Gerade für ganz kleine Unternehmen und Gründer ist es nicht einfach, ein für den Aufbau eines sinnvollen Datenfundaments geeignetes ERP-System zu finden. Heute spreche ich darüber mit Andreas Hoffmann, der als Mittelständler selbst die funktionalen Nöte kennt und mit PHPW5 ein cloudbasiertes ERP-System für kleinere Unternehmen anbietet.
Viel Vergnügen!
Literaturempfehlung:
- Roberts, M.: Der mit den Pferden spricht. 1999
Weblinks:
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In diesem Sinne: keep connected.
Herzlichst
Ihr
Axel Winkelmann
Transcript:
ERP-Podcast Folge 51 ERP für Kleinstunternehmen Ein Interview mit Andreas Hoffmann, Geschäftsführer der OptiBit GmbH & Co. KG. Gerade für ganz kleine Unternehmen und Gründer ist es nicht einfach, ein für den Aufbau eines sinnvollen Datenfundaments geeignetes ERP-System zu finden.
Heute spreche ich darüber mit Andreas Hoffmann, der als Mittelständler selbst die funktionalen Nöte kennt und mit PHP-W5 ein cloudbasiertes ERP-System für kleinere Unternehmen anbietet. Viel Vergnügen! Herzlich Willkommen zum ERP-Podcast. Dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen.
Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten. Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit finden. Mein Name ist Axel Winkelmann.
Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. Ja, liebe Hörer, herzlich Willkommen zurück zum ERP-Podcast. Heute habe ich wieder einen interessanten Interviewpartner bei mir hier in der Leitung.
Ich möchte mich nämlich heute mit ihm über ERP für Kleine, vielleicht auch für Kleinstunternehmen unterhalten. Das ist ja doch von der Investitionsspanne, die man hat, ein bisschen anders, als wenn ich ein großes Unternehmen besitze, mit dem ich über Digitalisierung nachdenken kann. Ich begrüße heute bei mir ganz herzlich Herrn Andreas Hoffmann.
Er ist Geschäftsführer eines ERP-Herstellers, nämlich der Firma Optibit. Er hat mal ursprünglich Elektrotechnik studiert und mittlerweile ja, ist er beinahe schon Gründer aus Leidenschaft. Herzlich Willkommen bei uns im ERP-Podcast, Herr Hoffmann.
Hallo, Herr Professor Winkelmann. Mögen Sie sich vielleicht an erster Stelle mal selber vorstellen, wer ist der Mensch Andreas Hoffmann? Tja, also der Mensch Andreas Hoffmann, ich würde jetzt mal sagen, Idealist, Optimist und Unternehmer aus Leidenschaft. Und wie Sie richtig gesagt haben, ja, ich habe mehrere Unternehmen gegründet und zwischendrin war auch einmal ein Softwareunternehmen.
Und ein Softwareunternehmen gründet man als Normalo eigentlich nur dann, wenn man bestimmten Bedarf abdecken will. Das ist damals aus einer ziemlich spannenden Lebensgeschichte passiert. Das macht neugierig, vielleicht können Sie die Lebensgeschichte ein bisschen aufdröseln an der Stelle.
Ja, wir haben im Vorfeld hatte ich andere Unternehmen, die habe ich auch heute noch und wir sind dort zum Beispiel Großhandel für Licht, Ton, Medientechnik, etadee. Wir haben aber auch lokal hier regionale Vermietungs- und Veranstaltungsausstattungen auch unter etadee zu finden, bei denen wir Kongresshallen oder Kongresszentren einfach mit Medientechnik, mit Beamern und so weiter ausstatten. Um diese Konglomerat von Unternehmen gründet sich auch eine Beamer-Reparatur.de oder ein Promoscreen.
Das sind einfach Produkte, die man als Großhandel festgestellt hat. Die kann ich nicht kaufen, um sie wieder zu verkaufen, sondern es gibt hier einen erhöhten oder einen anderen Anspruch und dann haben wir gesagt, okay, können wir es selbst machen oder wer kann es für uns selbst, wer kann es für uns tun und am Schluss haben wir dann gesagt, okay, dann machen wir es doch einfach selber. Wir haben uns gewisse, ja, wir als Unternehmer hatten immer einen relativ hohen Perfektionsanspruch auch gesetzt und haben den auch erfüllt, beziehungsweise arbeiten permanent daran, den zu erfüllen.
Egal, ob das jetzt Software heißt oder ob das Veranstaltungen heißt oder ob das Beamer-Reparatur heißt oder Promoscreen. Also Sie sind Unternehmer, mittelständische Unternehmer aus Leidenschaft und auf die Art und Weise sind Sie eigentlich dazu gekommen, Software zu entwickeln und das war die Geburtsstunde von OptiBit, richtig? Ja, ich erinnere mich da an ein Schlüsselerlebnis, das war irgendwann 2003, 2004. Da hatten wir ein Jahr, in dem hatten wir tatsächlich zwei, dreimal die Software gewechselt und so ein Softwarewechsel, der kommt meistens nicht von ungefähr, sondern er kündigt sich so langsam an.
Man ist irgendwo nicht mehr zufrieden, man denkt, ich bräuchte was Neues, schaut sich um und findet dann auch irgendwas, stürzt sich da drauf und dann, nachdem man es kurz danach eingeführt hat, stellt man dann fest, oh, das war doch nicht das Gelbe vom Ei. Entweder wir rudern doch wieder zurück oder wir brauchen was anderes. Ja, und irgendwann habe ich dann gesagt, mit dem, was ich da geboten bekomme, bin ich nicht zufrieden.
Also im Vorfeld hatte ich öfter Schwierigkeiten gehabt mit Datenbanken oder mit Betriebssystembegrenzungen, mit den einschlägigen Corsets, die du von den großen Herstellern, ja auch von Microsoft und so weiter, aufgepresst kriegst und den habe ich mich nicht beugen wollen. Also ich habe mich vehement gegen diese permanenten Server-Upgrade und wieder einen anderen Server und noch einen anderen Server und jedes Mal sind es ja vier, fünfstellige Beträge, die du in der Hand nehmen musst. Gegen die habe ich mich einfach gewehrt.
Und das war die Geburtsstunde von PHPW, ihr ERP-System. Noch nicht ganz, davor kam noch ein ERP-System, was ich noch ganz alleine entwickelt hatte. Das war auch noch nicht wirklich ein ERP-System, sondern eher eine Rechnungssoftware.
Aber die haben wir 2006 dann ersetzt, nachdem wir gemerkt haben, das war nicht ganz optimal. Ich möchte ja noch mehr unabhängig sein von Betriebssystemen und von den Plattformen. Und da haben wir dann gesagt, wir möchten etwas im Browser programmieren, nämlich ganz unabhängig sein.
Ich möchte keinen Drittsoftware-Hersteller wie Java oder sowas und schon gar nicht, wenn sie aus Amerika oder aus Ländern kommen, deren Herkunft oder deren Vertraulichkeit ich nicht hundertprozentig überwachen kann. Sowas möchte ich einfach nicht in meinem Unternehmen drin haben, denn ich weiß nicht, welche Daten, dass die abgreifen. Das war zu einem Zeitpunkt 2006, 2007, da haben die ersten Leute gerade darüber nachgedacht, wie sie ein Spam loskriegen.
Was zeichnet denn Sie als ERP-Hersteller an der Stelle besonders aus? Und was macht Ihr System an der Stelle einzigartig? Ja, ich denke hauptsächlich, dass wir einen ganz hohen Anspruch an die Praxis, damit an die Usability und an die Arbeitsgeschwindigkeit des Bedieners haben. Wir wollen, dass der Bediener sehr schnell von A nach B kommt und dass er seine Daten beieinander hat, und zwar genau dort, wo er sie braucht, am Bildschirm, und gleichzeitig aber diesen Bildschirm nicht mehr fest ans Unternehmen oder an die Unternehmens-IT-Struktur intern binden, sondern das auch auf die Tablets, auf die Handys auszuweiten und örtlich unabhängig zu machen, sodass wir tatsächlich auch, es gibt eine Entwicklungsphilosophie von OptiBit und PRPW, in Malarka am Strand sitzen zu können, mit einem Modem sich einzuwählen, so alt ist diese Philosophie, da hat man noch über Modems gedacht, und von dort aus in die Firma zu schauen zu können, ob alles passt oder ob irgendwie was ist, wo man es sich einbringen müsste, wo vielleicht was anbrennt oder eine Frage geklärt werden müsste. Einfach als Unternehmer ruhig seinen Urlaub genießen können will.
Welche Art von Unternehmer sprechen Sie mit Ihrer Standard-ERP-Software an? Größenordnung, Branche? Ja, ich habe nie die Bodenhaftung verloren. Wir sind nach wie vor, auch wenn wir inzwischen in der Gruppe schon 20, 25 Mitarbeiter sind, so erinnere ich mich immer noch daran, als wir zwei- und dreimann gewesen waren und selbst so eine Odyssee durch verschiedene Softwaren gemacht haben. Insofern orientieren wir uns an den kleineren Unternehmen oder an den kleinsten Unternehmen, wie sie genannt werden, zwischen eins, zwei, drei Mitarbeiter, aber bis hoch zu 30 Mitarbeiter, 35 Mitarbeiter.
Für uns ist es heute kein Unding mehr, in sowas zu denken, weil wir selbst die Anforderungen auch durchlebt haben, was veränderte Strukturen, Einführung von Prozessen, von Systemen und so weiter in einem Unternehmen bedeutet und einfach diese Lösungen dafür, ich glaube, da drin sind wir besonders gut und das ist das, was OptiBit mit PRPW auch realisiert hat. Gerade dieser Bereich für kleinere Unternehmen, für Kleinstunternehmen, der ist ja durchaus, wenn es um ein digitales Fundament, um ein Datenfundament geht, für diese Anwendungsunternehmen immer ein bisschen problematisch, denn viele ERP-Hersteller richten sich erst an größere Unternehmen. Die Preise sind entsprechend so, dass man schnell in einem sechsstelligen Bereich sicherlich auch landet.
Vielleicht können Sie ein bisschen was zu Ihrer Preisstruktur, zu Ihrem Angebot auch für kleinere und Kleinstunternehmen sagen. Ja, zum einen, wir kosten natürlich Geld, weil wir unser Geld nicht damit verdienen, Daten irgendwo in fremde Hände zu geben oder Daten zu verkaufen, sondern wir verdienen unser Geld tatsächlich mit dem, was der Kunde uns gibt, beziehungsweise was wir verrechnen. Und insofern, wir haben aber gleichzeitig eine Preisstruktur und die stammt tatsächlich noch aus 2006, 2007, da habe ich mich gefragt, was würde ich denn selbst für eine Software bezahlen, wenn ich sie von jemand anderem geliefert bekomme und habe mir dann gesagt, naja, so 70 Euro im Monat und pro Arbeitsplatz, das würde ich schon, das würde ich bezahlen.
Aber da sollte dann schon ziemlich viel drin sein und da müsste ich dann an und für sich unabhängig auch vom IT-Dienstleister sein oder würde ich gerne in der Jahresbilanz die komplette IT-Kosten irgendwo drin gespiegelt sehen. Und diese Struktur gibt es bis heute, es sind also 69, 95 für das mittlere Projekt, was wir haben und es gibt eine größere Version, die viel mehr kann als damals, dass die Anforderungen an das System waren und es gibt eine kleinere und damit auch kostengünstigere Version, die auch deutlich weniger kann, nämlich das, was man als kleinerer Unternehmer oder als Kleinstunternehmer oder Gründer an Anforderungen an so eine Software stellt, die sind dann entsprechend günstiger oder entsprechend wertiger. Da liegen wir dann bei 30 Euro, glaube ich, ne? In der Ideal-Version bei 29, 90, die ist natürlich an verschiedenen Stellen auch abgespeckt, da ist nur eine ganz kleine Buchhaltung drin beziehungsweise nur ein Ausgangs- und Eingangsrechnungsbuch und bei der ganz großen Version, da ist dann auch Mail-Management und Aufgabenmanagement und so weiter mit drin.
Das heißt, ich kann als Gründer wirklich hingehen und kann erst mal mit einem kleinen, eingeschränkten Funktionsumfang anfangen und die Software wächst an der Stelle mit mir mit. Ja, mir ist es sehr, sehr wichtig, ich habe also in den vielen Jahren meiner Selbstständigkeit immer wieder gemerkt, wenn ein, wenn du von irgendeinem Finanzamt oder einem Statistischen Bundesamt oder so ein Briefchen bekommst und in Zukunft bist du zu dem und dem verantlagt oder du bist zu dem und dem verpflichtet und, und, und und dann hast du einen gehobenen Anspruch und oft ist das auch einer der Auslöser, was dich dazu zwingt, die Software wieder mal wechseln zu müssen oder über die Fähigkeiten der Software nachzudenken. Und wir versuchen unsere Kunden zu einem recht offenen Dialog zu erziehen, der dann, wenn sie veränderte Anforderungen haben, weil ihr Unternehmen hoffentlich entsprechend auch gewachsen ist, mit uns eben in Dialog zu treten und zu sagen, pass mal auf, ich bräuchte jetzt das und das, ich bräuchte eine Lagerführung, ich bräuchte eine Buchhaltung, ich bräuchte eine Eingangsrechnungserfassung, ich müsste einen Prozess bei mir installieren, der mir die, die mobile Erfassung von Daten ermöglicht und, und, und, und, und, dass er dann auf uns zukommt und sagt, auch wenn ihr das nicht im Standardportfolio habt, könnt ihr mir sowas entwickeln.
Denn ein Softwarewechsel als solches ist viel, viel, viel teurer als etwas unter Umständen mit einem recht gut aufgestellten Framework, und als solches haben wir per PV aufgebaut, nachzuprogrammieren. Vor allen Dingen habe ich mit diesem Framework oder mit so einem Framework auch die Sicherheit, dessen, dass so etwas nachprogrammiert ist, am Ende auch funktioniert und vor allen Dingen, ich habe noch ein besonderes Extra, es funktioniert wie auf meinen Betrieb angepasst, nämlich genau so, wie ich es brauche, wie es für mich optimal ist. Daher kam ja auch mal der Name OptiBit.
Jetzt haben sie schon eine Herausforderung von, von Gründern, von, von kleinen Unternehmen genannt, dass die nämlich hoffentlich irgendwann wachsen. Aber ich glaube, es sind nicht die einzigen Herausforderungen, die Gründer und kleinste Unternehmen haben, wenn sie über das Datenfundament nachdenken, oder? Naja, die haben im Prinzip erst einmal damit zu tun, dass sie sich eigentlich auf ihr Geschäft konzentrieren wollen, nämlich auf das, was sie wirklich als Geschäft machen wollen. Und dann ist da die Bürokratie, die denen gewisse Zwänge auferlegt und an die sie sich halten müssen.
Und dann wollen sie wachsen, und meistens wollen sie wachsen, und begegnen dort immer wieder auch solchen Bremsen, wie dann der Software, die an verschiedenen Stellen einfach nicht mitwachsen kann, weil sie zu eng dimensioniert ist, oder zu klein gedacht wurde, oder sie vielleicht nicht mehr an ihre Daten kommen, die sie dann brauchen, wenn sie umziehen wollen in eine andere Software. Und all diese Erlebnisse hatte ich ja auch selbst mal als Unternehmer und habe gesagt, okay, wie kann ich mich denn selbst so aufstellen, dass meine Kunden diese Zwänge und diese Probleme nicht haben, sondern, dass die einfach immer die Möglichkeiten haben, weiter zu denken, weiter zu arbeiten, weiter zu wachsen und vor allen Dingen möglichst wenig Bürokratie, damit denen die Software alles abnimmt, was sie für ihren Alltag in der Regel machen müssen, den Alltag so einfach wie möglich, und trotzdem ihr Business ums Geld zu verdienen, weil am Anfang ist es das Wichtigste, erst einmal Geld auf dem Konto zu kriegen. Jetzt sind Sie voller Leidenschaft auch für Ihr System und man merkt auch so richtig den Unternehmer in Ihnen.
Sie sind irgendwann mal mit einer Idee gestartet und jetzt die Frage, wie entwickelt man denn eigentlich so ein System? Boah, mit viel Zeit, viel Herzblut und man bezahlt es auch mit vielen Erfahrungen. Also aus heutiger Sicht, muss ich sagen, würde ich, glaube ich, keinem mehr raten, sich selbst eine Software programmieren zu lassen, wenn dort nicht eine ordentliche Basis unten drunter ist, auf die man aufsetzen kann, wo man was erweitern kann. Und weil ansonsten kostet es echt viel, viel, viel Geld und ich hatte damals gedacht, na ja, für 50.000 Euro, was die Software, die wir uns damals rausgeguckt hatten, gekostet hätte, da könnte ich mir doch einen Programmierer anstellen.
Also inzwischen hat es natürlich viele 100.000 gekostet. Allerdings ist es auch echt ein Produkt, mit dem es Spaß macht zu arbeiten und ich freue mich heute noch jeden Tag, wenn ich damit arbeite und einfach meinen Alltag sich aufs notwendigste Zeitkontingent beschränkt. Zeit kann man einfach nicht mehr, die ist nicht bezahlbar, das ist Lebenszeit.
Also ein vernünftig integriertes Datenfundament, zusammengeführtes, zentralisiertes Datenfundament, bietet natürlich ganz viele Automatisierungsmöglichkeiten. Sie haben auch eine eigene Buchhaltung in dem System drin? Ja, haben wir. Das geht bis dahin, dass man eigenes Reporting oder eigene Anforderungen an Überwachungen oder an Prozesse oder Messbarkeit von Mitarbeitern auch definieren kann und in das System integrieren kann.
Aber wie gesagt, das ist auch ein Framework, es gibt auch immer wieder irgendwelche Dinge, die man per Standard noch nicht machen kann und wenn der Kunde einen gewissen Nutzen hat und sich daraus berechnen kann, okay, pro Monat spare ich damit, wenn ich das verbessern könnte, spare ich damit so viel Geld. Dann darf doch die Software auch ein bisschen was kosten und diesen Weg, den möchten wir den Kunden einfach auch öffnen und sagen, pass mal auf, komm auf uns zu mit deiner Idee, mit deinem Verbesserungsvorschlag und im Zweifelsfall kostet es dich halt was. Aber am Ende ist es doch wichtig, dass du unterm Strich Geld sparst und Prozesse optimieren kannst.
Wo sind Sie, als Sie damals angefangen haben, funktional gestartet? Was war der erste Bereich, mit dem Sie erst mal losgelegt haben, den Sie entwickelt haben? Ganz am Anfang wollten wir eigentlich nur die Rechnungen elektronisch erstellen, einen PDF haben, auf dem der Briefkopf auch gleich drauf ist und all die Daten, die dabei anfallen, in irgendwelchen Tabellen sammeln. Also das, was man heute Big Data nennt, das haben wir damals als zentralen Gedanken von PRPW gehabt, immer die Daten sammeln, archivieren und später wieder nutzen zu können. Und aus dem ist letztendlich ein vollwertiges ERP-System über die Jahre entstanden.
Wenn Sie jetzt zurückblicken und vielleicht auch nach vorne schauen, natürlich kann ich als Kunde hingehen und sagen, ich habe jetzt folgende individuelle Anforderungen, aber Sie entwickeln ja auch das Standardsystem weiter. Wo kommen die Ideen für solche Weiterentwicklungen her? Aus dem offenen Dialog mit den Kunden und auch aus den eigenen Erfahrungen, aus den eigenen Unternehmen. Wir haben ja Schulungen, die wir hier in Urspringen in unserem Schulungsraum machen, wo die Kunden auch zu uns kommen und auch herzlich eingeladen sind.
Also nicht immer nur Webinar und so weiter, sondern wirklich auch physikalisch, wo man auch sich in die Augen schaut und sagt, ja, ich habe aber das und das Problem und ich weiß einfach nicht, wie man es lösen kann. Und ich höre mir gerne an, was die Menschen bewegt und wo ihre Schwierigkeiten sind. Dann kommt auch einer und sagt, wie vor einigen Jahren, Mensch, kann man denn nicht mit dem Handy da irgendwas machen? Ja, natürlich, vor einigen Jahren war ja sowas viel, viel weiter weg als heute.
Heute ist es selbstverständlich. Aber damals war das eine Idee, wenn ich vom Handy aus meine Zeit erfassen könnte und dann in die Firma gehe und dort die Daten meiner Zeiterfassung einfach nur ein bisschen erweitere und mit den Kundendaten zusammenführe, dann kann ich am Schluss wieder viel leichter eine Abrechnung gegenüber dem Kunden machen. Und das bringt mir einen Nutzen.
Und der Markt verändert sich permanent. Die Technik verändert sich permanent. Und für uns als Optipäd ist es einfach wichtig, dass wir in diesem offenen Dialog auch selbst erkennen, wo Tendenzen sind.
Deswegen halten wir uns da immer alles offen. Mittlerweile ist das ja eine riesige Palette auch an Modulen, an Funktionen geworden. Vielleicht können Sie so ein bisschen beschreiben, was an einzelnen Bereichen und Funktionen in Ihrem ERP-System für Gründer, für Kleinstunternehmen, für Kleinunternehmen zur Verfügung steht? Boah, jetzt könnte ich natürlich eine halbe Stunde lang reden.
Vielleicht etwas grober. Ich versuche mich mal ganz kurz zu raffen. Also immer so ein bisschen in den Datensammeln-Nutzen mit reingehen und als Unternehmer diese Daten selbst sammeln.
Wir haben ja vorhin den Bogen gemacht und hatten gesagt, wenn man eine Rechnung erstellt, dann fallen dabei die Daten ab, nämlich die Adressdaten, die Positionsdaten und auch unten die Zahlungsdaten einer Summe. So, daraus kommt ein Ausgangsrechnungsbuch, daraus kommt eine Kundendatenbank und daraus kommt eine Artikeldatenbank. Dann hat man irgendwann das Bedürfnis und sagt, okay, wenn ich doch die Kundendaten schon habe, dann könnte ich doch auch ein bisschen was von der Kundenkommunikation dort einfließen lassen.
So, dann kommt auf der Artikelseite das Bedürfnis dazu, aha, wenn ich doch die Rechnungsposition habe, dann kann ich doch auch Bestellungen und so weiter damit verwalten. Dann könnte ich doch überwachen, welche Bestellungen bei meinen Lieferanten noch liegen, die in diesen Tagen eingehen müssten. Ich habe also eine Bestellüberwachung.
Ich habe aber auf der gleichen Ebene die Möglichkeit, mit diesen Daten, die auf einer Rechnung und damit auch in einem Lieferschein drin sind, mein Lager mit zu organisieren oder beziehungsweise mit zu beobachten, also Bestandsverläufe mit zu protokollieren und auch eine elektronische oder halbautomatisierte Lagerführung mitzumachen, auch wenn ich noch gar nicht so aufgestellt bin, dass ich eine Lagerführung als solches machen möchte oder kann. Dann habe ich innerhalb dieser Prozesse eines Auftrags Aufgaben, die entstehen, nämlich wenn ich ein Angebot mache, dann könnte eine Aufgabe sein, dass ich einfach diese Angebote mal nachtelefoniere und wenn ich den Auftrag haben will, dann tue ich gut, mir diese Anfrage in ein Kästchen zu legen, bleiben wir mal beim physikalischen, wir müssen noch nicht über das Digitalisierte reden und schaue nach ein paar Tagen noch mal rein, was ist denn in dem Kästchen drin, telefoniere die der Reihe nach durch. So und das Ganze muss man aber nicht mit einem Kästchen machen, kann man elektronisch machen.
Dafür haben wir dann irgendwann ein Aufgabenmanagement entwickelt. Wenn man dann mit mehreren Leuten unterwegs ist und Aufgaben so managen will, dann hat man aber irgendwann zu viele, die man selbst machen kann. Dann kann man sagen, okay, ich könnte doch ein paar Kollegen abgeben, da müsste ich aber wieder wissen, hat er das jetzt eigentlich schon gemacht? Dann kommt die Überlegung aus, jetzt führen wir das mit den Kontaktdaten zusammen, dort zu meinen Kunden und zu meinen Lieferanten entstehen Mails.
Diese Mails, die könnten doch irgendwo direkt in der Nähe der Kundendaten sein. Also ist es doch naheliegend, dass ich eine Möglichkeit suche, die Schnittstelle zum Mail-Programm oder zu meinem Mail-Server wieder an die Kundendaten heranzubringen und diese Daten wiederum mit in meine Aufgaben mit reinzuführen. Damit, wenn ich gerade nachtelefoniere, ich aber auch schon sehe, da haben wir auch mal eine Mail geschrieben oder hat der Kunde eine Mail an uns geschickt, weil er noch eine Frage dazu hatte.
Und so ist der Anspruch von PRPW einfach, diese Nähe zwischen Kunde und dem Lieferanten oder dem Dienstleister, als der wir, egal ob als OptiBit, als ETA oder in jedem unserer Unternehmensbereiche auch sind, alles ganz nah zueinander zu führen, damit auch ein Mitarbeiter, während ich gerade telefoniere, meinem Kunden sagen kann, pass auf, das hat doch der Andreas mit dir da und da abgesprochen. Und diese Nähe, die kann man digital erzeugen, aber nur, wenn man den Gedanken von dieser Big Data, von diesem alles Integrierenden und Zusammenführen von Daten irgendwo lebt. Und aus meiner Sicht ist auch heute eine Tendenz von Software nicht mehr in der Spezialisierung einer Branche, sondern in der Generalisierung im Sinne der Digitalisierung viel, viel wichtiger als dieses Branchendenken, was oft noch viel zu verbreitet ist.
Wir haben von Gesetzeswegen her heute das Bedürfnis, eine Buchhaltung vorzuweisen, wir haben die GOBD und wir haben von Gesetzesseite gewisse Aufbewahrungspflichten, die sich in all unsere Dokumente, aber auch in die elektronischen niederschlagen und wir haben von Finanzamtsseite her die Pflicht zur Umsatzsteuer und dem müssen wir gerecht werden. Und das andere, das kommt noch nebenbei, wenn ich jetzt die Daten zusammenführe, dann spare ich mir jede Menge Zeit und Geld, für die ich sonst Mitarbeiter bezahlen muss, da willst du das Gleiche noch einmal einführen oder abtippen oder mit Copy und Paste einfügen und deswegen denken wir über Migration nach. Das ist für mich einfach der Sinn von Digitalisierung, deswegen sage ich, Digitalisierung ist nur die halbe Wahrheit.
Gelebte Digitalisierung, das ist das Ganze. Das war ein schönes Stichwort, gelebte Digitalisierung. Wahrscheinlich würden auch andere ERP-Hersteller sagen, wir sind ganz wichtig für das Datenfundament, für diese gelebte Digitalisierung, aber was machen Sie vielleicht auch anders, als andere Hersteller das machen können oder machen? Wir verbauen uns die Zukunft nicht, sondern wir denken immer in Framework und wir denken immer darin, dass jedes Unternehmen wächst.
Das ist ein Gebilde, ich kenne die wenigsten Unternehmer, die heute noch genau das tun mit der Idee, was sie gestartet haben, sondern in der Regel hat sich diese Idee entwickelt, sie ist weitergewachsen, sie ist vielleicht auch irgendwann mal fallen gelassen worden und zwischendrin sind andere Projekte entstanden. Die heute das eigentliche Tragfundament des ganzen Unternehmens sind und das, was man früher geglaubt hat, mit dem man sein Geld verdienen will, das ist es jetzt gar nicht mehr. Und eine Software, die ich aus damaliger Sicht fest auf mein Unternehmen draufgezimmert habe, die passt dann heute nicht mehr.
Und deswegen ist dieser bewegliche Organismus von einem Unternehmen das, was ich auch versuche, in die Entwicklungsphilosophien von PPW mit einfließen zu lassen, nämlich die Software in sich agil zu halten. Und da haben wir auch über die Jahre einfach erkannt, wir müssen ein eigenes Framework haben, was so flexibel ist, dass es mit einem Unternehmen mitwachsen kann. Es muss zentrale Dinge einfach mit erledigen, aber es muss dem Unternehmer Freiheiten geben, nämlich die Freiheit Weiterzuwachsen und das in dieser digitalen Welt und dann immer wieder noch mobiler, noch anders, noch unabhängiger und dann kommt irgendwie wieder eine neue Technik rein, die muss damit auch noch funktionieren. Und dann kann ich mich nicht an irgendwas Altes dranklammern und kann sagen, ich muss aber jetzt damit und fünf Jahre noch und dann höre ich doch eh auf und dann soll es irgendjemand anders. Das ist ein Käse.
In fünf Jahren ist der Markt an mir vorbeigerannt und deswegen müssen wir heute schon immer die Schilder auf Richtung Zukunft stellen und auch selbst zu arbeiten und das tun wir permanent. Sie haben zwar gesagt, dass Sie in der Abstraktion leben und dass die Branchenorientierung sicherlich nicht das rein Zielführende ist bei der Identifikation einer geeigneten Software für das Anwendungsunternehmen, aber trotzdem gibt es ja auch Geschäftsmodelle oder Branchenfunktionalität, die Sie besonders unterstützen, oder? Ja, schon. Es ist aber häufig so, dass wir für diese Branchenfunktionalitäten dann auch eigene Module geschrieben haben, denn wenn man irgendwann einen Bedarf hat, eine Werkstatt abzudecken oder eine Vermietung abzudecken oder Mail abzudecken, dann kann man als Softwareentwickler schon sagen, wir abstrahieren das Ganze mal und gehen die Sache etwas entfernt betrachtet an, aber es muss wieder an die Praxis dran passen.
Man muss irgendwo wieder sagen, was passiert denn, wenn dann mal aus dieser, ich nehme jetzt mal ein Beispiel unserer Vermietsoftware, da kam dann irgendwann der erste Hotelier und hat gesagt, eigentlich ist das doch eine coole Sache, was ihr da habt. Geht das denn auch für Hotelzimmer? Dann haben wir überlegt und haben gesagt, das Vermietmodul würde grundsätzlich schon gehen, aber Hotel hat schon auch eigene Gesetze und dann muss man sich mit dem halt befassen und muss sagen, okay, wir würden sowas für dich programmieren, aber das kostet was. Beteiligst du dich an den Kosten? Dafür hast du halt den Nutzen, dass du es sofort haben kannst, hast einen gewissen Wettbewerbsvorsprung oder du hast auch etwas, was genau für dein Haus am besten passt und für deine Anforderungen.
Und selbst, wenn man denkt, alle Hotels wären gleich, dann sind sogar die unterschiedlich in ihren Arbeitsweisen und in ihren Bedürfnissen. Und es war jetzt sehr weit gegriffen. Vermieter, die jetzt viel näher bei uns sind, weil wir auch selbst im Rental-Bereich sind, also in dieser Beamer-Vermietung zum Beispiel, da gibt es die Baumaschinenvermieter, da gibt es die Klimaanlagenvermieter oder die Trocknungsgerätevermieter, da gibt es Raumvermieter, gut, die könnten jetzt sagen, die haben was mit den Hoteliers zu tun, dann gibt es die, die Betriebsstunden erfassen müssen, der eine hat hintendran Wartungsläufe, der nächste hat dies, der nächste hat das Bedürfnis, irgendwo was zu verlängern.
Und über diese eigenen Bedürfnisse, darüber haben sich normalerweise diese Branchenlösungen herauskristallisiert. Ich möchte nicht die Branchenlösungen verteufeln, ganz im Gegenteil, die sind heute ein sehr, sehr gutes Bild dafür, dass man sieht, wo die Bedürfnisse sind. Aber ich kenne auch viele, die sich eine echte Branchenlösung angeschaut haben oder gehabt haben und gesagt haben, ja, aber eigentlich nutze ich doch da davon nur 10 Prozent.
Und wie viele, ich denke, Sie haben da auch den einen oder anderen schon darüber gehört. Ja, ja, ja, das ist, es ist natürlich auch immer eine Frage, was ist eigentlich mein Geschäftsmodell und wie schnell verändert sich auch das Geschäftsmodell meines Unternehmens? Und dann brauche ich natürlich auch Funktionalität, die außerhalb meiner bisherigen Branche vielleicht auch zu finden ist. Wir haben vorhin gesprochen über die Preise und Sie haben gesagt, Sie haben so ein Mietmodell.
Das heißt, der Unternehmer, der Gründer, der Kleinstunternehmer muss nicht hingehen und auf einmal einen riesen Betrag in die Hand nehmen. Er kann das auch flexibler sicherlich gestalten, wenn er Mitarbeiter einstellt oder, weil es gerade nicht so gut läuft, vielleicht auch ein bisschen schrumpft oder ähnliches. Jetzt ist eine zweite Frage neben diesem Kaufe-ich-eigentlich-eine-Lizenz-oder-miete-ich-eine-Lizenz auch immer die Frage nach, installiere ich das bei mir selber oder liegt das irgendwo? Und die Frage stelle ich jetzt einfach auch an Sie, wo liegen denn die Daten? Also auf jeden Fall auf deutschem Rechtsraum, denn für mich ist es wichtig, jetzt denke ich mal kurz als Unternehmer, für mich ist da wichtig, dass ich meinen Dienstleister auf dem deutschen Rechtsweg erreiche.
Und auf dem deutschen Rechtsweg, das heißt, dass ich den deutschen Datenschutz dort sehe, dass ich dort sicherstellen kann, dass auf diesem Datenweg nach Möglichkeit nichts abgegriffen wird, dass es entsprechend verschlüsselt ist, dass ich die Personen, die dort hinten dran sind, auch greifen kann, dass ich vielleicht auch hinfahren kann und kann sagen, gib mir meine Daten, auch wenn das jetzt ein bisschen weit hergeholt ist. Aber als Unternehmer hast du manchmal einen Bedarf und dieser Bedarf muss gedeckt werden. Und ich als Unternehmer, ich habe auch den Anspruch da dran, dass mir niemand meine Daten klaut.
Denn dieser Diebstahl oder dieses Hacking, das ist doch heute inzwischen sehr weit verbreitet. Und jeder Unternehmer ist an seinen IT-Mann auf Gedeih und Verderb gebunden dadurch, dass der schon einmal oft die Passwörter von Router und Software und Server und, und, und, und, und, und hat. Und da denke ich, Leute, ihr wollt alle digitalisieren, aber im Endeffekt ist es so, ihr wollt alle, dass euer Haus mit einer Hochsicherheitsanlage ausgestattet ist und dann gebt ihr aber die Schlüssel raus.
Was ist denn das für eine Denke? Digitalisierung fängt doch bei mir selber als Unternehmer an, wo ich sage, ich achte mal darauf, wo sind denn sensible Bereiche? Auf was muss ich denn wirklich achten? Und das ist das, was ich als OptiBit umgesetzt haben will, damit ich als Unternehmer selbst damit zufrieden bin. Und deswegen liegen die Daten, wenn sie nicht beim Kunden selbst liegen, dann in der Cloud, in deutschen Rechenzentren, wo ich einfach hundertprozentig sicher sein kann, ich als OptiBit jetzt wieder, dort geht man so mit meinen Daten um oder mit meinem System um, wie ich das von meinem IT-Dienstleister erwarte, dass er meine EDV-Anlage im Griff hat. Denn ich selber kümmere mich als Unternehmer in der Regel nicht darum.
Und ja. Diese Daten, wenn ich sie richtig verstanden habe, ich bin als Unternehmer, als Anwender in der Lage, entweder zu sagen, okay, ich will damit nichts zu tun haben, liebe OptiBit, stelle mir bitte auf monatlicher Basis das ERP-System, das Datenfundament zur Verfügung. Oder aber, liebe OptiBit, ich bin vielleicht auch in einer strukturschwachen Region, Infrastruktur nicht so gut, die Leitungen alle nicht so gut.
Ich möchte es dann doch lieber selber bei mir im Unternehmen gehostet haben. Ja, genau. Also wir als OptiBit, wir möchten, dass der Kunde selbst seinen Server auch bei sich haben kann.
Allerdings kenne ich auch die Situation, wenn einfach ein Unternehmen viel zu klein ist und die Leute nicht genügend Wissen haben, um nachzugucken, ob eine Datensicherung funktioniert oder ob der Server gerade zufällig vollläuft oder warum er vollläuft oder ob ein Denial-of-Service-Angriff aus dem Internet gerade auf seinen Internetanschlüssen damit auf seinen Server losgeht. In dem Moment, wo ich so etwas bei mir im Haus habe und meine eigene IT habe, muss ich mich um die Sicherheit selbst kümmern. Und ich weiß, wie groß dieses Potenzial von draußen ist und wie verschieden diese Ansprüche und auch die Gefahren sind.
Und deswegen sagen wir auch, wir bieten dieses Modell in einem Rechenzentrum fertig an, lieber Kunde, du kannst das auf einem fertigen Server mieten. Du gehst einfach nur in deinen Browser auf die entsprechende URL und dort ist alles sicher und alles so, als wenn du es bei dir selbst hättest. Und wenn du irgendwann groß genug bist, dann kannst du den Server immer noch zu dir umziehen.
Wir werden dich nicht hindern daran, sondern wenn, dann bist du derjenige, der dafür sorgen muss, dass die internen Strukturen und die Leute, der Admin vor Ort auch die entsprechende Kompetenz hat, diese Serverstruktur dort auch entsprechend im Griff zu haben. Jetzt gehen wir mal davon aus, also es gibt zwei Fälle, der Kunde bleibt ewig und drei Jahre bei ihnen, nutzt ihr System. Aber es kann ja auch aus irgendeinem Grund, warum auch immer sein, dass das System nicht mehr zu ihm passt, er zu groß geworden ist, er mittlerweile internationaler Konzern geworden ist, was auch immer und er ein anderes ERP-System nutzen möchte, nutzen muss.
Was passiert dann? Also er kündigt bei ihnen, was passiert jetzt mit den Daten? Wie hat er die Möglichkeit, da auch wieder rauszuwechseln? Also wir werden ihm da keinerlei Hindernis sein. Es ist also so, dass bei uns der Admin-User bzw. ein Master-User, ein definierter Benutzer sowieso entsprechende Exportmöglichkeiten hat und zwar er kann jederzeit die Daten, die er in den verschiedenen Tabellen usw.
sieht, so wie er sie hat, nach Excel exportieren und die kann man in anderen Softwaren entsprechend überschnittstellen, CSV, XML oder TXT oder was auch immer, kann man die entsprechend wieder einlesen. Wie er die einliest, das muss er sich natürlich selbst kümmern, aber dass er die Daten, die er bei uns hat, rauskriegt, das stellen wir durch unsere Grundsatzstruktur schon mal als Möglichkeit zur Verfügung, denn nicht selten hat man ja das Bedürfnis, ich brauche jetzt eine Statistik über eine gewisse Anzahl an Artikeln, wie oft ich die zu einer bestimmten Zeit brauche und hätte gerne einen Graphen dafür. So, jetzt möchte ich mich aber mit dem Reporting-System in der PRPW nicht beschäftigen, aber mit Excel kenne ich mich aus.
Dann ist es doch das Leichteste, die Daten einfach mal nach Excel zu exportieren. Oder denken wir an den kleinen Kunden, dem kurz vor Weihnachten einfällt, er würde jetzt gerne seinen besten Kunden aus dem vergangenen Jahr, alle, die so und so viel 1.000 Euro Umsatz gemacht haben, dem möchte er noch eine Flasche Wein oder irgendwas zukommen lassen, aber das fällt ihm natürlich erst am 20. Dezember ein.
Woher kriegt er schnell die Daten? Und das soll er schnell exportieren können. Er soll schnell an die Daten kommen und diese Möglichkeit, die geben wir unseren Kunden immer. Okay, jetzt mal ein bisschen in die Zukunft gedacht.
Was sind Sachen, wo Sie sagen, da sind wir dran, das wollen wir jetzt machen, das sind unsere zukünftigen Pläne für das ERP-System? Da ist natürlich ein bisschen Geheimnis auch dabei. Also, wir haben ja inzwischen ein DMS-System, wir haben ein Mail-Management-System, wir haben ein Aufgaben-Management-System. Eine DMS, wenn wir jetzt noch mal kurz darauf eingehen, die üblichen Dokumenten-Management-Systeme sind eigentlich nur Dokumentenverwaltungen.
Das, was wir unter dem Begriff Management verstehen, ist, dass ich die Dokumente auch zentraler zusammenziehen kann, dass ich die mehr verbinden kann, dass ich die flexibler habe, aber auch, dass ich meine Dokumente intern, wir haben ja zum Beispiel die Struktur, ein Kunde hat intern einen Server, hat aber sein PPW vielleicht auf unserer Cloud und sowas kann man zum Beispiel auch verbinden. Wenn man solche Daten wieder zusammenführt, dann entstehen weitere Möglichkeiten, Ideen, die man aber erst merkt, wenn man damit arbeitet und wir haben schon damit gearbeitet, wir arbeiten damit auch intern schon, wenn ich in Kontakt bin, zu sagen, okay, da haben wir doch da und da die und die Mails und die und die Aufträge und die und die Verträge und so weiter gehabt und kann auch das wieder selektieren und übrigens hast du die und die Dokumente in der und der Mail bekommen von mir und das ist das, was für mich wieder das Zusammenführen von Daten hat und sowas ist für uns einfach unglaublich wichtig, da gibt es noch jede Menge Optimierungsbedarf, die handelsübliche Systeme überhaupt gar nicht abdecken können, weil sie sich nur auf einen ganz kleinen Bereich fokussieren und wir betrachten dabei immer das große Ganze. Das heißt, es bleibt auch weiterhin spannend in ihrer Entwicklung und sie sehen auch viele neue Dinge, die man in Zukunft in ihrem System finden wird.
Selbstverständlich, so wie der Markt, immer agil. Herr Hoffmann, kommen wir mal zu der abschließenden Blitzlichtrunde und damit wieder zu Ihnen zurück. Sie sind Elektrotechniker Studierter.
Ich habe die Leute, die so etwas studieren, immer als Leute wahrgenommen, die immer auf der Suche nach neuen Dingen sind, immer ausprobieren wollen, aber vielleicht können Sie selber sagen, warum Sie beruflich das geworden sind, was Sie heute sind. Weil irgendwo aus der Ecke der Elektrotechnik noch der Perfektionist in mir schlummert und ich einfach das Optimalste haben will. Wenn man dann einmal so einen tiefen Einblick in verschiedene Sicherheitsaspekte, Datendinge und so weiter hat, dann möchte man diese Ansprüche und auch die Fangstrecke, die es dort gibt, immer auch noch gelöst haben und deswegen heißt das Ganze auch OptiBit, optimale Software.
Was war Ihr größter beruflicher Erfolg bislang? Ich denke, man muss nicht von einem beruflichen Erfolg sprechen, sondern von einem erfolgreichen Leben und darin reihen sich ganz, ganz viele kleine Einzelerfolge. Denn nur den Mailmanager jetzt zu nennen, weil es einfach ein saukooles System ist, mit dem ich schnell durch meine E-Mails durchschauen kann und verstehen kann, was da drin passiert ist. Ob das Projekt sich jahrelang hingezogen hat oder nicht, völlig egal.
Ob ich innerhalb von zwei Minuten eine Umsatzsteuervoranmeldung aus den Daten herausgewonnen habe, die das System für mich gesammelt hat, oder ob ich jetzt ein Aufgabenmanagement im Rahmen eines Chatverlaufs habe, wo ich auf Knopfdruck zu den Kundendaten, zu den Auftrag und wieder zurück und zu den E-Mails usw. Ich möchte das nicht in einen großen Erfolg bezeichnen, sondern das sind ganz viele Dinge, die zu einem Erfolg gehören. Aber ich glaube, mein größter beruflicher Erfolg ist, dass ich ziemlich gesund bin und sehr, sehr wenig krank bin.
Also, dass ich eine gute Work-Life-Balance habe. Jetzt ist es natürlich auch so, dass sich nicht nur unsere Zuhörer, sondern sicherlich auch Sie weiterbilden, sowohl beruflich als auch privat. Gibt es Bücher, die Sie nutzen oder nutzen Sie nur noch das Digitale, um sich selber auch voranzubringen? Nein, ich nutze alles, was da ist.
Ob das ein Audible-Abo ist, ob das ein klassisches Buch ist, ob das Bücher der verschiedenen Genres sind. Also, ich habe auch nicht nur Fachbücher oder Fachzeitschriften oder sowas, sondern auch die ganze Bandbreite. Wenn ich irgendetwas Nettes finde oder in der Bücherei oder im Falkenhaus in Würzburg spazieren gehe und da was Interessantes ist, dann nehme ich das mit und lese es erst quer, entscheide, ob ich es lesen will und entweder bringe ich es zurück oder ich lese es tatsächlich ganz.
Gibt es eine Buchempfehlung, die Sie unseren Hörern mit auf den Weg geben können? Keine konkrete. Also, im Augenblick lese ich den Monty Roberts. Das ist zwar inzwischen schon ein ziemlich altes Buch, der mit den Pferden spricht.
Das sind so Sachen, die inspirieren, aber einfach die Augen offen halten nach Persönlichkeiten oder nach Leuten, die andere Dinge gemacht haben, damit man auch mal quer auf das draufschaut, was man selbst macht. Denn nicht immer ist etwas Eingefahrenes auch langfristig schön. Thema Augen offen halten.
Wie wird sich die Berufswelt in Ihrem Umfeld in den nächsten zehn Jahren mit Ihrer Prognose nach verändern? Die Berufswelt in meinem Umfeld. Wir werden sicherlich noch viel digitaler werden. Die Menschen müssen, wenn sie sich noch nicht mit dem Smartphone auseinandergesetzt haben, damit auseinandersetzen.
Also, das simple Nokia-Handy 3210 oder sowas, das hat tatsächlich längst abgedankt. Und wenn man auch heute schaut, dass ein Telefonanschluss, der früher essenziell wichtig war, der ist längst durch den Internetanschluss abgelöst worden. Also, wir werden viel, viel, viel mehr digital sein.
Und die Menschen, die nicht digital sind, die müssen es selbst werden. Und da ist das Stichwort abschließend für die Frage nach den Herausforderungen, vor denen auch Unternehmenssoftware in Zukunft stehen wird. Flexibel, agil, digital, alles integrierend, schnittstellen, sicher, offen, zukunftsweisend.
Das sind so die Schlagworte, die ich jetzt Unternehmenssoftware damit geben würde. Herr Hoffmann, ich danke Ihnen ganz herzlich für diesen interessanten Einblick in das, was Sie als ERP-Hersteller machen und das, was Sie auch kleinen, Kleinstunternehmen, Gründern an Lösung bieten können. Wie immer möchte ich Ihnen natürlich die letzten Worte herzlich gern geben und danke Ihnen herzlich für dieses Gespräch.
Ich schließe mich an. Ich bedanke mich auch bei den Zuhörern. Und wenn Sie irgendwann mal den Gedanken haben, unabhängig zu sein oder von irgendetwas unabhängig werden wollen, insbesondere in Bezug auf IT, dann schauen Sie einfach mal auf unseren Homepages optibit.de oder phpw.de vorbei.
Vielleicht gibt es ja da etwas, was Sie inspiriert. Und wenn Sie auf uns zukommen, dann würde ich mich freuen, Sie vielleicht irgendwann auch als Kunde oder als Interessent oder einfach nur mal beim Schnuppern auf so einem Workshop oder Business Day bei uns hier im Haus oder online zu sehen. Wir werden die Webseiten wie immer bei uns auch in den Shownotes beziehungsweise auf unserer Webseite www.erp-podcast.de verlinken.
Für heute ganz herzlichen Dank und einen schönen Tag. Tschüss. Ihnen hat der ERP-Podcast gefallen und Sie konnten wertvolle Erkenntnisse gewinnen? Dann würde ich mich über eine Bewertung auf iTunes freuen, damit auch andere von diesem Podcast erfahren können.
Eine Anleitung für die Bewertung finden Sie auf www.erp-podcast.de. Dort finden Sie auch weitere Hinweise, Links und Aktualisierungen zu dieser Folge. Das war der ERP-Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen losgelöst von Fachzeitschriften, Büchern und wissenschaftlichen Veröffentlichungen, z.B. beim Spazierengehen oder Autofahren auseinandersetzen wollen. Mein Name ist Axel Winkelmann.
Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.