Software für das Enterprise Content Management (ECM) stellt Inhalte, also Content, jeglicher Form für die Unternehmensabläufe zur Verfügung. Im zweiten Teil des Interviews mit meinem Studiogast Gerald Rüdiger von der EASY Software AG spreche ich heute über zahlreiche Begrifflichkeiten und deren Potenziale für Ihr Unternehmen.
Viel Vergnügen!
Literaturempfehlung:
- Benioff, M.; Adler, C.: Behind the Cloud: The Untold Story of How Salesforce.com Went from Idea to Billion-Dollar Company-and Revolutionized an Industry. 2009
- Benlian, A.: Software-as-a-Service: Anbieterstrategien, Kundenbedürfnisse und Wertschöpfungsstrukturen. 2010
- Capon, N. et al.: Managing Global Accounts: Nine Critical Factors for a World-Class Program (American Marketing Association). 2005
- Oldsberg, K.: Mirror: Thriller. 2016
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In diesem Sinne: keep connected.
Herzlichst
Ihr
Axel Winkelmann
Transcript:
(Leichte Hintergrundmusik) ERP-Podcast Folge einundsechzig. Enterprise Content Management, ein Interview mit Gerald Rüdiger, Senior Vice President und Prokurist der ISI Software AG, Teil zwei. Software für das Enterprise Content Management stellt Inhalte, also Content jeglicher Form für die Unternehmensabläufe zur Verfügung. Im zweiten Teil des Interviews mit meinem Studiogast Gerald Rüdiger von der ISI Software AG spreche ich heute über zahlreiche Begrifflichkeiten und deren Potenziale für Ihr Unternehmen. Viel Vergnügen. (Musik) Herzlich willkommen zum ERP-Podcast, dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potentialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen. Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten. Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit findet. Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. Herzlich willkommen zurück zum ERP-Podcast Teil zwei, heute mit der ISI Software AG. Gerald Rüdiger ist bei mir im Gespräch. Er ist verantwortlich für den Vertrieb, das Marketing, die Geschäftsentwicklung bei ISI als Senior Vice President, als Prokurist zeichnet er hier wesentlich mit. Und wir unterhalten uns ein bisschen über das Thema Enterprise Content Management. Wir haben im, in der letzten Folge schon mal darüber gesprochen, was das eigentlich ist. Also Inhalte, die letztendlich digital für das Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, damit sie in unterschiedlichen Anwendungszwecken quasi als single source of truth, als zentrale Datenbasis zur Verfügung stehen. Äh, das ist, glaube ich, das, was wir auch in der letzten Folge so herausgearbeitet haben. Herr Rüdiger, herzlich willkommen noch mal bei uns in der Show. Schön, dass Sie sich die Zeit genommen haben. Ja, sehr gerne. Guten Tag, Herr Dr., Professor Dr. Winkelmann. Wir hatten in der letzten Folge schon mal das, das Beispiel der Versicherung bei der Lieschen Miller letztendlich ja, offline sozusagen, also auf Papier, ihren Brief, ihren Haftfall ihren Schadensfall hinschreibt. Der wird dann im in dem Fall Dokumentenmanagementsystem, da geht es um Dokumente, Enterprise Content, könnten auch ganz andere Inhalte sein. Aber dieser Brief wird dann eben im Softwaresystem digitalisiert, wird zentral zur Verfügung gestellt und dezentral aus den Filialen können dann diese Daten zur Verfügung gestellt werden und genutzt werden, um eben direkt vor Ort mit Lieschen Müller im Bezug auf den Schadensfall in, in Kontakt zu treten. Das ist, glaube ich, so ein wesentliches Merkmal, was wir auch im Rahmen dieser Digitalisierung von Content, von Inhalten haben. jetzt hatten wir beim letzten Mal ein Thema angesprochen, nämlich das Thema Workflow und Prozesse. Das hat ja ganz viel mit, mit Automatisierung zu tun. Das hat ja ganz viel mit der Art und Weise zu tun, wie ich die Aktivitäten, die Prozesse des Unternehmens gestalte. Vielleicht können wir in das Thema noch mal ein bisschen reingehen an der Stelle. Ja, sehr gerne, Herr Professor Winkelmann. Äh, ich, ich würde sehr gerne von der, von der digitalen Agenda eines, eines Unternehmens starten. Ja, die, die, die heutigen Technologien in, in, im Software- und Serviceumfeld lassen eben eine, eine Digitalisierung der, der, der Geschäftsprozesse unabhängig ob es sogenannte Stützprozesse sind wie, wie, wie Vertragsmanagement oder Invoice-Verarbeitung oder auch, auch, auch Produktionsprozesse, also ursprüngliche wertschöpfende Prozesse, lassen eine komplette Digitalisierung heute zu. Und, und im Rahmen dieser digitalen Agenda ist unserer Meinung nach die Unternehmen herausgefordert, die, die, die Geschäftsprozesse zu digitalisieren, um sie zu optimieren von den Kosten her, von den Durchlaufzeiten, aber auch, aber auch von der Qualität und, und Sicherstellung der, der, der, der, der Geschäftsprozesseinhalte an sich. Und, und über diese digitale Agenda eines Unternehmens kommt dann die Prozess, Geschäftsprozessoptimierung über die sogenannte Prozessberatung, die daraus hin erreichbaren Optimierungspotenziale bis zum Einsatz der Produkte und Technologien. Und dann für die ISI Software AG natürlich hier im, im, im Bereich Enterprise Content Management oder Content Services. Vielleicht können wir das noch mal ein bisschen plastischer machen. Sie haben ja einen Überblick auch über Branchen, ohne jetzt vielleicht Namen zu nennen. Also das Beispiel Versicherung haben wir jetzt einmal durchgespielt. Äh, die Digitalisierung von irgendwelchen Briefen, von irgendwelchen Akten. Vielleicht fallen Ihnen ein, zwei Beispiele aus anderen Branchen ein wo das sehr offensichtlich ist, was das eigentlich an der Stelle bedeuten kann, so ein Softwareprodukt einzuführen. Ja, sehr, sehr gerne. Wir… Lassen Sie mich ein, ein, ein Beispiel aus der, aus dem Thema der, der der Wartung von, von Anlagen. Rausnehmen. Es gibt diese sogenannten Field Service Apps heißen die. Das sind auch klassische Anwendungen im Bereich Enterprise Content Management. Und hier kann man zum Beispiel sagen, dass wenn die Wartung von Heizungsanlagen, also wenn sie eben in größeren Gebäude sind, die Mehrfamilienhäuser, die auch unter einer Hausverwaltung stehen, dann sind ja auch für die Heizungsanlagen sogenannte Serviceverträge abgeschlossen. Und das ist ein ganz klassischer Prozess, den man auch im Bereich Enterprise Content Management begleiten kann. Hier liefern unsere Produkte eben aus dem ERP-System erstmal die Stammdaten, das heißt Gebäude, Gebäude, Lage, Umfang des Servicevertrages. Dann werden aus dem Produktbereich die entsprechenden Serviceinformationen geladen, auch die sogenannten Checklisten. Weiterhin werden auch Grafiken geladen, die man braucht, um jetzt eine gewisse Zeit, bleiben wir mal im Heizungsbereich, diese Heizungsanlage warten zu können. Und daraus wird ein Serviceauftrag generiert, in dem dann der Service Techniker des Heizungsunternehmens in dem Fall dann in das Gebäude fährt und diese Services durchführen kann. Checklisten abarbeiten, Verbrauchsmaterial wird ihm bereitgestellt, hat er also schon dabei. Findet er defekte Materialien, kann er diese Materialien gleich bestellen über das, über die über den Supply Chain Bestellprozess des Unternehmens. Und das wäre jetzt auch ein ganz klassisches Umfeld, das jetzt vom Vertragswesen und vom Rechnungswesen komplett weg ist und wirklich in dem Thema Predictive Maintenance oder oder After Sales Bereich geht. Das sind auch ganz klassische Anwendungen, die heute ein Enterprise Content Management anbietet, wie diese Software liefern und leisten kann. Das heißt, wir haben eine App, eine sogenannte Field Service App und die mischt im Grunde genommen Daten, die aus dem ERP-System ja sowieso kommen. Die transaktionalen betriebswirtschaftlichen Daten mit ergänzenden Daten, die eben sich auch aus der Korrespondenz mit den Kunden ergeben, die auch aus den Wartungsverträgen, die auch aus den ja Anleitungen der der Heizungsbauer usw sicher ergeben. Ja. Genau. Plus die Daten aus dem Servicevertrag, welchen Serviceumfang? Und natürlich dann noch in Ergänzung aus der der Heizungsanlage an sich, welche Hersteller der Heizungsanlage wie muss wie muss ein Service erfolgen, welche Checklisten muss er durchgehen, welche Verbrauchsmaterialien werden getauscht bis hin zur Nachbestellung von von Materialien, die eben im Rahmen dieser diese dieses Service festgestellt werden, die ausgetauscht werden. Das wäre auch ein ganz klassischer Anfall. Und hier sind wir ja schon im nicht im Stützbereich von einem Geschäftsprozess, sondern in einem wertschöpfenden Prozess im Unternehmen. Ja, mir fällt da spontan die die Baubranche ein, die ja genau diese Probleme auch hat. Also auf dem Bau wird was gearbeitet und im Prinzip müsste man dann den Status quo festhalten durch ein Bild oder ähnliches. Derartige Art von Content ist genau so etwas, was sich eben auch in solchen Systemen abspeichern kann, um sie dann in Jahren später wieder herauszuholen. Ja. Korrekt. Ja, also auch ein sehr gutes Beispiel, Herr Professor Winkelmann. Man nennt das so, das sind Anwendungen der sogenannten Projektakten. Die Projektakten werden auch hauptsächlich als Clouddienst bereitgestellt, da dass sie ja, wenn Sie heute eine Baumaßnahme und Projektakten werden, sie haben vielfältige Einsatzfelder, aber auch stark in im Bau, weil Bauprojekte ja in sich sehr, sehr abgeschlossen sind vom Gebäudebau Brückenbau hochbaubau, Tiefbau, wo sie sich auch immer befinden und da werden eben in einer Bauakte gewisse Workflow Modelle und Systeme schon als sogenannte Verfahrenstemplates bereitgestellt, in dem ich genau diese Informationen speichern vom Ablaufprozess aufplanen kann, durchführen kann, dann auch als abgearbeitet bestätigen kann. Und man nennt das das Thema digitale Bauakte. Wir haben zum Beispiel die unsere easy Türkei hat hier schon über eine Lösung erstellt und bereits bei mehreren Bauunternehmen im Einsatz. Jetzt sind wir ja gerade dabei alles zu digitalisieren. Zweidimensional, dreidimensional. Ich bin sicher, in einigen Jahren werden wir auch vierdimensional, also auch noch Sensorik, Haptik usw. digitalisieren. Und jetzt gibt es so oder anders ausgedrückt also jetzt hat Facebook gerade einen riesen Datenskandal und dann ist hier ein Datenskandal und dort ist ein Datenskandal. Und wir haben dann entsprechend natürlich auch den Gesetzgeber, der der versucht das Ganze so ein bisschen zu ordnen, Datenschutzverordnungen zu machen. Ich denke jetzt zum Beispiel an die EU-Datenschutzgrundverordnung, die jetzt im Mai in Kraft tritt. Ist das nicht eigentlich böse, was wir machen? Ist das nicht eigentlich etwas, was dem widerspricht? Oder sagen Sie, wir müssen das genau deswegen machen, um eben auch sauber und vernünftig mit digitalen Daten umgehen zu können? Also ich denke, diese die das, was wir tun ist, ist notwendig für alle Unternehmen, um im Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt ja doch die meisten Unternehmen sind international oder auch global tätig, so wie eine easy auch. Und das heißt, die Potenziale aus einer Digitalisierung. Sind, sind für jedes Unternehmen zu heben. Deswegen auch die die digitale Agenda in einem Unternehmen, auch wir, die Easy selbst hat sich eine digitale Agenda gegeben, indem wir hier intern genau unsere Projekte beplant haben, in welchem Bereich wir wie die Digitalisierung im Untern-Unternehmen durchgängig umsetzen voneinander. Wobei wir natürlich als Enterprise Content Management Hersteller in unserem Bereich natürlich schon sehr, sehr weit sind, da wir die die Systeme, die wir entwickeln und im Markt vertreiben, auch selbst natürlicherweise nutzen. Aber man muss das tun, um einfach die Geschwindigkeit, die Dynamik im Markt und die Transparenz an Informationen auch zu haben. Das ist die eine Sicht. Die andere Sicht, die die uns jetzt, ich würde da mich auch gerne mal auf die Datenschutzgrundverordnung beziehen der EU, ist das natürlich auch gut, dass wir hier im westeuropäischen Bereich eine hohe Datenschutzbestimmung und Organisation haben. Das heißt diese Grundverordnungen zwingen uns auch dazu, diese Dinge auch einzuhalten. Das heißt jetzt ganz konkret, unsere Produkte wurden jetzt in den letzten Monaten, seit wir eben diese Datenschutzgrundverordnung und die Wirksamkeit jetzt im Mai diesen Jahres wissen, überprüft, ob die in Grundverordnung im Datenschutzgrundverordnung genötigte Funktionalität, zum Beispiel die Löschung von personenbezogenen Daten nach ’nem gewissen Zeitraum auch technisch möglich ist, ja. Das heißt, wir haben sogenannte, man Markt hat sich etabliert, das über sogenannte Whitepaper darzustellen, indem man eben im Whitepaper beschreibt, dass das geht und wie das geht. Am Ende ist es jedoch der Kunde selbst, der natürlich die Anwendung der der Verfahren nach der Datenschutzgrundverordnung auch auch sicherstellen muss. Wenn eine Löschfunktion, die zwar technisch da ist, aber nicht genutzt wird, führt ja dann letztendlich nicht zu einer Löschung, ja. Das heißt, die die Kundenverantwortung der der Einhaltung dieser Datenschutzthemen bleibt beim Anwender. Ich greif mal wieder ein Beispiel heraus, vielleicht können Sie das bestätigen oder widerlegen. Also so ’n typischer Fall, wo wir wo wir heute ja auch Datenschutzprobleme eigentlich in den Unternehmen haben, ist, da ist eine Stelle frei im Unternehmen oder jemand bewirbt sich spontan bei einem Unternehmen. Heute läuft das ja alles irgendwie digital. Also es kommt per E-Mail irgendwo im Unternehmen rein und gerade bei kleineren Unternehmen wird dann diese E-Mail entsprechend weitergeleitet an x Personen, die vielleicht auch mit dem zukünftigen Stelleninhaber zu tun haben. So und jetzt kommt es nicht zu ’nem Arbeitsverhältnis. m Und dann ist natürlich die Frage, wie gehe ich denn jetzt eigentlich damit um, dass diese Bewerbungsunterlagen überall im Unternehmen verteilt sind. Die kann ich ja quasi in der alten Betrachtung gar nicht wieder zurückrufen. Ja. Hilft uns hier das Enterprise Content Management, diesen ganzen Prozess etwas strukturierter und datenschutzkonformer zu gestalten? Ja, da das hilft und Professor Winkelmann, danke für das Beispiel. Das ist einer der schönsten, in dem man das Thema gut darstellen kann. Ja, also es ist natürlich so, Unternehmen, die die die heute Bewerbungen per E-Mail im Unternehmensverbund verteilen, m wenden aus einer Enterprise Content Management Sicht den Prozess schon nicht korrekt an. Ja, das es wenn Sie heute sich bewerben, dann laden Sie ja, dann verschicken Sie ja heute auch normalerweise kein E-Mail an das Unternehmen mit Ihren CVs und mit ihren Jobreferenzen in der Anlage, sondern Sie haben ein Portal, da laden Sie das hoch und so weiter. Dann kann es ja nicht sein, dass im Innenverhältnis die Dinge per E-Mail verteilt werden. Das heißt, hier ist genauso das Portal nur in der gegenüberliegenden Seite notwendig, dass eben die betroffenen Bereiche, die diese Stelle ausgeschrieben haben, die bekommen zwar eine E-Mail Notification, dass ein Bewerber eingegangen ist, aber diese Notification oder wie sie die auch immer bekommen, hat keine personenbezogenen Daten. Das heißt, er muss genauso in das Portal gehen, nur aus Sicht des Arbeitgebers und sich dann vom Portal die Informationen anschauen, auch nicht herunterladen. Er darf sie lokal nicht speichern und kann dann auf Basis dieser Portals auch die Bewerberprozesse, auch die Notizen aus den Gesprächen im Portal, also in diesem Verfahren speichern. Und wenn es dann zu einer Einstellung kommt am Ende, sind das natürlich personenbezogene Daten, die das Unternehmen auch weiter behalten darf, dass er zu einem Arbeitsverhältnis kam oder bei einer Absage muss nach drei Monaten spätestens gelöscht werden. Und wenn man dann auf einem Portal bleibt, dann ist das auch technisch möglich. So. Und das schöne Beispiel ist daran, wenn der Prozess nicht stimmt, bekommt man das nicht mehr in Griff, weil Sie kriegen die E-Mails und die Verteilung der Informationen nie mehr zurück. Wenn Sie aber über die Prozessberatung den Prozess richtig aufsetzen, dann zum Beispiel das die Personal File, das Personalmanagement der Easy einsetzen in diesem Prozess, dann bekommen Sie auch hier die Datenschutzgrundverordnung in den Griff, weil die Daten eben nicht per E-Mail verteilt werden, sondern an zentrale Stelle gespeichert bleiben und dann auch gelöscht werden können. Okay, habe ich verstanden. Also wir haben quasi eine, wir legen eine Personalakte zu dieser Person, zu diesem Bewerber an und wir steuern ganz aktiv über eine derartige Content Software, wer auf diese Daten zugreifen darf, beziehungsweise, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt bestimmte Daten aus diesen aus dieser Akte eben auch wieder verschwinden. Genau. Wir legen eine in dem Fall eine Bewerberakte an in einem zentralen System. Das ist die die Personal file, das Personalmanagement der der Easy Software AG. Der Zugriff geht über das Webportal ganz normal, wie auf jede zentrale Anwendung. Alle Informationen, zum Beispiel Gesprächsnotizen, Gehaltsverhandlungen und dergleichen werden in diesem in dieser zentralen Anwendung gesteuert. Je nachdem, ob es dann am Ende zum Arbeitsverhältnis kommt oder nicht, können dann auch die die Dinge leicht gelöscht werden und es ist auch sichergestellt, dass sich die Informationen nirgendwo im anderen im anderen Bereich vom Unternehmen befinden. Ich würd gern noch mal ’n paar andere Begriffe in die Runde werfen. Ich geb zu, Sie haben dafür auch Produkte, aber diese Begriffe sind einfach auch im Enterprise Content Management generell zentrale Begriffe, sodass ich gerne einfach auch noch mal definiert oder erklärt haben möchte, was diese Begriffe eigentlich bedeuten. Allen vorweg die sogenannte digitale Akte. Ja, die digitale Akte klingt erst mal vom Begriff statisch, ist sie aber nicht. Also die digitale Akte ist eine Technologie, die die der die ein die das Enterprise Content Management System, Technologien oder und Produkte dynamisch liefern kann. Die digitale Akte soll dazu dienen, dass ich aus jeder Sicht all die Informationen mir entsprechend zu einem Vorgang zusammenstellen kann. Also aus Sicht des Einkäufers, gib mir alle Verträge mit einem Lieferanten und die Umsätze dazu. Das heißt, ein ECM-System würde dann eine digitale Akte dynamisch für die Sicht Einkäufer erstellen. Oder für den Verkäufer im Vertrieb, dass er sagt, ich möchte alle Informationen zu einem Kundenauftrag. Wurde er bestellt? Wo ist das Angebot? Wurden die Produkte in die Fertigung gegeben? Wurde geliefert? Das heißt, hier die dynamische Sicht zu einem Auftragsvorgang. Also wir nehmen quasi alle Dokumente, alle Inhalte, die in verschiedensten Aktenordnern heute vielleicht noch in der Offlinewelt, also auf Papier irgendwo im Unternehmen sind, packen sie in eine Datenbasis und stellen sie so zur Verfügung, dass der jeweilige Nutzungskontext, der jeweilige Mitarbeiter dann eben alle Daten zur Verfügung hat, ja? Genau. Und zwar in der dynamischen, in einer dynamischen Sicht entsprechend des Nutzers. Genau, das ist die digitale Akte. Dann ist die digitale Personalakte was? Ja, die die digitale Personalakte ist grundsätzlich genau das Gleiche wie die digitale Akte nur immer im Kontext vom Personalmanagement. Das heißt, hier gibt es die Sicht, hier gibt es alle Informationen das den Mitarbeiter, das Personalwesen. Das heißt, hier geht’s auch darum, hier kann ich die Sicht einzelne Mitarbeiter, Entwicklung des Mitarbeiters, Ausbildung, Gehaltsentwicklung, Funktionsentwicklung sehen. Ich kann aber auch Sichten entsteuern, wie zum Beispiel gehen wir mal in das Thema Produkt Produktion. Wenn ich in ’nem im produzierenden Gewerbe bin, dann ist es ja schon wichtig, wenn ich wenn ich zum Beispiel weiß, dass ich für meine Produktion fünfzig Schweißer brauche oder Feinmechaniker und davon gehen sieben die nächsten drei Jahre in Rente, dann ist das sone Sicht der Personalentwicklung, der der der Jobfamilien, welche Jobfamilien hab ich wie oft da? Wann gehen die raus? Wann muss ich wieder ausbilden? Das sind also genau diese Sichten, indem ich aus Managementsicht, aus Personalreferentensicht oder auch aus Mitarbeiter, dass der Mitarbeiter sagt, ich möcht mir mein Urlaubskonto anschauen, ich möcht mir meine Stammdaten selber ändern. Ich möcht mir möcht mal echt einsehen, welche Dokumente das Unternehmen bei mir in meiner Personalakte gespeichert hat, sodass ich im Prinzip das Gleiche hab wie eine Akte, hab ich eine Personalakte halt ausschließlich im Umfeld vom Personalwesen unter sehr hohen Sicherheitsstandards natürlich. Jetzt haben wir ein Thema, was uns alle nervt, total nervt. Und die Standardsysteme sind da auch, glaube ich, nicht so wirklich gut. Das ist das Thema E-Mail Management. Was hat das jetzt mit Enterprise Content Management zu tun? Die E-Mails sind, und das sag ich jetzt mal so, leider oft einer der größten Content Träger. Ja, das das wir würden das eher anders sehen, aber es ist nun mal so in vielen Unternehmen, dass das E-Mail im E-Mail Verbund eben das das Thema Content, Informationsverteilung und Informationslage viel auf den sogenannten E-Mail Servern liegt. Und dadurch ist es auch zwingend notwendig, dass ein Enterprise Content Management Anbieter, ein führender, auch das Thema E-Mail Archivierung sicherstellt, dass eben über das Thema E-Mail Archivierung auch dieser Content, der in den E-Mail Systemen liegt, dann zu den zu den Informationen als, wenn wir den Begriff noch mal verwenden wollen, bereitgestellt werden kann. Das heißt, wir speichern quasi wieder alle Daten, alle Inhalte, aller Content zentral und ordnen die in den entsprechenden Aktivitäten, Berechtigungen einzelner Mitarbeiter im Rahmen deren Abläufe, im Rahmen der Prozesse zu, ja? Ja, nicht ganz korrekt in dem Fall. Die die E-Mails sind sehr, sehr ist ’n eigener Informationstool. Das heißt, wir speichern zentral in einem E-Mail Archiv. Das heißt, ein E-Mail, ein E-Mail Archiv ist ein eigener Informationstopf, in dem wir dann den die notwendigen Indexfelder und Verlinkungen zu den anderen Informationen bereitstellen. Es ist das Thema E-Mail-Archivierung und E-Mail-Nutzung ist technisch nicht so einfach, weil die Indexierung und die Information im E-Mail ja oft, oft schwierig ist. Ja, man, man hat den betreffenden Header nicht oft zuzuordnen. Das heißt, die, die E-Mails sind eine eigene Informationsbasis, die, die, die bestmöglich indexiert wird. Ein Unternehmen, das, das den Content und die Informationen, die, die Geschäftsrelevanz haben, außerhalb vom E-Mail bereitstellt geht im Rahmen einer, ich sag das mal so, im Rahmen der digitalen Agenda einen guten Weg. Okay. Also wenn ich mir, wenn ich mir die Praxis anschaue bis hin zu großen Unternehmen, dann ist es ja nicht nur das, das Problem E-Mail, wo wir ja auch schon die, die Problematik haben, dass wir geschäftliche Dinge bis zu zehn Jahre archivieren müssen sondern WhatsApp beispielsweise ja oder andere Instant Messenger, wo einfach mit—zwischen Tochtergesellschaften oder aber auch mit Kunden, mit Lieferanten, Vertragsdokumente und Ähnliches ausgetauscht werden. Riesenprobleme in dem Bereich. Ja, das ist auch ein Feld, das sich im Moment sehr stark dynamisiert und natürlich kann man über, über WhatsApp auch Vertragsdokumente mit Lieferanten austauschen. wenn man das Thema mit der Collaboration über eine Chatfunktion ist ja hier vom, vom, vom, von der Grundsache schon mal der richtige Ansatz. Nur die Auswahl einer, eines Tools namens WhatsApp ist denk ich hier der, der Fehler in der Entscheidung. Es gibt auch noch mal ein praktisches Beispiel: Es gibt mehrere Aufschreibungen, die uns derzeit bekannt werden, in denen Unternehmen genau diesen, diesen Prozess auf dem Thema Collaboration via sogenannten Chat-Tools, die dann auch die Möglichkeit haben, Anlagen aber auch, auch Historientracking in den Chats zu verfolgen, die neben, neben der zentralen Bereitstellung von Informationen alle auch sogenannte User Groups ermöglichen, die, die neben Video- auch Audioaustausch ermöglichen. Das, das haben viele und, und es gibt einige Unternehmen, die sich von Herstellern wie auch einer easy Software AG ein Angebot geben lassen. Im Prinzip solche Funktionalitäten über, über, über Chat oder Chat- und Collaboration Tools auf mobilen Devices kundenspezifisch entwickeln zu lassen. Und dann kommen wir wieder an den Punkt, der Ansatz ist der richtige. Wenn ich viele Mitarbeiter habe, die mobile Geräte haben, ob das jetzt Smartphones sind oder Tablets und wenn ich genug sind- -diese geschriebenen Textanlagen, Dokumente, aber auch Audio oder auch zentral gesteuerte Informationen zeitnah an alle zu geben, dann sind diese Chat-Technologien der richtige Ansatz. man muss sich nur genau überlegen, welche Grundla– welche Tools man hierfür verwendet und, und manchmal führt das dazu, dass man eigenentwickelt braucht. Entwickeln werden– also entwickeln lassen muss (Rauschen im Hintergrund) konkretisiert werden, was braucht das Unternehmen bis zu dieser Funktionalität. Ja, jetzt habe ich noch ein, ein Themenblock. Ich glaube, das ist auch ein ganz großer Themenblock im Bereich von Enterprise Content Management. Das ist das Thema Vertragsmanagement. Das ist wahrscheinlich eine der Hauptbereiche, wo Enterprise Content Management eingesetzt wird, oder? Korrekt. Zentrales Vertragsmanagement. Die, die Verfügbarkeit aller im Unternehmen befindlichen Verträge ist eine große Herausforderung, ist ein Kernthema einer digitalen Agenda eines Unternehmens. Haben wir andere Bausteine, die besonders wichtig sind im Zusammenhang von Enterprise Content Management, die wir betrachten müssen, wenn wir über das Thema sprechen? Außer, außerhalb dem Vertragsmanagement? Ja. Ja, also, ja, also es sind, es sind die, die, die klassischen Felder in der Form, dass man sagt Vertragsmanagement, dann das Thema Rechnungsmanagement. Das wird heute weitergegriffen, wirklich procure to pay, also von der Lieferantenbeziehung und des Lieferantenvertrages, der dann oft schon noch im Vertragsmanagement liegt, bis dann zur Umsetzung. Das Thema Personalwesen und Personal File, also das klassische Human Resources. Aber wie wir in den vielen Beispielen vorher auch gesehen haben, in dem Thema klassisches Stammdatenmanagement, Logistikprozesse Serviceprozesse, das sind so die ganz starken Einsatzfelder eines, eines Enterprise Content Management. Und dann gibt es natürlich immer noch Branchenaustebungen wie Schadensmeldungen und dergleichen. Also immer, wenn die Informationen in unterschiedlichsten Medien und aus unterschiedlichsten Orten zusammenkommen- -dann, dann wird Enterprise Content Management eine starke Technologie. Okay, jetzt redet ja die ganze Welt zurzeit über On-Premise, Off-Premise, Cloud vor allen Dingen. Welche Bedeutung hat das Thema Cloud, Zentralisierung für Sie? Ja, das ist ein, ein, ein wichtiges Thema und, und ein Thema, das, das uns auch als easy schon seit einiger Zeit begleitet und, und auch treibt. Ich sag das mal so offen. Die, die Bereitstellung der Dienste wird in, in vielen Regionen über Cloud oder als Service gefordert. Also wir haben ja auch eine Niederlassung, die Easy Software Inc. in den USA, in Pennsylvania, in der Nähe von Philadelphia. Da, da haben wir sehr, sehr wenig On-Premise-Geschäfte, insbesondere um so Applikationsdienste wie Vertragsmanagement oder Event Management gibt, werden die ausschließlich nur noch auf der Cloud angefordert. Das, das ist der eine Teil. Das ist aber-Vom Grundsatz die gleiche Lösung nur anders bereitgestellt, eben nicht mehr beim Kunden installiert. Aber wenn wir uns noch mal kurz reflektieren diese vielen Anwendungsszenarien, insbesondere mit dem Thema Collaboration, ob das jetzt das Thema Schadensmanagement bei der Versicherung war oder das Nutzen einer internen Collaboration App, vergleichbar eine WhatsApp Funktionalität, dann sind solche Dienste ja gar nicht mehr ohne Cloud Szenarien bereitzustellen. Das heißt allein das Thema Mobility Devices, ob jetzt Smartphones oder Tablets und auch die App Funktionalität, die ja im Bereich dieser Wearables eine deutlich einfachere und elegantere Bedienung ermöglichen, was ein Webbrowser heute gar nicht leisten kann, bedingt schon dadurch, dass viele Dienste in einer Cloud in einer Cloud oder S als ein Service bereitgestellt werden oder in einem hybriden Modell. Das eine ist das Thema Bereitstellung. Ich denke auch, dass da viel mehr zukünftig irgendwo zentral in der Wolke sozusagen bereitgestellt werden wird und werden muss. Und das andere ist das Thema Anpassung an die Bedürfnisse, die ich als Unternehmen habe. Jetzt rede ich über zwei Arten von Anpassungen. Einerseits muss ich natürlich den Content auch meinen Prozessen anpassen, meinen Abläufen im Unternehmen anpassen. Da gibt es wahrscheinlich entsprechende Tools innerhalb der ECM-Softwareprodukte, aber andererseits gibt es vielleicht auch eigene Funktionen, Aktivitäten, die ich innerhalb dieser Softwareprodukte haben möchte, also wo ich quasi auch das System für meine Zwecke weiterentwickeln möchte, oder? Ja, korrekt. Also es gibt ja die sogenannten Plattformen, die Entwicklungsplattformen im ECM-Bereich bei Easy und die sogenannten Applications, die fertige Funktionalitäten, also umfängliche Funktionalitäten für einen kompletten Bereich wie Vertragsmanagement, Invoice oder dergleichen bereitstellen. Und in dieser Kombination, wir nennen das auch, um noch mal zwei neue Begriffe einzubringen, nachdem wir die anderen alle so schön geklärt haben, es sind die sogenannten two goes und die sogenannten two designs. Das heißt, wenn ich eine to go habe, habe ich eine fertige hohe Grundfunktionalität für einen Bereich schon verfügbar und muss mich nur noch um die Anlage der Stammdaten, meist um die Connectivity zum ERP-System, dass ich eben die Mitarbeiter, die ich habe, entsprechend auch schon ins Personalwesen ziehe oder auch die Berechtigungskonzepte abbilde. Aber mit diesen to goes kommen sie dann oft sehr schnell und sehr leicht, manchmal mit weniger als zehn Tagen in eine Produktivnützung. Auf der anderen Seite haben wir natürlich die sehr spezifischen Anforderungen, die sich nicht über eine Branche oder mehrere Kunden abdecken lassen. Und dazu bekommt der Kundemöglichkeit sogenannte, das heißt er hat einen Tool und kann sich dazu in Verbindung mit einer bestehenden 2Go oder als besonderes kundenspezifisches 2Go sich eine eigene Entwicklung zur Applikation zu erstellen oder erstellen zu lassen. Also der Kunde hat wirklich die Möglichkeit, nicht nur Funktionsbausteine aus der Box, aus dem Karton von ihnen zu erhalten, sondern er kann sich quasi für seine Zwecke im Kontext natürlich der jeweiligen generellen Funktionalität das System so anpassen, wie er das benötigt. Korrekt, korrekt, korrekt. Und auch gleich mal ein Beispiel aus der Praxis. Wenn wir im größeren Bereich der Kunden sind, die auch über mehrere Länderniederlassungen oder Werke haben, dann ist es meist so, dass der Kunde mit einer sogenannten Kernapplikation beginnt. Ob das jetzt Vertragsmanagement oder Invoice Management ist, egal. Dann führt er die zentral ein, deployed in die jeweiligen Länder und Standorten und kommt dann relativ schnell mit der Anforderung und sagt hier hätte ich aber noch einen Prozess, der für mich sehr spezifisch ist oder hier habe ich noch ein Thema, das jetzt nur mich als Kunden vielleicht in einer spezifischen Branche für Fertigung von Flugzeugmotoren oder wo auch immer ist und dann kommen wir fast immer bei großen Kunden über diese to goes auch in die Anforderung der kundenspezifischen Anforderungen. Und je nach Größe des Kunden hat der Kunde selbst Entwicklungskapazitäten und leistet sich selber oder nimmt sogenannte Designplattformen und lässt dann diese Entwicklung durch die EC leisten. Okay, also ich glaube wir haben einen sehr umfassenden Eindruck heute gekriegt über das Thema Enterprise Content Management. Dafür möchte ich ihnen ganz, ganz herzlich danken. Ich würde gerne zum Abschluss unseres Interviews noch ein paar persönliche Fragen an sie stellen, wenn ich darf. Ich mache das gerne mit unseren Gästen und ich fange mal an über ihren Beruf zu reden. Sie haben ja einen Beruf, den sie mit voller Leidenschaft auch ausüben. Warum sind sie beruflich das geworden, was sie heute sind, Herr Rüdiger? Ja, ein ganzes Stück weit. Die Leidenschaft, wie Sie es schon gesagt haben, Herr Prof. Winkelmann. Das heißt, diese Anforderungen an sich, die sind schon auch für einen Hersteller wie die Easy Software AG spannend, aber auch für mich persönlich. Also ich selber erlebe eben über meine berufliche Entwicklung. Wie können, wie können Großunternehmen eine digitale Agenda etablieren und umsetzen? Wie können mittelständische Unternehmen damit umgehen und was kann durch die Technologien erreicht werden? Aber was auch in Summe mit diesen Prozessveränderungen und den Technologien erreicht werden kann. Das ist das, was, was, was mich was, was mich treibt, was ich spannend finde und ich hoffe, dass man’s auch ein bisschen gemerkt hat, dass, dass ich auch mit Leidenschaft verfolge und das ist, das ist meine Person, deswegen macht mir meine, meine Arbeit auch sehr, sehr viel Spaß und immer wenn ich, wenn ich jeden Tag was Neues dazulerne, dann, dann gibt mir das auch immer sehr viel. Sind das die Eigenschaften, die man in Ihrem Beruf auch besonders braucht, diese Leidenschaft, dieses auch bereit sein, tagtäglich neu dazuzulernen? Ja, ich denke schon. Also das Thema Leidenschaft bringt, bringt Dinge nach vorne. Das, das Thema jeden Tag neu zuzulernen und auch Veränderungen zu akzeptieren ist schon ’ne Grundvoraussetzung. Man muss auch das kann ich auch für mich selbst sagen, man muss auch öfters mal an dem Punkt, wo man sagen muss, Dinge, die, die bis vor einiger Zeit über lange Zeit sehr, sehr gut funktioniert haben, funktionieren heute so nicht mehr. Wenn Sie zurückblicken, Sie haben ja ’ne lange Historie auch mit ganz unterschiedlichen Unternehmen in sehr hohen Positionen bekleidet. Was war Ihr größter beruflicher Erfolg in dieser Laufbahn? Ja, das, das geht ein Stück weit in die Großkonzerne, indem man hier zum Beispiel das Thema Prozessoptimierung, IT-Management, Application Management und Betrieb von, von globalen IT-Infrastrukturen auch unter der, der damaligen Einbindung von sogenannten Offshore-Kapazitäten in, in Indien, wie man, wie man große IT-Systeme eines, eines, ja, großen Accounts betreibt. Das sind schon Dinge, wo ich sag, da hab ich viel gelernt, wie Projektmanagement geht, wie, wie, wie Serviceprozesse gehen. Ich habe auch gelernt, dass, dass Dinge wie, wie strenge Einhaltung von richtigen Serviceprozessen Prozessdokumentationen, dass das eine wichtige Grundlage ist, um solche Dinge ablauffähig und funktional zu machen und sie dann– Wenn man sie dann einhalten, auch der Nachweis erbracht werden kann, dass das richtig gut funktioniert. Weiterbildung, ständige Veränderung ist das Thema. Sie haben es ein paar mal ja eben auch erwähnt. gibt es ’n Buch oder Bücher, die Sie den Zuhörern beruflich oder privat besonders empfehlen können, weil Sie sie persönlich auch sehr mögen oder diese Bücher sie auch weitergebracht haben? Ja, also das mit den Büchern ist ja vor der Zeit dafür, aber Ich möchte ja jetzt auch, auch keine spezielle Empfehlung eines Buches aussprechen, aber es ist schon wichtig, man, man muss sich weiterbilden. Also es gibt viele Dinge, wo man sagt es gibt Bücher, die im Umfeld das Thema der Cloud Application, wie werden Services bereitgestellt? Da gibt es Bücher wie Behind the Cloud oder, oder, oder Software as a Service. Also das sind alles Dinge, wenn man jetzt IT oder Software … … (hores aus) dass man in dem Bereich sich mal weiterbildet und bildet. Und das ist ein Teil, wo ich sage, da kann man, wenn man ’n Self-Studium betreiben will, einiges an Informationen ziehen. Äh, das zweite ist natürlich … (Mikrofongeräusch) der Globalisierung. Da gibt es dann Bücher, die heißt, Managing Global Accounts, also das Thema, wo man sagt: „Wie funktionieren denn große Unternehmen cross-Region und Cross-Countries? Wie kann dann das funktionieren?“ Das ist ’n schönes Feld. Und was, was für mich immer persönlich sehr entspannend ist, da gibt es zum Beispiel auch so Bücher, die, die jetzt in einer Science-Fiction-Szenario mal aufzeigen, wo können uns Technologien hinführen? Da gibt es zum Beispiel einen Thriller, der heißt „Mirror“, der mal zeigt, wie könnte sich technisch so eine, so eine so ein, ein, ein, ein Produkt, das uns begleitet im Leben entwickeln. Das ist, finde ich, immer sehr interessant. Und manchmal passieren da ja wirklich Dinge in der Zukunft, die in so ’nem Buch schon beschrieben werden. Wir werden es auf jeden Fall in die Show Notes auch packen beziehungsweise auf unserer Webseite www. erp-podcast.de, sodass die Zuhörer das auch noch mal nachblättern können. Wenn wir jetzt Ihr Berufsumfeld anschauen, ’n Blick in die Glaskugel, wie glauben Sie, wird sich das in den nächsten zehn Jahren verändern? Ich glaube, dass diese Glaskugel gibt es nicht, die man sagen kann, was passiert in den nächsten zehn oder gar in den nächsten fünf Jahren, vor allem im Softwarebereich und im Mobility-Bereich unter Nutzung von diesen Technologien. ich glaube, dass sich die Dynamik noch weiter dramatisch verstärken wird. Das heißt, viele Dinge werden kommen, die uns wieder neue Technologien oder neue Dinge ermöglichen. Ja, ich dürfte noch mal vielleicht ganz kurz das Thema Internet of Things. Ja, wenn ich sehe, dass ich heute mit Sensoren alles messen kann und dass es einfach Produkte gibt, die es vor zwei Jahren noch nicht gegeben hat, wo ich wieder Prozessdinge und Informationen abgreifen kann da, da, wo ich vor zwei Jahren noch gar nicht gedacht habe, dass das überhaupt möglich wäre. Also diese Dynamik wird sich noch beschleunigen und ich glaube, da werden alle, die in dem Bereich ihr Wirken und ihr Berufsleben haben, noch lernen müssen, mit dieser immensen Geschwindigkeit auch umzugehen. Wenn wir diese Geschwindigkeit anschauen, wenn wir auch die Veränderung, die Sie gerade anreißen, uns anschauen: Ist das eine Herausforderung, die Sie im Enterprise-Content-Management-Bereich auch sehr stark mittragen müssen? Was bedeutet das für Sie heute und zukünftig ganz besonders? Ja, die Herausforderung müssen wir mittragen, aber diese Herausforderung ist ja auch die Chance für ein Unternehmen, das sich im Enterprise Content Management Bereich bewegt, da diese Informationen ja wieder alle Content-Informationen sind oder oft sind sie Informationen, die nur in der Kombination mit weiteren Informationen zu Content werden. Also nur wenn ich im Bereich Internet of Things bin, habe ich Wenn ich sehe, dass die Spinning nicht auf 100% läuft, dann ist das eine Information. Wenn ich aber gleichzeitig sehe, dass der Lagersensor Unwuchtmeldert, dann habe ich schon mal eine Content-Information aus zwei einzelnen Informationen. Und genau diese Chance ist das, was ECM-Unternehmen haben, indem sie diese Vielfalt der unterschiedlichen Contents zu der – und da sind wir wieder an dem Punkt – zu der Single Source of Truth und zu Informationen bereitstellen, indem ich dann über die entsprechenden Algorithmen und Indexierung genau diesen Content gewinnen kann, den ich für die Unternehmenssteuerung benötige. Also das ist ein fast perfektes Schlusswort, Herr Rüder. Ich möchte mich ganz, ganz herzlich bei Ihnen für diese interessanten zwei Folgen bedanken. Ich glaube, wir haben einen hervorragenden Einblick in das Thema Enterprise Content Management an sich bekommen und natürlich auch in die Easy Software AG. Dafür ganz, ganz herzlichen Dank an dieser Stelle. Und wie immer: Die letzten Worte gehören unserem heutigen Gast. Ihnen herzlichen Dank schon einmal. Ja, vielen Dank, Professor Dr. Winkelmann. Danke für die zwei Folgen und auch vielen Dank an die Zuhörer. Ja, ich freue mich auf die weitere Entwicklung und diese Dynamik und möchte jeden persönlich dazu einladen, sich in dem Thema Enterprise Content Management zukünftig damit zu beschäftigen. Und wenn man mich sucht, ich bin auf den diversen beruflichen und sozialen Netzwerken auch aktiv. Man kann jederzeit gerne in Kontakt mit mir treten. Vielen Dank. Herzlichen Dank. Ihnen hat der ERP-Podcast gefallen und Sie konnten wertvolle Erkenntnisse gewinnen? Dann würde ich mich über eine Bewertung auf iTunes freuen, damit auch andere von diesem Podcast erfahren können. Eine Anleitung für die Bewertung finden Sie auf www. erp-podcast.de. Dort finden Sie auch weitere Hinweise, Links und Aktualisierungen zu dieser Folge. Das war der ERP-Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen, losgelöst von Fachzeitschriften, Büchern und wissenschaftlichen Veröffentlichungen, zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren auseinandersetzen wollen. Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.