die sich sehr stark verändert, nämlich die öffentliche Verwaltung, also die Fragen des digitalen Wandels in der öffentlichen Verwaltung. Und ich habe heute einen Fachexperten, der sich mit diesem Thema seit vielen, vielen Jahren beschäftigt, weil er sich mit dem Thema Geschäftsprozessmanagement beschäftigt. Er hat damals mit mir in Münster zusammen promoviert und ich freue mich, dass ich Herrn Dr. Lars Algermissen als geschäftsführender Gesellschafter der Picture GmbH heute hier im Gespräch haben kann. Lieber Lars, herzlich willkommen. Hallo Axel, grüß dich. Schön, dabei zu sein. Magst du dich zunächst mal vorstellen? Wer ist Lars Algermissen? Ja, sehr gerne. Also wie fängt man an? ich glaube, wichtig zu starten ist so die Zeit um die Jahrtausendwende, wo ich so die ersten Kontakte zum Thema des heutigen Tages gewinnen konnte. Da bin ich nämlich im Rahmen meiner Tätigkeit als wissenschaftlicher Mitarbeiter im Bereich Wirtschaftsinformatik, immer stärker in den Bereich öffentlicher Sektor, öffentliche Verwaltung gekommen und durfte von 2002 bis 2007 ein Kompetenzzentrum aufbauen und leiten zum Thema Prozessmanagement, E-Government und Verwaltungsmodernisierung. aus diesen Forschungsaktivitäten, aus diesen Praxisaktivitäten in dem Hochschulumfeld ist dann die Firma Picture entstanden die ich seit 2008 mitgegründet habe und mit leite als geschäftsführender Gesellschafter und in, in und mit diesem Hintergrundschon seit, ja, jetzt mehr als zehn Jahren deutschlandweit unterwegs im öffentlichen Bereich, die Verwaltung unterschiedlichster Größenordnungen bei den verschiedensten Modernisierungsthemen zu unterstützen. Und das reicht von Reorganisation, Einführung neuer Steuerungsmodelleder demografische Wandel, Wissensmanagement-Themen bis eben gerade in den letzten Jahren immer stärker gewordenen Thema der Digitalisierung. Und deswegen freue ich mich heute auch mal so dieses Thema aus dem Bereich des öffentlichen Sektors mit beleuchten zu dürfen. bevor wir gleich in das Thema einsteigen, würde mich noch mal interessieren: Was ist die Picture GmbH? Was macht ihr da? Reorganisation, hast du eben gesagt. Also für die, die nicht wissen, was das ist: die Veränderung, die Begleitung der Veränderung des, des Unternehmens, in eurem Fall des öffentlichen Sektors oder der öffentlichen, des öffentlichen Verwaltungsapparats. Aber was macht die Picture genau? Ja? also, wir selber sagen von uns, dass wir die ja, Spezialisten sind für Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor. darunter verstehen wir sämtliche Hilfestellungen, die eine Organisation dabei benötigt, ja, sich organisatorisch und prozessual zu verändern und neu aufzustellen. das reicht von der Lösung einzelner Probleme in einzelnen Abteilungen, einzelnen Arbeitsplätzen bis hin zu kompletten organisatorischen und prozessualen Umstrukturierungen ganzer Verwaltungsbereiche teilweise sogar ganzer Verwaltungsebenen. Gerade in Zusammenarbeit, im Föderalismus zwischen den Ebenen Bundesebene, Landesebene, kommunale Ebene kommen wir vielleicht gleich noch im Detail drauf. Insgesamt was wir tun, vielleicht, was uns von anderen unterscheidet, ist so das Thema, dass wir, die, die, das Thema und die Lösung in den Vordergrund stellen. Das heißt, wir sind sowohl Softwareentwickler, Softwarebetreiber, Berater, Coach, Ausbilder und auch Content-Lieferant für den ganzen Themenbereich, sagen wir mal Verwaltungsprozesse, Verwaltungsreorganisation. Und mit diesem Profil, ja, unterstützen wir einfach Organisationen der verschiedensten Größenordnungen, also von kleinen Verwaltungseinheiten mit wenigen Mitarbeitern bis hin zu Landeshauptstädten, Bundesministerien, großen Hochschulen. Und das ist ein sehr spannendes Feld und wie man sich sicher vorstellen kann, ist in dieser Branche besonders viel zu tun und besonders viel im Umbruch. kannst du noch mal was zu eurer Größenordnung sagen? Wie groß seid ihr? wir sind jetzt ja, Mitte dreißig, also knapp fünfunddreißig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als den Hauptstandort Münster und sind ansonsten deutschlandweit unterwegs. Also mit dem Fokus auf alle Verwaltungseinheiten in Deutschland, von Flensburg bis Lörrach, von Görlitz bis Aachen. Und wir sind intern so aufgestellt, dass wir mal einen Teil unseres Teams in konkreten Projekten vor Ort bei unseren Kunden einsetzen und noch eine sehr große Entwicklungsabteilung haben und um unsere Methoden und Werkzeuge weiterzuentwickeln, die von insgesamt knapp über 300 Verwaltungen in Deutschland in den unterschiedlichsten Intensitäten eingesetzt werden. Gut, dann kommen wir mal zum Hauptteil, über was ich mit dir heute reden wollte, das ist nämlich die öffentliche Verwaltung selber. Die ist ja speziell in der Art und Weise, wie die öffentliche Verwaltung in Deutschland aufgestellt ist. Vielleicht kannst du uns, die die vielleicht gar nicht so tief drin sind in dem, was eigentlich öffentliche Verwaltung außerhalb des lokalen Rathauses ist, ein bisschen erklären, wie öffentliche Verwaltung in Deutschland funktioniert. Oh, das wäre natürlich. Vielen Dank für die Frage. Das könnte ich jetzt in maximaler Tiefe ausbreiten. Also grundsätzlich versteht man die Verwaltung insgesamt jetzt erst mal als Teil der Exekutive, das heißt der ausführenden Gewalt, das heißt Gesetze auszuführen, umzusetzen, Verfahren, Verordnungen zu kontrollieren etc. also dafür zu sorgen, dass das Gemeinwohl auch so funktioniert, wie es gedacht ist in verschiedenen Rollen, also sowohl in Form von einer Aufsichtsverwaltung, einer planenden, einer kontrollierenden Verwaltung, vielfach aber auch in der Rolle einer unterstützenden, einer serviceorientierten Verwaltung. Also es gibt so verschiedene Rollen, die die Verwaltung einnimmt und was in Deutschland eine Besonderheit ist, die in vielen Fällen der Digitalisierung möglicherweise eine gewisse Herausforderung darstellt, ist das Thema des Föderalismus, der ja in Deutschland sehr stark ausgeprägt ist. Und das bedeutet, dass gerade die Arbeitsteilung zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen bei uns, insbesondere Bundesebene, Landesebene, kommunale Ebene, dass die, dass die Arbeitsteilung, aber auch die Zuständigkeiten und auch gerade die, die die Abgrenzung und die Mauern zwischen den einzelnen Ebenen ist durchaus herausfordernd gestalten, Verwaltungsleistungen anzubieten, vielleicht auch einheitlich und nachvollziehbar anzubieten. Und ich sage mal, das ist eine Besonderheit in jedem föderalen, föderal organisierten Staatswesen, dass es da einfach besondere Herausforderungen gibt, Vor und Nachteile bei der Gestaltung von Themen, die sich dann eben bei zentral ausgerichteten Staaten wie zum Beispiel Frankreich dann unterscheiden. Und ansonsten ist Verwaltung eben so organisiert, dass nach dem klassischen Subsidiaritätsprinzip möglichst viele Leistungen möglichst nah vor Ort auf der niedrigsten Ebene zu machen. Deswegen haben wir als Bürgerinnen und Bürger fast ausschließlich mit Verwaltung auf kommunaler Ebene zu tun und dort vor allem gebündelt in den Klassikern, also sogenannten Bürgerämtern. Das kommt ja nicht von ungefähr. Dort sind alle Leistungen gebündelt, die so am nächsten an uns Staatsbürgern dran sind. Und je weiter es dann in den Ebenen nach oben geht, desto eher sind es Spezialfälle, Sonderthemen, so was wie Gefahrenabwehr oder Katastrophenschutz. Das ist dann auf höheren Verwaltungsebenen angesiedelt, oder beispielsweise das Thema Verteidigung gibt es natürlich nicht im Binnenverhältnis in Deutschland, sondern nur nach außen hin. Deswegen haben zum Beispiel nur die auf Bundesebene ein Verteidigungsministerium, aber nicht auf Landesebene. Ich meine, Bayern möchte vielleicht auch ein Verteidigungsministerium haben, manchmal, aber sowas gibt es dann da nicht. Es gibt also bestimmte Aufgaben, die sind auch nur auf bestimmten Ebenen vorgesehen. Andere Aufgaben, die gibt es redundant in auf Bundesebene, auf Landesebene, in jeder Kommune. Gerade was die Querschnittsaufgaben von Verwaltung angeht, ist es ein sehr vielfältiges Spektrum, sehr spannend. Vielleicht noch zu der Anzahl her, also dass wir eine Bundesebene haben, dass wir 16 Bundesländer haben, ist vielleicht keine Überraschung. Auf kommunaler Ebene wird es dann schon sehr interessant, die unterschiedlichsten Zellvarianten kommunale Gebietskörperschaften über 10.000. Wenn man das dann mal auf echte Verwaltungseinheiten mit echtem Verwaltungsapparat konzentriert, sind es immer noch 3000 bis 4000 Einheiten. Und die tun von ihrem Aufgabenspektrum, wenn man so einen gemeinsamen Nenner definieren würde, in vielen, vielen Fällen das Gleiche in unterschiedlicher Intensität und Menge natürlich. Gleichwohl gibt es eine unheimliche Parallelität und Redundanz von Aufgaben. Einfachstes Beispiel Erstellung eines Reisepasses oder Beantragung einer Meldebescheinigung, also der Anmeldung in einem neuen Ort. Und das schafft Komplexität. Das schafft, schafft auch Vielfalt. Im Thema Digitalisierung führt es natürlich dazu, dass das Thema Standardisierung und Vereinheitlichung von Technologien eine besondere Herausforderung ist. So. Also Sie merken schon und du merkst schon, es ist eine ein breites Feld und ich würde jetzt mal die Charakterisierung der Verwaltung bis hierhin so weit abschließen wollen. Okay. Ich hake an einer Stelle noch mal nach. Du hast vorhin gesagt, wir haben ein föderales System mit vielen Aufgaben, die logischerweise zumindest in der in der manuellen Bearbeitung sehr vielfach durchgeführt werden. Macht uns dieses föderale System effizienter oder vielleicht auch weniger effizient als in anderen Ländern, wo es eben ein sehr zentralistisches System ist, wo die Leute an einer Stelle ihren Ansprechpartner finden oder auch nicht. Also der Föderalismus insgesamt finde ich eine sehr positive Sache für unser Staatswesen, da es gerade das verhindert, dass zu viel Macht und zu viel Ressourcen an einer Stelle gebündelt werden. Das steigert erfahrungsgemäß immer die Möglichkeit von Machtmissbrauch und von Fehlentwicklungen. Und durch den Föderalismus wird erstmal Vielfalt gewährleistet und es ist gewährleistet, dass es eine gleichmäßigere Verteilung von Ressourcen, Infrastruktur, Wohlstand im Land gibt. Und das ist grundsätzlich erstmal zu begrüßen. Jetzt ist es so, dass bestimmte Themen in föderalistischen Strukturen schwieriger zu bewegen sind. Beispiel die Durchsetzung von Standards, die Durchsetzung eines Standards. Was ist da gerade im Bereich der Digitalisierung sehr wichtig ist, um Zusammenarbeit, Austauschbarkeit, Wiederverwendbarkeit von technischen Komponenten zu ermöglichen. So eine Standardisierung ist natürlich in zentralistischen Strukturen einfacher durchzusetzen als in föderalistischen Strukturen. Beispiel: Nur weil die Bundesebene eine bestimmte Technik, ein bestimmter Softwarestandard, ein bestimmtes Format vorschreibt, heißt das noch lange nicht, dass irgendein Bundesland sich danach hält, danach richtet oder daranhält. Und ähnlich ist es auch zwischen einzelnen Kommunen. Es gibt keine Instanz, die eine einheitliche IT-Lösung egal welcher Art für alle Kommunalverwaltungen beispielsweise vorschreiben könnte. Das ist etwas, was in föderalistischen Strukturen neue Formen der Kooperation und Zusammenarbeit erfordert, die so etwas dann vielleicht doch möglich machen. Das wäre sowas, was in zentralistischen Strukturen nicht erforderlich wäre, nicht in dem Maß erforderlich wäre, wo man einfacher solche beispielsweise Standards durchsetzen könnte. Jetzt hast du gesagt, du begrüßt das ja von der Grundsätzlich nicht die Idee des Föderalismus. Und ich glaube, dass die die Leute im öffentlichen Dienst funktional ihre Sachen auch extrem gut machen. Das ist sicherlich an vielen, vielen Stellen sehr, sehr gut durchdacht. Warum soll man sich da überhaupt bewegen? Warum verändert sich der öffentliche Dienst jetzt auch gerade im Hinblick auf den digitalen Wandel sehr stark? Was ist da der Treiber, sich überhaupt zu verändern? Ja, im Grunde. Ich würde da drei Dinge sehen. Erstens Was sich wandelt, ist natürlich die die Anspruchshaltung der Bürgerinnen und Bürger, also unser aller Anspruchshaltung und auch die der Unternehmen. Und wer täglich online seine Waren und Dienstleistungen im Internet bestellt, eBay, Amazon nutzt, in Facebook unterwegs ist, der erwartet natürlich auch von seiner Verwaltung, dass er dort 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche online seine Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen kann und wundert sich natürlich, wenn es in allen Bereichen geht, wenn es in internationalen Konzernstrukturen funktioniert, Produkte innerhalb von 24 Stunden zu bestellen und geliefert zu bekommen. So ein Bürger versteht es nicht, bei seiner eigenen Stadtverwaltung, die ein paar Kilometer entfernt ist, einfach nur 111 Information zu bekommen, die nicht mal mit irgendeinem Materialfluss verbunden ist. Also Anspruchshaltung von uns allen hat sich gewandelt, dadurch auch die Anspruchshaltung und die Erwartung an den öffentlichen Bereich 0.01. Punkt zwei ist eine normative Geschichte, dass der Gesetzgeber natürlich erkannt hat, dass im Bereich Digitalisierung etwas geschehen muss. Und gerade im öffentlichen Bereich ist es häufig so, dass erst oder ich sage mal gerade dann mit Themen losgelegt wird, wenn es einen gesetzlichen Auftrag gibt, mindestens wenn es einen gesetzlichen Rahmen gibt. Und da ist eine sehr interessante und wie ich finde, auch positive Entwicklung zu verzeichnen, dass es sowohl auf Bundesebene und auch vielfach schon auf Landesebene in den letzten Jahren dedizierte Gesetzgebungen gegeben hat, um das Thema Digitalisierung voranzubringen. Im Kontext Digitalisierung der Verwaltung sind da insbesondere die sogenannten E Government Gesetze zu nennen. Es ist einfach Gesetzgebung, die bestimmte Ziele vorgibt, beispielsweise die Digitalisierung der bisher sehr stark papierbasierten Aktenverwaltung, die aber gleichzeitig auch Rahmenbedingungen schafft, um Sicherheit zu geben, neue digitale Mechanismen im täglichen Arbeiten auch rechtssicher zu verwenden. Also das ist ein Treiber, ein normativer Treiber, der jetzt viel Dynamik entfaltet. Und die dritte Geschichte hat damit zu tun, dass es einfach einen faktischen Entwicklungsdruck gibt, bedingt durch den demografischen Wandel. Das bedeutet, dass es im Schnitt also ich habe mal immer ein Beispiel Wir haben Kommunalverwaltungen als Kunden, ein Beispiel eine Stadt aus NRW mit circa 4000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die werden in den nächsten sieben Jahren knapp 50 % ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ruhestand verlieren. Da reden wir also nicht von punktuell ausscheidenden Mitarbeitern, sondern von ganzen Fachbereichen, die sich in den Ruhestand verabschieden. Und die Frage ist Wie können denn bei schwindender Mitarbeiterzahl die Aufgaben überhaupt noch verrichtet werden? Und jetzt ist es so, dass natürlich neues Personal gewonnen wird. Die positive Arbeitsmarktsituation aktuell und auch die Situation der Verwaltungshaushalte, der Haushaltskonsolidierungsprozesse sorgen eben beides dafür, dass es gar nicht möglich ist. Weggefallene Stellen in dem Maße wieder neu zu besetzen. Die Frage ist also: Wie schafft es eine Organisation, bei gleichbleibendem oder steigendem Aufgabenbestand und deutlich abnehmenden Personalressourcen, trotzdem noch ihre Aufgaben zu erledigen? Und da ist natürlich die Nutzung von Digitalisierung und die Nutzung von neuen Informations- und Kommunikationstechnologien ein entscheidender Hebel, um diese Schere, die sich da immer mehr öffnet, in Teilen schließen zu können. Als Firma würde ich jetzt einfach hingehen und sagen: „Na ja gut, ich habe hier viel Papier. Ich nehme ein Tool aus dem Bereich Enterprise Content Management. Habe ich ja in den vorangegangen Podcast-Folgen auch drüber gesprochen – passe das auf meine Abläufe, auf meine Prozesse an und gut ist. Ja, das ist im Prinzip auch richtig. Die Herausforderung besteht darin, dass der Markt der Softwareanbieter ist, ich sage mal, die sich auf den öffentlichen Sektor spezialisiert haben, ist sehr überschaubar. Das ist vielleicht ein Aspekt. Der andere ist, dass die Verwaltungen intern sehr komplex aufgestellt sind und dass der Wille und die Fähigkeit, solche durchaus komplexen Projekte erfolgreich aufzusetzen und umzusetzen, dass das häufig ein Problem ist. Und wenn man Digitalisierung in den letzten Jahren in Verwaltung beobachtet, dann hat Digitalisierung insbesondere an vielen kleinen Inseln angefangen. Das bedeutet, ERP oder auch Enterprise Content Management sind das in den letzten Jahren gekommen als Themen. Was vielfach der erste Schritt gewesen ist und vielfach auch noch ist, besteht darin, einzelne Fachaufgaben digital zu unterstützen. Das heißt, in einer einzelnen Verwaltung kann es passieren, dass hundertfünfzig, zweihundert, zweihundertfünfzig verschiedene einzelne Fachverfahren für bestimmte Fachaufgaben eingesetzt werden. Also das fängt an bei Abfalltonne, dann gibt es das Verfahren für die Abfalltonne und dann geht das bis zur Kfz-Zulassung. Und dann gibt es für Zulassungen ein eigenes Verfahren für Gewerbe, für Kindergarten, für Ordnung, für Strafzettel, für Jugendämter, für Stadtplanung, für Bauen, Hochbau und Tiefbau, für Personal et cetera pp. Sehr viele einzelne Lösungen. Und dieser Trend, dieser sogenannten Fachverfahren, das hat den öffentlichen Sektor seit Beginn an beschäftigt. Und das sind alles kleinere Verfahren, die in der Fläche wuchern können, wenn ich es mal so sagen darf. Und die Herausforderung besteht jetzt darin, Querschnittstechnologien einzuführen. Sei es jetzt ein ERP-System, was zumindest das Thema Personal, Finanzen, Controlling und so weiter mit abbildet, das als Querschnittsverfahren zu etablieren. Und gerade die ECM-Tools, im öffentlichen Sektor immer als Vorgangsbearbeitungssysteme bezeichnet, das sind Systeme, die sich auf die Gesamtverwaltung auswirken, die also die Arbeitsweise, die sehr bisher gewohnt papierbasierte Arbeitsweise grundlegend umkrempeln. Das ist fast schon eine disruptive Technologie, die ganz neue Arbeitsformen erfordern, die die Verwaltung dazu zwingen, von dem Kernelement ihrer Arbeit, nämlich der Akte und dem Formular, wie man sich das mal vorstellt, wegzukommen und das Ganze jetzt digital zu machen. Das ist in der Tat ein Paradigmenwechsel, der in vielen Konstellationen, in vielen Organisationen wirklich erfordert, dicke Bretter zu bohren, viel Aufklärungsarbeit oder akzeptanzschaffende Maßnahmen zu treffen. Das ist nicht so einfach umsetzbar, wie das vielleicht in der Wirtschaft ist. Nicht umsonst sagt man ja auch, dass wenn man den öffentlichen Bereich vergleicht mit führenden Technologieindustrien wie dem Bankensektor, Finanzdienstleistung, Versicherungen, aber auch Automotive oder Energie, dann ist der öffentliche Sektor zehn bis fünfzehn Jahre zurück, was das Ausschöpfen der Digitalisierungspotenziale angeht. Du hast eben gerade gesagt, es gibt ganz viele Fachverfahren und der öffentliche Sektor ist sicherlich gut darin, Fachverfahren zu verbessern, zu optimieren, auch mit digitalen Technologien zu unterlegen, aber eben nur in einzelnen Schritten. Da kam mir sofort ein Bild in den Kopf. Ich glaube, du hast es mal mitgebracht damals, als wir an einem gemeinsamen Lehrstuhl waren, nämlich das Bild der Rennkuh. Ja, das ist eine sehr spannende Metapher. Was diese Symbolik aussagt, ist im Grunde dahingehend, dass Prozesse nur dann sinnvoll ablaufen können oder dass sprich, dass Digitalisierung auch nur dann die volle PS auf die Straße bringt, wenn eine Aufgabe von A bis Z durch, sage ich mal, optimiert oder mindestens digitalisiert ist. Das bedeutet, wenn ich, im einfachsten Beispiel gesagt, eine Internetseite habe mit vielen Interaktionsmöglichkeiten, mit der Möglichkeit, Formulare auszufüllen, vielleicht sogar digitale Formularassistenten, Anträge zu formulieren, ist das alles schön und gut und macht nach außen auch einen professionellen Eindruck, einen digitalen Eindruck. Wenn dann aber so eine eingereichte Information intern auf Papier ausgedruckt wird, kopiert und in der Hauspost verteilt wird, weil vielleicht eine Führungskraft sich wünscht, ausschließlich mit Papier zu arbeiten, dann kann man von einer durchgängigen Digitalisierung natürlich noch nicht reden und deswegen möchte vielleicht, in der Metapher der Rennkuh zu bleiben, möchte das Pferd vorne wohl rennen. Wenn aber das Hinterteil aus einer Kuh besteht, dann wird es nichts aus dem Rennpferd. Und erst wenn man von wirklich vorne bis hinten die Prozesse zum Rennen bekommt, dann funktioniert das Ganze. Jetzt ist die große Frage: Die öffentlichen Verwaltungen verändern sich, müssen sich verändern, kriegen diesen, diesen Produktivitätsdruck auch daher, dass immer weniger Mitarbeiter für die Aufgaben zur Verfügung stellen. Wie nehme ich, wenn ich jetzt anfange, so ein, ich spreche immer von Unternehmensdatenfundament, so ein EHP-System, so einen großen Datentopf aufzubauen? Wie nehme ich die Mitarbeiter mit, die ja letztendlich auch in gewisser Weise Bereichsfürstentümer verlieren, die in gewisser Weise auch ihre lang angestammten Aufgaben hergeben müssen oder sie zumindest anders machen müssen als in der Vergangenheit? Ja, also das ist natürlich das Thema, ja, Akzeptanzschaffung mit das größte. Also, ich meine, es gibt so ein paar klassische Geschichten. Es gibt ja so diese Aussage, dass der Köder, der muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler. Und häufig ist es so, dass die Angler die Projekte machen und die Softwareprodukte auswählen und den Nutzen definieren, sodass sie einen Nutzen haben, dass dabei aber der Nutzen für die einzelnen Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Breite übersehen wird. Sprich, der Köder schmeckt nicht allen. Und es ist darauf zu achten, dass wenn man solche Systeme einführt, dass es gelingt, jeder beteiligten Partei, jeder Interessensgruppe, jedem, jeder Führungsebene ganz klar die Nutzeneffekte herauszuarbeiten. Und diese Nutzeneffekte sind natürlich pro Ebene andere. Also die, die zentrale Führungsebene, die spart dann vielleicht aufs Haus gesehen deutliche Kosten, erreicht vielleicht Konsolidierungsziele. Die mittlere Führungsebene schafft es vielleicht besser zu steuern, den Überblick zu behalten, besser zu priorisieren und Ressourcen zuzuordnen. Und wenn solche Systeme kommen, ist es auch wichtig, dass jeder einzelne Mitarbeiter, jede einzelne Mitarbeiterin am Arbeitsplatz im täglichen Arbeiten das Gefühl hat, dass ein– durch das, durch digitale Hilfsmittel tatsächlich ein Hilfsmittel geschaffen wird und bestimmte Aufgaben einfacher, schneller, rechtssicherer gehen. Und dass vor allem solche Hilfsmittel auch eher Druck rausnehmen als Druck aufbauen. Das heißt, dass Technologie immer dazu dienen sollte, von den, von den nicht wertschöpfenden Tätigkeiten zu entlasten. Beispiel: zum Archiv rennen, zum Aktenschrank rennen, ’ne Kopie machen, am Faxgerät warten auf ’ne Umlaufmappe warten, die grad in der Hauspost ist. Also von solchen Dingen zu entlasten und mehr Kraft, mehr Ressourcen, mehr, mehr Freiräume zu schaffen, um sich einfach in der täglichen Arbeit mit Projekten, mit, mit ’ner guten Beratung, mit rechtssicheren Entscheidungen und so weiter zu beschäftigen. Und wenn man schafft, diese fachlichen Nutzenpotenziale von IT zielgruppengerecht zu kommunizieren und das Ganze schrittweise und in ’nem ruhigen Tempo einzuführen, dann kann das auch gelingen. Also wir haben zwei Aspekte: Einerseits immer diese, diese soziotechnischen Aspekte. Wir müssen den Menschenmitnehmen und wir müssen auf der anderen Seite natürlich auch geeignete Technologien für Veränderungen auswählen. Ich würde auch in den, in den Shownotes zu dieser Folge wieder ein paar Folgen verlinken, denn zu beiden Themen habe ich auch schon zahlreiche Episoden gemacht. Jetzt die Frage an dich: Aus deiner speziellen Sicht ja gerade auf deine Branche, sprich auf die öffentliche Verwaltung, wo liegen denn die besonderen Potenziale, die ich über ein gemeinsames Datenfundament, über gemeinsame Systeme fachbereichsübergreifend eigentlich ausreizen kann? Ja, da sind wir an einem ganz spannenden Themenfeld. Äh, da sind wir beim Themenfeld Big Brother. Also es besteht natürlich gerade im öffentlichen Bereich ein sehr, sehr, sehr, sehr, sehr großes Potenzial, gerade durch die Verknüpfung von Datensätzen. Ich meine, einerseits mehr Service für uns Bürgerinnen und Bürger zu schaffen, andererseits aber natürlich auch bestimmte, ja Bürgerakten, Bürgerprofile, den gläsernen Bürger sozusagen zu schaffen. Es ist also wirklich ’ne, ’ne sehr spannende Sache und nicht umsonst ist ja das Thema Datenschutz ’ne Riesengeschichte. Ich meine, viele Personen ausm industriellen Bereich, die fragen sich natürlich, na klar, da gibt’s ganz einfache Dienstleistungen. Also beispielsweise, ich sage, dass ich umziehe und automatisch informiert die Behörde alle beteiligten Stellen. Wenn ich ein Gewerbe anmelde, wird das umgemeldet. Wenn ich ein Kind im Kindergarten hab, wird das woanders hingemeldet. Wenn ich im Finanzamt gemeldet bin, kriegt das eine Info und so weiter und so fort. Vielleicht auch noch die Bankverbindung wird angepasst. Da gibt’s tolle Services, die denkbar wären, die alle an einem Umzug hängen. Bloß dass der Austausch der Daten ist vielleicht technisch möglich, aber auf Basis von rechtlichen Rahmenbedingungen, auch durch die Datenschutzgesetzgebung, ist das gar nicht gewünscht beziehungsweise möglich. ob das jetzt anzustreben wäre, ob man das ausweiten sollte, ob der Datenschutz zu viel oder zu wenig ist, das kann man trefflich diskutieren. Mindestens gibt’s ein Spannungsfeld zwischen den technischen digitalen Möglichkeiten und dem, was datenschutzrechtlich aktuell gewünscht beziehungsweise auch möglich ist. Und diese Abwägungsgeschichte ist ’n, ist ’n großes Themenfeld, gerade im öffentlichen Sektor, weil sich natürlich digitale ja weil sich das Thema Digitalisierung natürlich viel schneller entwickelt als die Gesetzgebung, die natürlich nur reagieren kann auf neue Entwicklungen, neue Technologien. Das heißt, die Gesetzgebung schleicht immer der technischen Entwicklung hinterher. Stichwort Facebook, Stichwort… Eigentlich alles, was uns in den Nachrichten so zu dem Thema beschäftigt. Das heißt, dass die vollen positiven Effekte und Nutzenmöglichkeiten von digitalen ja, Möglichkeiten-Immer erst mit einem sehr langen Zeitverzug wirklich in der Fläche ankommen, weil nämlich dann erst die gesetzlichen Rahmenbedingungen und die Gesetzgebung entsprechend angepasst ist. Das ist im Verwaltungsbereich natürlich noch viel extremer, als das vielleicht im industriellen oder im Unternehmenskontext ist, wo durchaus pragmatischer, wenn ich es mal so sagen darf, gearbeitet wird. Das heißt, aus Sicht des öffentlichen Dienstes ist natürlich in allen Bereichen genauso wie in der Industrie denkbar, Dinge und Abläufe zu digitalisieren. Aber vor dem Hintergrund, dass wir eben in einem besonderen sensiblen Bereich sind, ist es vielleicht auch gar nicht wünschenswert, hier überall bis ins letzte Detail ah digital zu transformieren. Ganz genau. Also die einen wünschen sich mehr Digitalisierung, die anderen wünschen sich möglicherweise weniger Digitalisierung. Ähm Das ist ein aktueller und sehr spannender Diskurs. Ähm Es lässt sich natürlich grundsätzlich sagen, dass jede Form der Digitalisierung, ob es die digitale Unterschrift oder die digitale Akte ist, die ist natürlich grundsätzlich viel, viel sicherer als jegliche Form der papierbasierten Abwicklung einer Papierunterschrift oder einer Papierakte. Die Hauptgefahr besteht in der Massendatenauswertung. Das heißt, in dem Moment, wo ich nicht eine Akte auf einem Server liegen habe, sondern auf einmal zehn Millionen Akten, dann würde ein Fehler, ein Datenschutzleck gleich dazu führen, dass Millionen von Daten offengelegt werden. Wenn in einer Verwaltung ein Aktenschrank offenbleibt, sind vielleicht fünf Akten in Gefahr. Das heißt, das Risiko, dass was passiert und die Sicherheit, also das Risiko ist geringer, die Sicherheit ist höher. Bloß wenn was passiert, dann ist natürlich der das Schadenausmaß bei einer komplett digitalisierten und zentralisierten Form der Verwaltungsarbeit viel größer als in der aktuellen Form. Ich würde dich gerne zum Abschluss vielleicht auch noch mal nach deiner Einschätzung fragen. Ähm Ich sehe die die Punkte, ich sehe auch die Bedenken an der Stelle, aber ich vermute, und ich arbeite ja auch im öffentlichen Sektor als Professor, dass ah hier durchaus auch noch zahlreiche Potenziale in den nächsten Jahren gehoben werden können, im Vergleich auch zu anderen Industrien, zu anderen Branchen, die in der Digitalisierung vielleicht auch etwas weiter sind. Wie schätzt du den Status der Digitalisierung im öffentlichen Bereich ein? Also in den letzten Jahren ist eine sehr große Dynamik entstanden. Das heißt also, es passiert immer mehr. Ähm Wir kennen das jetzt nach der Konstitution des Kabinetts, dass wir jetzt auch eine Digitalisierungsministerin, eine Staatsministerin haben. Ähm könnte noch mehr sein, aber immerhin ah wird der Versuch, das als Querschnittsthema irgendwo auch zu bündeln. Dann gibt es vielfach neue Gesetzgebungen, die ich eben schon erwähnt hatte und es gibt eben erkennbar viele Projekte, die jetzt auch in Gang kommen. Sehr viele Dinge ah werden jetzt auch mit dem Thema Digitalisierung betitelt. Digitalisierung ist in den Köpfen ah der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, der der Staatssekretäre, der Ministerinnen und Minister und so weiter angekommen. Das heißt, es ist politisch irgendwo auch mittlerweile auf der Agenda. Früher war es eher so ein Thema der Nerds und der IT-Abteilungen. Jetzt ist es wirklich ein strategisch politisches angehauchtes Thema und das führt auch dazu, dass die Aufmerksamkeit größer ist und überall da, wo mehr Aufmerksamkeit ist, wird natürlich dann auch erstmal mehr gemacht. Und gleichzeitig sind Technologien mittlerweile so weit, so ausgereift ähm und verfügbar vor allem, dass wenn der Wille da ist, ah auch sehr viele Potenziale gehoben werden können. Also allein schon die die Digitalisierung des Papieraktenbestandes ähm als ein Thema, die vereinfachte Zusammenarbeit zwischen Verwaltungen und die Möglichkeit, neue Kommunikationswege zu eröffnen, beispielsweise unter dem Stichwort mobile Bürgerdienste. Das heißt, der Kunde kommt nicht mehr in die Verwaltung, sondern die Verwaltung kommt zum Bürger. Das sind Dinge, die werden durch durch elektronische Akten beispielsweise möglich. Ähm Und auch in der internen Bearbeitung ähm weg von der internen Umlaufmappe hin zu entsprechenden ah Werkzeugen, E-Mail-Programm mit angehängtem digitalen Aktenarchiv. Also da passiert sehr viel und da sind wirklich Größenordnungen an an Beschleunigungen, was so Durchlaufzeiten angeht, denkbar. Da sind utopische ah Einsparungen, was allein schon an Archivflächen und an Materialverbrauch durch dieses ganze Papierthema und Papiervorhaltungsthema da ist. Also da geht eine ganze Menge und auch die Bündelung von Dienstleistungen für Bürger wird jetzt auch verstärkt in Angriff genommen. Unter dem Stichwort Bürgerkonto oder Bürgerportal wird jetzt auch versucht, ähm alles das, was die Verwaltung so für uns Bürgerinnen und Bürger an an Dienstleistungen bereithält, irgendwo doch einmal so an einer Oberfläche zu bündeln und dafür zu sorgen, dass man auch so eine Art Datentresor vorhalten kann mit seinen persönlichen Daten, die man dann auch nur einmal dort einpflegt und dann bei jedem neuen Verfahren so auf Knopfdruck freigeben kann und dann in neue Verfahren einspeisen kann. Also da ist eine Menge ah Menge in Bewegung und es ist eine sehr spannende Zeit und wir versuchen natürlich da auch entsprechend weiterzukommen. Das nehme ich mal als schönes Schlusswort mit Blick auf die Uhr. Für diesen ersten Teil ah darf ich mich für heute von dir ganz herzlich verabschieden. Ich glaube, wir haben einen interessanten Einblick darüber bekommen, wie der digitale Wandel sich auch in der öffentlichen Verwaltung vollzieht und was dort alles passiert. Ah Im zweiten Teil, in der nächsten Woche wollen wir noch ein bisschen sprechen über das Thema Prozessmanagement ah mit Dr. Lars Algermissen, geschäftsführender Gesellschafter der Picture GmbH Reorganisation im öffentlichen Dienst. Für heute, lieber Lars, ganz herzlichen Dank an dich. Danke dir, Axel und bis bald. Tschüss. Ihnen hat der ERP-Podcast gefallen und Sie konnten wertvolle Erkenntnisse gewinnen? Dann würde ich mich über eine Bewertung auf iTunes freuen, damit auch andere von diesem Podcast erfahren können. Eine Anleitung für die Bewertung finden Sie auf www. Erp-podcast. De. Dort finden Sie auch weitere Hinweise, Links und Aktualisierungen zu dieser Folge. Das war der ERP-Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen losgelöst von Fachzeitschriften, Büchern und wissenschaftlichen Veröffentlichungen, zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren auseinandersetzen wollen. Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.