#104a – IT-Aufgaben im Mittelstand – ein Interview mit dem IT-Leiter Michael Schneider der GOK Regler und Armaturen GmbH & Co. KG

Die IT-Aufgaben im Mittelstand sind vielfältig. Im Gespräch mit Michael Schneider diskutiere ich die Rolle der IT, ihre Aufgaben und den Spagat zwischen Fachanforderungen und eigenen Aufgaben. Einen großen Stellenwert hat dabei der aktuelle Releasewechsel auf das ERP-System IFS10.

Transcript:

ERP-Podcast, Folge 104, IT-Aufgaben im Mittelstand. Ein Interview mit dem IT-Leiter Michael Schneider, der GOK-Regler und Amaturen GmbH & Co. KG.

Die IT-Aufgaben im Mittelstand sind wahrlich vielfältig. Im Gespräch mit Michael Schneider diskutiere ich im ersten Teil die Rolle der IT, ihre Aufgaben und den Spagat zwischen Fachanforderungen und eigenen Aufgaben. Viel Vergnügen.

Herzlich willkommen zum ERP-Podcast, dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen. Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten. Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit findet.

Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. Herzlich willkommen zurück zum ERP-Podcast.

Es ist wieder Mittwochmorgen. Wir haben unsere neue Folge. Ich möchte heute gerne reden über IT.

Logisch, wir sind im ERP-Podcast. Über IT im Mittelstand, vor allen Dingen über die Aufgaben, die man in der IT gerade im Mittelstand hat. Natürlich mit Schwerpunkt auf ERP.

Ich freue mich, dass ich heute nicht ganz allein im Studium bin, sondern dass ich hier einen Gast habe aus dem Bereich Serienfertigung mit Großhandels- und Einzelhandelsanteil. Wie das geht, was das bedeutet, das wird er uns gleich selber sagen. Herzlich willkommen, Michael Schneider von der GOK Regler- und Armaturengesellschaft.

Herzlich willkommen hier im ERP-Podcast. Guten Morgen. Vielen Dank, dass Sie sich Zeit nehmen, mit uns ein bisschen über die IT auch in Ihrem Hause zu sprechen, auch über sich zu sprechen.

Fangen wir mal ganz einfach an. Wer ist der Mensch Michael Schneider? Mein Name ist Michael Schneider, bin jetzt mittlerweile 48 Jahre, seit über drei Jahrzehnten in der IT, von ganz klein angefangen. Die Anfänge mit dem Commodore mal 8032, kann man sich heute fast nicht mehr vorstellen, mit 32 KB Hauptspeicher.

Habe viele Stationen, nicht alle, aber viele Stationen in der IT auch mal durchlebt. Habe diverse ERPs auch kennengelernt. Bin aktuell auch noch externer Lehrbeauftragter an der Fachhochschule Schweinfurt-Würzburg für das Projektseminar.

Und weil mir dann langweilig war, bin ich auch noch Vorsitzender der Regionalgruppe Nordbayern von einem Verband für Fach- und Führungskräfte. Und so hat sich das für mich jetzt entwickelt und bin aktuell eigentlich sehr entspannt und zufrieden. Das heißt, Sie kommen sehr, sehr viel rum.

Sie sehen sehr viele verschiedene Dinge auch, hören wahrscheinlich viel von den Firmen. Das macht es besonders spannend, auch nachher vielleicht noch mal reinzutauchen. Wie sieht es in der Welt des Mittelstandes generell aus? Sie stehen jetzt speziell für ein Unternehmen, die GOK.

Vielleicht mögen Sie sich das Unternehmen einmal vorstellen. Wer ist GOK, Regler- und Amaturengesellschaft? Ja, das Unternehmen gibt es seit 1968. Wurde hier in Unterfranken an der Spitze des Main-Dreiecks in Ochsenfurt gegründet.

Ist aktuell in Marktbreit. Wir stellen grundsätzlich Armaturen und Regler her im Bereich Flüssiggasanlagen. Das heißt, da spricht man über Butan oder Propan, also das, was man aus den Flaschen immer herkennt.

Und wir haben ein sehr breites Angebot von Komponenten. Aktuell läuft ja auch eine Messe, die Caravan Salon, wo wir auch Ausstellungen haben. Und weiterhin tun wir noch Ölfeuerungsanlagen, primär Ersatzgeschäft machen und Tankmanagement bieten wir auch an.

Ich bin jetzt selbst hier seit 2014 IT-Leiter und bin hier gerade beim Aufräumen. Man hat einen gewissen Innovationsstau gehabt in der IT, den wir jetzt aufgelöst haben. Wir haben jetzt aktuell zwei große Themengebiete wie in den meisten IT-Abteilungen im Mittelstand.

Ich habe einen eher infrastrukturellen Bereich und einen eher wirtschaftlich ERP-Bereich. Aktuell suchen wir auch einen IT-Administrator, also falls sich jemand bewerben möchte, einfach nur zu. Primär mache ich hier im Haus auch die Sicherung des Betriebes und die Weiterentwicklung der IT mit allen angrenzenden Abläufen.

Und da ist letztendlich auch die Erbringung der Dienstleistung im Haus, weil jede IT-Abteilung irgendwo ein interner Dienstleister ist wie eine Firma in der Firma, um letztendlich die internen Kunden dann auch zufriedenzustellen. Und da ist es halt vor allem wichtig, dass man diese wertschöpfenden Blickwinkel auch in der IT hat, um einfach die Prozesse auch im Haus dann weiterzubringen. Wie groß ist das Unternehmen? Das Unternehmen ist aktuell um die 250 Mitarbeiter.

Wir hatten vor kurzem noch ein paar mehr Mitarbeiter. Wir sind gerade in einer Optimierungsphase, wo leider auch einige Personen übrig bleiben, was aber primär über Altersgründen dann geregelt wird. Wie viele davon arbeiten mit IT am Rechner also? Also reine IT-User haben wir knapp 200.

Wir sind aber in den letzten fünf Jahren aufgrund des Innovationsstaus haben wir das eigentlich in den letzten vier Jahren von knapp 120 jetzt auf 200 erhöht, gerade auch in der Fertigung. Jetzt kommen Sie aus einem Bereich, also erstens Mittelstand, zweitens Branche, die nicht unbedingt digital ist, nicht unbedingt IT-affin ist. Wie schwierig ist es für Sie als IT-Abteilung, einerseits neue Konzepte zu entwickeln und auch durchzusetzen im Unternehmen und andererseits auch Mitarbeiter dafür zu bekommen? Auf der einen Seite hat man den Vorteil, wenn man in einer sehr konservativen Branche unterwegs ist, dass viele Dinge andere Branchen schon gemacht haben.

Also wir können sehr häufig auf bestehende Konzepte aufsatteln, müssen sie adaptieren für uns und können die dann auch umsetzen. Da ist es auch sehr spannend, gerade auch wenn man sich die Personen und Menschen immer anschaut, die für mich ein sehr wichtiger Punkt sind, dass die Jüngeren oder Älteren, man es nicht wirklich am biologischen Alter festmachen kann, ob man sie für die IT gewinnen kann oder nicht. Ich habe ein schönes Beispiel letztens erlebt.

Wir haben einen Bereich im Lager mit Barcode-Verbesserungen umgesetzt und da ist jetzt der Lagerleiter, der jetzt nicht mehr weit bis zur Pensionierung hat, total Feuer und Flamme gewesen, das jetzt dann auch umzusetzen jenseits der 60 Jahre. Also war wirklich spannend. Auf der anderen Seite hat man ganz junge Azubis, die halt wirklich nur mit Handy aufgewachsen sind.

Die tun sich dann manchmal auch schon mit Office schwer. Also es ist wirklich an den Personen nicht immer am biologischen Alter festmachbar, wie arbeiten die mit IT oder wie schnell kann ich die auch für etwas begeistern. Wie gewinnen Sie neue Mitarbeiter in der IT? Ist das ein Problem in Ihrer Region oder ist es eigentlich ganz einfach, Propositionen auch zu besetzen? Nein, ist es definitiv nicht.

Wir haben da das Problem, wie viele andere Mittelständler auch. Wir sitzen zwischen mehreren großen Konzernen wie Knauf, Oliver und Co. Da tut man sich als Mittelständler natürlich schwer.

Keine Frage. Deswegen ist bei mir eben auch der Mensch so wichtig und dass eben Spaß an der Arbeit dabei ist. Und das muss man letztendlich auch leben.

Letztendlich diese Wahrhaftigkeit einfach darstellen, diese Aufmerksamkeit gegenüber den Mitarbeitern. Und dann geht primär einiges über Unpropaganda. Und das andere ist, letztendlich muss man sich professionelle Hilfe suchen für die Organisation von neuen Mitarbeitern.

Und aktuell haben wir auch so einen Fall, ein Kollege wird sich spezialisieren. Er möchte in der Breite, wie man halt in der Mittelstand auch eher aufgestellt sein muss, uns verlassen. Dementsprechend sind wir auch gerade auf der Suche nach jemandem Neuen.

Aber wir bilden letztendlich aus. Und das ist auch so ein Punkt, wo ich jetzt hier in der IT auch seit vier Jahren massiv umsetze, dass einfach die Weiterbildung sehr, sehr wichtig ist, gerade in der IT. Ich gehe da nochmal drauf, auf dieses Thema Weiterbildung generell umgehen mit der IT.

Also einerseits haben wir die IT-Mitarbeiter, komme ich gleich nochmal zu. Und andererseits haben wir die Anwender, die letztendlich ja auch mit dem, was die IT an Möglichkeiten zur Verfügung stellt, die Technologie, die zur Verfügung gestellt wird, umgehen muss. Wie gehen Sie mit den Mitarbeitern um? Wie schaffen Sie es, die Mitarbeiter da auch mitzunehmen? Da gehen wir letztendlich, sag ich mal, klassisch, sag ich mal, aus dem Projektmanagement herauskommend, sag ich mal, eben letztendlich mit den Beteiligten um.

Man muss sie versuchen einzubinden, schon möglichst früh. Dementsprechend, wenn Änderungen anstehen von Prozessen, von Abläufen, sind letztendlich die Mitarbeiter immer erst mit dabei, bei der Istaufnahme, um auch einfach die Schmerzen des jeweiligen Prozesses auch mit aufzunehmen, die nicht, sag ich mal, offensichtlich sind. Weil manchmal gibt es ja besonders im Hintergrund.

Und die muss man dann abholen. Dementsprechend ist es auch immer spannend, die Personen dann so einzuschätzen, ist es eher ein konservativer Mensch, ist er für Veränderungen auch offen? Wenn nicht, wie kann ich ihn für Veränderungen öffnen? Und dann halt auch immer, wenn die eh schon Änderungen oder Wünsche an ihren Ablauf haben, da sie dann auch entsprechend abzuholen. Sei es, ich brauche hier einen größeren Bildschirm, damit ich noch zwei Spalten in meiner Tabelle sehe.

Oder ich hätte gern einen WLAN-Barcode-Scanner, damit ich nicht immer mit den Geräten in die Ecke laufen muss und laut solche Dinge. Das sind so die kleinen Teile. Und damit kann man dann die Menschen sehr gut abholen, weil wir ihnen das Leben, das tägliche erleichtern.

Und damit kann man sie für sich einnehmen und dann ziehen die auch mit. Da stelle ich jetzt die ketzerische Frage, müssen sie durch die Kantine im Kettenhemd laufen oder grüßt man sie freundlich? Man grüßt mich freundlich. Bis auf dann, wenn ich so Sachen mache wie, ja, jetzt werden wir mal den Drucker hier wegnehmen, weil wir haben hier vorne einen Multifunktionsdrucker und den kannst du genauso benutzen.

Das ist aber auch ein Punkt, wo wir dann einfach auch mit Argumenten immer kommen, dass der interne Kunde das auch versteht, warum wir das tun. Wir versuchen immer Verständnis und diesen Sinn in den Vordergrund zu rücken, damit einfach auch das Miteinander letztendlich, sag ich mal, gestärkt wird dadurch. Es gibt unterschiedliche Arten, die IT-Abteilung oder die Leistung der IT-Abteilung zu platzieren als Cost-Center, als Profit-Center.

Teilweise, gerade im Mittelstand, sind es EDA-Kosten, die gar nicht verrechnet werden, also ohnehin Kosten, die gar nicht verrechnet werden mit den Fachabteilungen. Wie gehen Sie damit um in Ihrem Unternehmen? Grundsätzlich sind wir aktuell ein EDA-Kostenpunkt und es ist letztendlich so, dass man schon eine gewisse Planung im jährlichen Kalenderzyklus schon durchläuft, sei es jetzt in der Konstruktionsumgebung, was wird nächstes Jahr benötigt, wird wieder mal 3D drüber gemacht oder sonstige Themen. Da muss man die Leute schon abholen und man muss natürlich als IT-Leiter trotzdem die Kosten im Auge behalten, dass das im Benchmarking mit anderen Mittelständlern da nicht überaus schlägt.

Das heißt, Sie als IT-Abteilung bekommen ein bestimmtes Budget, das mag nicht ganz fest sein, aber so eine grobe Richtlinie. Ja. Und es liegt dann in Ihrer Verantwortung, dieses Budget umzulegen sozusagen auf die Benefits für einzelne Fachabteilungen oder für das gesamte Unternehmen oder eben auch für IT-Infrastrukturmaßnahmen.

Das ist richtig. Da muss man sich letztendlich mal in den klassischen Planungszyklus begeben, einmal im Jahr. Da wird jetzt auch bei mir wieder Anfang Oktober kommen, wo ich schlicht und ergreifend mit den anderen Abteilungsleiter-Kollegen mal durchspreche.

Was habt ihr nächstes Jahr vor? Was macht ihr? Was brauche ich vielleicht als Ersatzbeschaffung? Was wird sich in der Infrastruktur ergeben? Was haben wir für externe, sage ich mal, gesetzliche Vorgaben, die vielleicht kommen und, und, und. Und daraus ergibt sich, sage ich mal, ein Budgetvorschlag, den ich der Geschäftsleitung unterbreite. Und dementsprechend wird dann in einer Diskussion gesagt, ja, das werden wir umsetzen.

Das werden wir nicht umsetzen. Können wir das schieben? Damit es in den Gesamtfinanzplan letztendlich auch gut mit reinpasst. Kommen wir mal von den Anwendern zu den IT-Mitarbeitern.

Kellerkind oder Beletage? Auf Augenhöhe mit der Geschäftsleitung oder Befehlsempfänger der Fachabteilung und Geschäftsleitung. Wie ist das Verständnis von IT in Ihrem Unternehmen? Das ist in den letzten Jahren, hat sich das etwas gewandelt. Wir sind mittlerweile, sage ich mal, primäre, sage ich mal, interne Ansprechpartner.

Interne Beratung würde ich jetzt mal noch nicht arbeiten. Das ist so eins meiner Ziele. Aber man wird sehr häufig um seine Meinung gefragt.

Und zwar meistens, bevor etwas passiert. Trotzdem kommt es natürlich hier und da mal vor, dass einer etwas zu gewillt an der IT vorbeibestellt. Dann wird darüber gesprochen, warum, wieso, weshalb.

Und dann passiert es im Normalfall auch nicht mehr. Mit den Mitarbeitern und den Kollegen haben wir mittlerweile ein sehr gutes Standing im Haus, was sehr wichtig ist. Weil die IT, eine der wenigen Abteilungen, ist ja im Mittelstand, der wirklich überall seine Finger auch im Spiel hat.

Sei es in der Fertigung, sei es in der Arbeitsvorbereitung, sei es im Einkauf, sei es im Vertrieb. Man hat überall seine Finger mit drin. Und weiß deswegen diese vielen Zusammenhänge und muss auch die Personen manchmal zusammenbringen im Haus.

Aus Sicht der IT ist uns das klar. Ist das den Fachabteilungen immer so klar? Das schon. Also man wird hier und da schon gefragt.

Ich mache das und das. Wisst ihr noch irgendwas? Um eben, sage ich mal, obwohl im Haus schon sehr viel kommuniziert wird, manchmal ist es halt auch auf kleinem Weg einfach schneller zu tun. Sie haben vorhin gesagt, Sie suchen noch eine, oder Sie haben eine offene Stelle bei sich in der IT-Abteilung.

Wenn Sie jetzt fernab der rein fachlichen Anforderung, die jede Stelle mitbringt, sich mal so dieses Umfeld anschauen, eine IT-Abteilung im Mittelstand, also speziell Ihres Unternehmens. Was sind so typische Fähigkeiten, die jemand aus der IT eigentlich mitbringen muss? Es gibt natürlich die fachlichen Geschichten, aber da wird man letztendlich immer wieder über Weiterbildung und Schulung, muss man sich da einfach aktuell halten, weil das ändert sich einfach sehr, sehr stark. Was mir sehr wichtig ist, ist eigentlich eher der Charakter und der Mensch dahinter, weil das Team ist immer nur, andersrum, ich als IT-Leiter bin immer nur so gut wie mein Team.

Das heißt, das Team muss in sich harmonisch sein, dass die wirklich auch in Summe, weil sie Spaß an der Arbeit haben, sehr, sehr stark an der Weiterentwicklung des ganzen Arbeit. Und auf der anderen Seite aber auch, sag ich mal, die die Eigenentwicklung, sag ich mal, auch nicht vernachlässigen. Deswegen verliere ich jetzt leider auch gerade einen, weil ich ihn einfach im Bereich Security zu stark geschult habe. Und jetzt werde ich ihn dadurch verlieren.

Macht aber nichts, wir werden ja den nächsten kriegen. Freud und Leid, ja. Freud und Leid.

Andererseits denke ich mal, man sieht sich immer mehrfach im Leben. Der wird mir wieder mal irgendwann über den Weg laufen. Also das passiert dadurch natürlich.

Auf der anderen Seite, man braucht auch Spaß an der Arbeit. Also seitdem ich jetzt hier im Haus bin, gibt es ja den berühmten Tag des Systemadministrator Days. Immer der letzte Freitag im Juli haben, wo der Kanadier ja gegründet hat, was ja auch, sag ich mal, im Internet immer ganz lustig ist.

Da machen wir auch eine eigene IT-Party draus. Und wir haben mittlerweile Anwender, die uns zu diesem IT-Systemadministrator Feiertag auch einen Kuchen packen und vorbeibringen. Da sieht man dann ein bisschen die Wertschätzung auch von Anwendern gegenüber der IT, was ja nicht immer so der Fall ist, wenn man sich das draußen anschaut.

Wie sehen Sie sich selber? Sie sind jetzt Chef einer Abteilung. Ist das ein hierarchisches Verhältnis? Wie arbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern? Das sehe ich eigentlich, sag ich mal, das ist auch einer der Gründe, warum ich damals in den Verband der Fach- und Führungskräfte eigentlich eingetreten bin. Ich sehe mich eher als Coach eigentlich.

Ich bin nicht wirklich der klassische hierarchische Mensch, so ich gebe dir die Arbeit vor, du hast dies zu erledigen, sondern ich möchte eigentlich, dass die Leute selber sehen, was zu tun ist und das von eigenem Antrieb aus auch tun. Wir haben unsere wöchentlichen, sag ich mal, Besprechungen, wo man sagen kann, was ist diese Woche gelaufen, was wird nächste Woche kommen? Hier und da, wenn in Hochzeiten sind, machen wir auch einen in Anführungszeichen Daily Huddle. Aber dass wir da einfach auch wirklich intern sehr gut wissen, was der andere tut und die müssen das interessant tun.

Das ist eigentlich immer mal ein primärer Weg dabei. Es gibt natürlich hier und da Sachen, die müssen wir tun und dann sagen wir, pass auf, wir haben folgendes Thema vor uns, das müssen wir tun. Und dann gibt es natürlich auch mal die 20 Prozent kein Spaß an der Arbeit, wo dann wirklich durchgezogen werden müssen und danach geht es wieder richtig vorwärts.

Vielleicht können Sie mal den Arbeitsalltag aufteilen in den Teil mit Spaß und den, der einfach Pflicht ist und den man tun muss im Mittelstand. Wenn ich jetzt der Spaß an der Arbeit, das ist allein, wenn man schon früh reinkommt und jetzt machen wir erst mal einen Kaffee, dann ist da zwei Minuten. Was kommt heute? Was geht heute? Kurze Kaffee Runde erledigt.

Also das muss so dieses Früh schon mal positiv anfangen. Das ist Spaß an der Arbeit. Genauso wenn es dann heißt, wir haben ein Monitoring System, wie viele natürlich auch.

Und wir haben alle, wie viele, sehr schwarzen Humor. Dann meldet sich natürlich das Ticketsystem auch mit einem Audio-File, wo alle dann spontan trotzdem schmunzeln, auch wenn jetzt gerade ein Fehler irgendwo oder eine Warnung hochgekommen ist. Also das sind so diese Kleinigkeiten, wo man den Spaß an der Arbeit eigentlich produziert.

Ja, genauso ist es auch, wenn es dann heißt Ja, ich muss mich jetzt mal zurückziehen. Dann halten einfach die anderen Kollegen im Zweifelsfall unsere immer wieder kreativen User einfach auf, bevor sie zu dem Kollegen hingehen und den jetzt einfach aus der Arbeit reißen. So kann auch jeder in seinem Fokus auch mal bleiben.

Also das ist so dieser Spaß an der Arbeit eigentlich. Das wäre meine nächste Frage gewesen, weil in der IT-Abteilung ist es natürlich so, dass man immer konzeptionelle Sachen hat. Das ist in der IT immanent.

Und gleichzeitig kommen aber die vielen, vielen, vielen Einzelanforderungen, die vielen Tagespunkte, die immer auf einen einprasseln. Wie schafft man das da auch gerade in einem nicht ganz hierarchischen Team, sag ich mal, trotzdem sich den Freiraum zu erarbeiten, um eben genau solche konzeptionellen Sachen vorwärts zu treiben und nicht nur im Arbeitsalltag zu versacken? Grundsätzlich unterteilen wir das bei uns eigentlich wirklich in den Tagesbetrieb, in das klassische operative Geschichte. Ich habe hier ein Problem.

Ein Anwender kommt mit seinen Sachen nicht weiter. Das wird, sag ich mal, dann möglichst zügig gelöst. Klassisches Ticketsystem.

Es wird erst mal erfasst, dass wir später auch wissen, ah, hier tut sich potenziell eine Problemquelle mal auf. Und auf der anderen Seite, wenn man wirklich sagt, ich muss jetzt wirklich eine Weiterentwicklung machen. Wir sind ja auch gerade mitten in einem ERP-Upgrade, EFS, ist ja auch bekannt.

Können wir nachher nochmal drüber sprechen. Da muss man dann wirklich sagen, gut, jetzt setze ich mich mal zwei Stunden lang in den Besprechungsraum, hol mir vielleicht den ein oder anderen Anwender noch dazu. Wir gehen das jetzt konzeptionell durch.

Da muss ich als IT-Leiter ihm natürlich auch den Freiraum geben, meinen Mitarbeiter, dass er sagt, okay, jetzt bin ich wirklich mal zwei Stunden nicht erreichbar für dich, weil ich mich eben darum kümmere. Und das ist was, was wir im Ablauf letztendlich tun. Und damit man das auch sieht, weil Tool gut ist und spricht drüber, ist auch in der IT ganz wichtig, haben wir zwei Boards, klassische Kanban-Boards in Papierform, obwohl wir in der IT sind, wo wir einfach mit kleinen Klebezetteln wirklich die Projektchen und Projekte einfach visualisieren.

Sowohl im Infrastruktur- als auch im ERP-Bereich. Das müsste wahrscheinlich, wenn ich so eine klassische IT-Abteilung im Mittelstand mir vor Augen führe, ein ziemlich großes Board sein. Ja, wir haben zwei Boards.

Ich habe es bewusst zwischen Infrastruktur und ERP getrennt. Es kommt immer darauf an, welche Priorität letztendlich was bekommt. Und das ist was, was wir letztendlich auch gemeinschaftlich, sage ich mal, entscheiden.

Was ziehen wir vor? Was bleibt jetzt wirklich erst mal in? Wir warten mal drauf. Und dann ist es auch für mich, dass es dann eine klassische Leitungs- und Führungsarbeit nicht zu viel in einen, das setzen wir gerade um, Spalte letztendlich laufen zu lassen, damit einfach da wirklich der WIP nicht zu groß ist. Mögen Sie den Zuhörern vielleicht so ein bisschen beschreiben, wie Sie das machen? Weil ich glaube, das ist ein Punkt, also ich finde das sehr gut gelöst.

Aber das ist ein Punkt, wo viele IT-Abteilungen natürlich immer wieder in Stolpern kommen. Wie priorisiere ich, wie visualisiere ich das für die Mitarbeiter? Wie schaffe ich den Freiraum? Dann versuche ich, das Bild mal zu malen. Also in der Vorbereitung haben wir eins.

Wir müssen unterscheiden zwischen, was sind wirklich so kleine Tagesaufgaben und was ist wirklich wertvoll genug, dass wir es aufs Board nehmen? Da haben wir für uns einfach gesagt, alles, was wirklich länger wie zwei Tage dauert an reiner Netto-Umsetzungszeit, das kommt, sage ich mal, nicht aufs Board. Das bleibt im Ticketsystem und alles, was größer ist, sollte aufs Board kommen. Danach haben wir ein klassisches, sage ich mal, Kanban-Board, eher aus der Softwareentwicklung vielleicht bekannt.

Ich habe meine Eingänge, ich habe meine Prüfung, ich habe meine Inumsetzung, dann noch eine Spalte Warte auf, weil das kommt ja auch hier und da vor. Und dann haben wir noch die klassische Spalte erledigt. Und da gehen wir regelmäßig einfach durch.

Was ist neu reingekommen? Auf den einzelnen Kärtchen steht dann drauf, um wen handelt es sich? Eine erste Zeitabschätzung. Gibt es irgendein besonderes Datum? Sei es eine gesetzliche Vorgabe, muss irgendwas umgesetzt sein oder es ist eine externe Firma beteiligt oder es wartet ein Kunde auf eine Edifact-Anbindung oder, oder, oder. Das heißt, wenn da so ein spezielles Datum mit drauf ist, das wird extra markiert, erhält dadurch natürlich später auch eine andere Priorisierung.

Und dann haben wir ein Maximum für den Work-in-Process-Spalter, sprich, was arbeiten wir gerade ab, betitelt, dass es ein Maximum gibt, weil das Problem ist ja klassisch die Fokussierung auf Aufgaben im Mittelstand, weil man eben ganz viele verschiedene Sachen aus ganz vielen verschiedenen Richtungen bekommt. Und das müssen, muss ich als IT-Leiter mit den Kollegen zusammen auch einbremsen, dass es nicht zu viel wird. Und dann findet man, das ist auch, das findet man auch in Großfirmen, weil ich war auch mal bei einem Konzern, dann findet man auch Aufgaben, die liegen dann einfach mal drei, vier Monate in der Wartelauf-Anfang-Spalte und dann fragt man später nach, ach, jetzt brauche ich es doch nicht mehr.

Und dann erledigen sich manche Aufgaben auch so, sodass man wirklich effizient auch mit dem Ganzen umgeht. Ja, also ich, es gibt ja diesen berühmten Spruch, What gets measured, gets done. Genau.

What gets visualized, gets done. Also ich finde, das ist ein sehr, sehr, sehr schöner Ansatz, um einfach auch im Team zu überlegen, was wollen wir eigentlich und wie kommen wir dahin? Es ist eine kleine Ergänzung noch. Das ist vor allem, deswegen habe ich es auch bewusst auf Whiteboard mit kleinen Post-its gemacht.

Es sind auch die anderen Abteilungsleiterkollegen, die natürlich mit Aufgaben bei uns reinkommen und sagen, wann kannst du das denn tun? Ich bräuchte es natürlich immer gestern. Dann sagt man, okay, jetzt schauen wir mal, wo wir es denn potenziell unterbringen. Dann sehen die natürlich auch die Aufgaben aller anderen Abteilungen und dann schätzen sie auch selber ihre Wichtigkeit potenziell mit ein.

Und da kann man dann auch die ganzen Abteilungsleiterkollegen, die ja sonst eher die fordernden Kunden sind im Haus, besser abholen. Finde ich ein sehr guter Ansatz, gerade weil sie IT auch als Serviceleistung verstehen. Jetzt haben sie ja nicht nur die Anforderungen aus den Fachabteilungen und den generellen Infrastrukturaufgaben, sprich die Unternehmenssoftware muss laufen, sondern sie müssen sich auch mit ganz anderen Sachen beschäftigen.

Also zum Beispiel der Frage, lege ich alles in die Cloud oder baue ich mein eigenes Rechenzentrum auf, aus und gestalte ich das neu oder was auch immer. Wie sieht das bei Ihnen aus? So eher strategische und taktische Fragen mache ich eigentlich einmal mit meinem Team im Jahr. Gehen wir verschiedene Sachen durch.

Wir hatten jetzt erst vor fünf, sechs Wochen hatten wir unseren Termin. Wie sieht es aus mit Cloud? Weil wir haben natürlich einige Sachen schon in der Cloud. Die Frage ist, wollen wir nächste Schritte gehen? Wenn ja, in welchem Bereich? Da haben wir für uns eigentlich identifiziert, dass das Identitätsmanagement und Accessmanagement das nächste Große ist, wo uns die Cloud um die Ecke kommen wird.

Mit den großen Anbietern wie Google, Amazon, Microsoft Azure, da werden wir irgendwo was tun können. Man sieht es auch an den Software, die wir einsetzen. Beispiel jetzt auch das neue IFS 10 hat im Standard erstmal eine Microsoft Azure Cloud Verifizierung drin.

Dementsprechend müssen wir uns natürlich auch taktisch und strategisch dafür aufstellen. Und da müssen wir dann auch einen Team Konsens machen, weil ich alleine als IT-Leiter weiß viel, aber nicht alles. Und das müssen wir uns einfach auch gegenseitig mitteilen.

Wenn das IT-intern einen Weg vorgegeben ist, wird es mit externen zum Teil nochmal verifiziert auf Messen, auf Veranstaltungen oder sonstigen Themen. Und dann wird daraus das Ganze in die IT-Strategie gegossen, die sich parallel dann auch mit der Firmenstrategie trifft. Und dann wird es von der Geschäftsleitung vorgelegt und dann werden Sachen umgesetzt, weil die Umsetzung ist ja dann das Spannende.

Die Planung ist wichtig, aber die Umsetzung ist dann das richtig Spannende dabei. Themen, die… Also das ist ganz interessant zu sehen, wie sich generell, ich spreche ja mit vielen Mittelständlern auch, und wie sich die Wahrnehmung von Cloud auch massiv zu verändern scheint jetzt seit wenigen Jahren und wie doch immer mehr die Akzeptanz auch gefunden wird. Ein zweiter Themenbereich, der meines Erachtens im Mittelstaat sehr stark unterschätzt wird, ist eigentlich alles, was so rechtliche und Bedrohungsaspekte angeht.

Also Thema Compliance, Thema Datenschutz, Thema Sicherheit auch des Rechenzentrums, auch der Rechner, die im Unternehmen eingesetzt wird. Wie gehen Sie mit diesen ganzen Themen um? Gut, das sind… Die fallen bei uns, sage ich mal, eher in die Wie werden wir unseren Betrieb gestalten? Frage rein. Da muss man ganz klassisch sagen Ja, man muss in gewissen Bereichen einfach Disziplin halten, sei es Kennwortänderungen, Kennwortlängen.

Da muss man sehr viel Aufklärung auch mit den Mitarbeitern wieder betreiben, dass sie verstehen, warum das ist. Wir haben jetzt zum Beispiel im Oktober haben wir von unserem Datenschutzbeauftragten, was eine externe Firma ist, machen wir eine Veranstaltung. Warum? Was muss ich auf einem Android-Handy berücksichtigen, dass ich nicht zu viele von meinen Daten rausgebe? Das bieten wir dann auch intern an.

Und das ist einfach, die Leute sensibilisiert werden für solche Bedrohungsszenarien. Auf der anderen Seite muss man es auch technisch sehen. Ich muss halt im E-Mail, was auch immer noch das häufigste Einfallstor ist, einfach entsprechende hohe Filter, Grenzen setzen, ohne zu viel false positive zu generieren.

Ich muss einfach immer ein Ohr an der Zeit haben. Wir haben verschiedene Quellen, wo wir einfach sehen, wo bricht was aus, wo kann was kommen. Und dann muss man sich immer auch organisatorisch aufstellen, vor allem Handling.

Und da kann man eigentlich mit am meisten machen, weil da kann ich auch Sachen abfangen über organisatorische Sachen, die ich technisch gar nicht abfangen kann. Damit man eben, wie in Unterfranken jetzt ja auch schon mehrmals passiert, einfach mittelständisches Handelsunternehmen halt mehrere Tage alle Rechner verschlüsselt haben und dann einfach einen Monatsausfall im Millionenbereich haben. Das sollte einen im Mittelstand nicht treffen, weil dann ist man ganz schnell auch am finanziellen Ende oder Kante.

Also ich habe auch verschiedene Fälle dieser Art gehört. Vielleicht spricht man mit mir ein bisschen offener, als das gegenüber der Presse ist. Insofern viele Fälle tauchen, glaube ich, in der Presse nicht auf.

Ich kann leider meistens die Leute, denen das passiert, auch schlecht vor das Mikrofon zerren. Aber es passiert so. Und jetzt ist natürlich die Frage, wie gehe ich damit proaktiv um? Woher kommt meine eigene Awareness? Wie schaffe ich es, auch meine Mitarbeiter so fit zu machen, vor allen Dingen aber auch zu halten, damit uns, sprich unserer Firma, so etwas nicht passieren kann? Das gehen wir auf verschiedenen Wegen an.

Einmal machen wir regelmäßig eine Schulung, schlicht und ergreifend. Das fasse ich immer meistens mit Datenschutzschulungen und Unterweisungen zusammen. Weiterhin machen wir auch im Rahmen von Abteilungsleitersitzungen einfach.

Momentan schaut es so aus. Wir haben aktuell eine Spamwelle. Wir haben jetzt 95 Prozent aller E-Mails in der Spam nicht mehr 80.

Und und und. Also solche Sachen muss man einfach dann auch proaktiv als IT, sprich, tu Gutes und sprich drüber, einfach in die Breite treiben. Mit anderen Kollegen sprechen, sagen Oh, jetzt war hier mal ein Sperrfischangriff auf unseren Fuhrparkleiter, wurden Reifen angeboten mit einem Word-Format, das wir nie bekommen würden.

Und und und. Da muss man dann einfach die Leute einfach abholen. Oder wenn es dann in der Personalabteilung wieder mal auf den diversen Nachrichtentickern rausgeht.

Bewerbungs-Sperrfisching ist gerade unterwegs. Da muss man dann halt auch einfach mal in die Personalabteilung gehen, sagen Meine lieben Damen und Herren, passt momentan mit den neuesten Bewerbungs-Mails auf. Wenn da was drin ist, wo ihr euch nicht sicher seid, ruft uns im Zweifelsfall lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.

Und wir schauen es uns dann zusammen an. Gibt es bestimmte Einfallstore, die Sie beobachten, die besonders gerne genutzt werden? Da ist es klassisch die E-Mail. Da muss man auf der einen Seite sagen, man setzt eine gewisse technische Hürde.

Das ist das eine. Und das andere ist letztendlich wirklich dann die Person, die letztendlich die E-Mail in ihrem Posteingang trotzdem bekommen kann. Bestimmte Abteilungen, die besonders anfällig sind, also nicht, weil es bestimmte Personen in der Abteilung sind, sondern weil es sich einfach besser anbietet.

Ich sage mal, Personalabteilung würde mir eher einfallen als der Produktionsleiter oder so. Ja, das ist richtig. Es gibt, sage ich mal, die klassischen, so eine zentrale, wo eine Info-Ad oder so was rauskommt.

Personalabteilung ist sehr wichtig. Was auch sehr spannend ist, ist Einkauf, weil da ganz viele Angebote natürlich reinkommen von diversen Herstellern aus dem asiatischen Bereich, aus USA, aus Russland, manchmal mit gebrochenem Deutsch dann auch nur oder gebrochenem Englisch. Und da muss man dann schon aufpassen, was dann Anhängen oder sonstigen Sachen natürlich mit dabei ist.

Klassischerweise immer ein PDF, das dann sauber ist, wo durchgeht und da dann eben mit JavaScript im PDF dann im Hintergrund versucht wird, was nachzuladen und so weiter. Sehr, sehr spannend. Jetzt haben Sie als Mittelständler sicherlich eine Reihe von verschiedenen Unternehmenssoftware-Systemen im Einsatz gruppiert um Ihr zentrales ERP-System.

Das ist bei Ihnen das System von der IFS. Da würde ich mich jetzt wahnsinnig gern mit Ihnen drüber unterhalten. Ich habe meinen Lesern beziehungsweise meinen Hörern, Entschuldigung, versprochen, dass wir immer so bei einer halben Stunde pro Folge bleiben.

Insofern würde ich das jetzt einfach aufteilen und in die nächste Woche schieben. Also wir unterhalten uns über Ihr ERP, über IFS, über Unternehmenssoftware im Mittelstand, auch mit der Anforderung Serienfertigung Großhandel. Für diesen Teil der Folge würde ich Ihnen jetzt erst mal herzlichen Dank sagen und alle meine Hörer auf die nächste Woche vertrösten sozusagen, in der dann der zweite Teil ausgestrahlt wird.

Zunächst mal herzlichen Dank, Herr Schneider. Gerne, danke. Ihnen hat der ERP-Podcast gefallen und Sie konnten wertvolle Erkenntnisse gewinnen? Dann würde ich mich über eine Bewertung auf iTunes freuen, damit auch andere von diesem Podcast erfahren können.

Eine Anleitung für die Bewertung finden Sie auf www.erp-podcast.de. Dort finden Sie auch weitere Hinweise, Links und Aktualisierungen zu dieser Folge. Das war der ERP-Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen losgelöst von Fachzeitschriften, Büchern und wissenschaftlichen Veröffentlichungen, zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, auseinandersetzen wollen. Mein Name ist Axel Winkelmann.

Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.