#79 – Von Puffern und Sicherheitsbeständen – Effizienzsteigerung in der virtuellen Welt

Heute sprechen wir über den Abbau von Puffern und Sicherheitsbeständen in der realen, vor allem aber über die Vermeidung von Prozessschritten und damit in Anführungszeichen von „Sicherheitsbeständen“ in der virtuellen Welt. Die Technologien entwickeln sich derzeit rasant weiter, aber wie schnell entwickelt sich eigentlich Ihr Unternehmen weiter?

Viel Vergnügen!

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ERP-Podcast Folge 79 von Puffern und Sicherheitsbeständen – Effizienzsteigerung in der virtuellen Welt. Heute sprechen wir ein bisschen über den Abbau von Puffern und Sicherheitsbeständen in der realen, aber vor allem über die Vermeidung von Prozessschritten und damit in Anführungszeichen von Sicherheitsbeständen in der virtuellen Welt. Die Technologien entwickeln sich zurzeit rasant weiter, aber wie schnell entwickelt sich eigentlich Ihr Unternehmen weiter? Viel Vergnügen! Herzlich willkommen zum ERP-Podcast, dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen.

Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten. Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit findet. Mein Name ist Axel Winkelmann.

Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg. Herzlich willkommen zurück zum Podcast rund um das Unternehmensdatenfundament. Ja, liebe Zuschauer, das war gerade der Microsoft Translator auf dem Handy.

Ganz viel KI im Bereich der Spracherkennung, aber insbesondere im Bereich der Übersetzung von Sprache. Faszinierend, wie hier Tag für Tag die Hardware, aber auch die Software weiterentwickelt wird. Ich spreche heute ein bisschen über ein ganz anderes Thema, nämlich über Sicherheitsbestände, über Puffer.

Ich habe in den letzten 14 Tagen nicht nur aufgrund der DigiConf, sondern aus vielen strategischen Anlässen auch mit sehr, sehr vielen Softwareherstellern, ERP-Herstellern gesprochen, wie die Weiterentwicklung vorangeht, in welche Richtung sich die einzelnen Hersteller entwickeln. Sehr, sehr viele spannende Gespräche mit Geschäftsführern und Vorständen. Und natürlich ist das Thema KI für ganz, ganz viele Unternehmer, für ganz, ganz viele Unternehmen immer präsent.

Ich denke, das wird ein Thema sein, mit dem wir uns auch hier im Podcast, im ERP-Podcast, das ein oder andere Mal noch beschäftigen werden. Es ist ja auch schon so ein bisschen angeklungen bei uns auf der DigiConf in der letzten Woche. Wir hatten als Versuchsballon die erste virtuelle Fachmesse für Unternehmenssoftware gestartet.

Voller Erfolg, rund 850 Teilnehmer in drei Tagen. Ich glaube, das zeigt, dass wir neue Formate im Bereich von Unternehmenssoftware eben nicht stationäre messen, sondern digitale messen durchaus angehen können, wenn wir mit von Bord, wenn wir mit an Bord Oxayon, Asseco, N&P, Informationssysteme, Godesis, ZWF, IT & Consulting, Synapi, Innosis, Ebootes, WeClap, SEPADAsoft, CosmoConsult, Seeburger, CSS, GWS, PSI, Alphaplan, Easy Software, Intershop, Communications und viele, viele andere namhafte Experten. Ich glaube, wir haben Ihnen drei Tage lang ein tolles Programm geboten.

Wer das jetzt verpasst hat, kann über die Seite www.digiconf.de gegen einen kleinen Obolus das Material, die Videos auch noch im Archiv anschauen. Wir diskutieren jetzt mit allen Herstellern, wie das Format im nächsten Jahr ausgestaltet werden kann und soll. Ich würde mich auch, wenn Sie eingeschaltet haben, darüber freuen, wenn Sie mir Anregungen senden, wenn Sie uns Anregungen senden, wie aus Ihrer Sicht so ein digitales Format für Ihre Informationsrecherche sinnvoll aufbereitet sein kann.

So, also das zunächst nochmal der abschließende Werbeblog zur DigiConf. Ich habe gesagt, ich spreche so ein bisschen über den Abbau von Puffern und Sicherheitsbeständen. In der physischen Welt werden Sie mich jetzt anschauen und sagen, Winkelmann, bist du nicht ganz dicht.

Erstens, das ist doch offensichtlich, dass man Puffer und Sicherheitsbestände zum Beispiel im Lager reduzieren muss. Und zweitens machen wir das doch seit vielen, vielen, vielen Jahren, um beispielsweise Kapitalbindung zu reduzieren, also weniger Fremdkapital aufzunehmen, Werteverluste zu minimieren, Schwund zu reduzieren und so weiter und so fort. Stimmt alles.

Wir machen das schon seit vielen, vielen Jahrzehnten. Und natürlich ist insbesondere die IT dort ein Wegbereiter, denn die Transparenzschaffung und entsprechende Dispositionsalgorithmen haben es natürlich erst möglich gemacht, dass wir Sicherheitspuffer, Sicherheitsbestände reduzieren konnten, dass wir in Echtzeit reduzieren konnten. Also das sind ja auch Technologien, die eigentlich seit den 70er Jahren, just in time, später dann sowas wie Autodisposition und ähnliches in den Unternehmen Einzug erhalten haben.

Alter Hut, ich weiß das. Eigentlich auch ein alter Hut in der virtuellen Welt. Jetzt werden sich fragen, Moment, Sicherheitsbestände, Puffer in der virtuellen Welt, was meint der Winkelmann damit? Es geht natürlich nicht um virtuelle Lager.

Es geht um die Fragestellung, wie wir eigentlich mit unseren Arbeitsschritten und der Automatisierung von Prozessen umgehen. Vielleicht fragen Sie sich mal selbst, wenn Sie sich Ihre Leistungserstellungsabläufe, Ihre Prozesse anschauen, welche und wie viele Schritte in so einem Leistungserstellungsprozess sind denn wirklich nötig? Und welche dieser Schritte sind vielleicht auch gar nicht wertschöpfend? Also ich glaube, wir haben eine Reihe von Tätigkeiten im Unternehmen, da wissen wir, dass sie gemacht werden müssen. Die waren eh schon immer da, aber wertschöpfend sind sie eigentlich nicht.

Planungsprozesse, Dokumentationsprozesse, Liegenbleibprozesse. Fragen Sie sich mal, wo bestimmte Dinge, Kundenaufträge oder ähnliches für eine gewisse Zeit liegen bleiben. Das müssen nicht immer Tage oder Monate sein.

Manchmal sind es auch nur Stunden oder Minuten, die bestimmte Arbeitsschritte zurückgehalten werden und in Summe der einzelnen Arbeitsschritte ist das dann durchaus eine lange Zeit. Wo gibt es vielleicht auch Rückfragen zu Kunden? Das ist ein altbekanntes Prozessphänomen oder zu vorher beteiligten Abteilungen. Also ein schönes Beispiel für solche Prozessineffizienzen ist für mich immer der Bauantrag.

Wir haben das mal vor vielen, vielen Jahren, als ich noch in Münster war, untersucht, wie lange denn so ein Bauantrag dauert und wie viel Zeit davon tatsächlich in der Bearbeitung aufgewandt wird und wie viel Zeit das Ding einfach nur rumliegt zwischen den verschiedenen Abteilungen und Behörden. Diejenigen, die gebaut haben, wissen es selber. Sechs Wochen ist da eher schnell und von dieser Zeit sind vielleicht ein, anderthalb Tage, die tatsächlich mit der Bearbeitung des Antrags aufgewandt werden, relevant.

Mein schönes Beispiel, was ich dann auch immer gerne aus der Münster-Hanner-Zeit anführe, ist die Rennkuh. Vorne wird schnell gemacht, vorne kommt eine Internetseite dran, ein Online-Auftritt und hinten wird die E-Mail, die einem vom Kunden erreicht, ausgedruckt. Also die Kuh, der Esel im Hintergrund läuft langsam und nach vorne wird Geschwindigkeit, Flexibilität signalisiert.

Das kann natürlich nicht funktionieren und genau das sind die virtuellen Puffer und Sicherheitsbestände, über die wir immer wieder reden müssen. Je nach Branche ist das verstanden, aber auch noch nicht so wirklich. Also es gibt tatsächlich Branchen, gestern habe ich zum Beispiel mit einem Einzelhandelshersteller gesprochen, der sagte, es ist unglaublich schwierig, den Kunden, also in dem Fall den Anwendungsunternehmen, den Einzelhändlern klarzumachen, was hier eigentlich benötigt wird und warum ich in diese Automatisierung, in diese Digitalisierung, in den Abbau von virtuellen Puffern und Sicherheitsbeständen investieren muss.

Ich gebe mal vier Beispiele, um zu zeigen, wie wichtig dabei das durchgehende Datenfundament im Unternehmen ist. Das erste Beispiel ist, ganz offensichtlich, das machen wir schon ganz lange, das automatische Anlegen von irgendwelchen Datensätzen, das Suchen von Datensätzen, zumindest die Unterstützung des Software-Systems bei dem entsprechenden Anlegen. Es wird also nicht mehr in Papier, in Aktenordnern gelagert, sondern innerhalb des Computersystems, innerhalb der Datenbank.

Das ist so ein typischer Digitalisierungseffekt, den haben wir unabhängig davon, ob wir ein unternehmensübergreifendes Datenfundament haben oder ob wir einzelne Insellösungen für unterschiedliche Abteilungen haben. Je übergreifend natürlich die Fragestellung ist, desto wichtiger wird es, das Gesamtunternehmensdatenfundament im Zugriff zu haben. Aber das ist ein Effekt, den haben wir schon ganz lange.

Zweites Beispiel. Der Entfall von Planungs- und Kontrollschritten, zum Beispiel die Dispositionsplanung durch Software-Systeme, die automatische Dispositionsvorschläge machen oder die sogar selbstständig bestellen, sogenannte Autodispositionssysteme. Der Entfall von Produktionsplanung oder mitlaufenden Produktionsplanung.

Hier wird schon langsam deutlich, dass man eigentlich viel, viel mehr Daten aus anderen Abteilungen auch benötigt. Verkaufsdaten, Angebotsauftragsdaten. Das heißt, wir erhalten hier die Prozessreduzierung, wenn wir genauer hinschauen, durch Integration, durch den Aufbau des immer größer werdenden Datenfundaments über verschiedene Abteilungen.

Einen Teil kann man, wie gesagt, auch ohne das durchgehende Datenfundament machen. Aber je größer das Beispiel eigentlich wird, je größer der Entfall von einzelnen Prozessreduzierungen, von Kontroll- und Planungsschritten werden soll, desto mehr ist eigentlich ein größeres System, ein größeres Datenfundament und nicht die Fragmentierung notwendig. Beispiel 3. Automatisierung des gesamten Leistungserstellungsprozesses.

Also wirklich von Angebot bis in die Produktion durchgehender Prozess. Planungsvorschläge, die direkt durch das System gemacht werden. Rücksprünge zum Angebot automatisch, sodass der Kunde direkt einen Preis genannt bekommt und gegebenenfalls auch schon Produktionsdaten, von wann bestimmte Sachen fertig sind.

Das reicht dann noch weiter von der Produktion bis rein in die FIBU, das heißt die automatische Rechnungsstellung, wenn der Auftrag entweder gestartet wird oder beendet ist, bis hin zur Forderungsausbuchung. Da lässt sich mittlerweile 99,x% der FIBU sicherlich automatisieren, aber eben nur, wenn ich das durchgehende Datenfundament zur Verfügung habe. Das heißt natürlich dann auch, dass ich viel mehr Flexibilität habe, dass ich auch für die Kunden, für die Lieferanten viel mehr Flexibilität beispielsweise auf der Webseite darstellen kann.

Also nicht mehr nur der Kunde, der auf einer Webseite eine Angebotsanfrage stellen kann, die dann mit Rücksprache in mehrere Abteilungen mühselig ausgerechnet wird und dann per E-Mail beantwortet wird, sondern tatsächlich in Echtzeit Daten, die der Kunde erhält, der Preis, den Echtzeitpreis, die ungefähre Kalkulation, wann das Produkt fertig sein kann, sodass der Kunde direkt das Angebot annehmen und damit den Auftrag und Produktionsprozess starten kann. So, viertes Beispiel und das ist sicherlich auch noch die Zukunftsmusik, die wir vor uns haben. Ich gehe jetzt nicht in die Blockchain-Welt, wenn ich sage Automatisierung der Durchführung von Vertragsbedingungen.

Das, was wir Smart Contracts nennen, ist eigentlich losgelöst von dem, was die verteilte Datenbank, die Blockchain, will. Denn das Konzept ist auch viel älter als die heutigen Konzepte verteilter Datenbanken. Es geht nämlich einfach nur darum zu sagen, okay, wenn wir bestimmte Dinge aushandeln bidirektional, also wenn bestimmte Waren vom Lieferanten zum Kunden, also zu uns gebracht werden, dann kann eigentlich bei Abnahme der Ware automatisch die Zahlung angestoßen werden.

Das haben wir zurzeit in irgendwelchen Verträgen. Das kann man natürlich auch in Algorithmen packen. Und wenn die Algorithmen Zugriff auf sämtliche Daten des Unternehmens haben, die Ereignisse, das sind in dem Falle zum Beispiel die Wareneingänge, die Qualitätsprüfungen, entsprechende Preise, die auf Konsistenz geprüft werden müssen oder, oder, oder, dann kann der Algorithmus natürlich in der Automatisierung die Zahlung anstoßen.

Andersherum, wenn der Lieferant es nicht schafft, in einer bestimmten Zeit die Ware zu liefern oder in ausreichender Menge zu liefern oder in ausreichender Qualität zu liefern, dann sind entsprechend auch Penalen fällig, also unter Umständen sogar Zahlungen, die vom Lieferanten zu dem Abnehmer fließen. Das alles kann ich heute bereits in Algorithmen packen. Mir sind auch erste Unternehmen bekannt, die das unabhängig von der Blockchain mit ihren Lieferanten, ihren Wertschöpfungspartnern machen.

Aber das steht ganz am Anfang. Und da wird, glaube ich, sehr, sehr klar, wenn wir uns Szenarien in diese Richtung überlegen, dass wir Daten aus ganz unterschiedlichen Leistungsbereichen des Unternehmens brauchen. Und mein schönstes Beispiel, in Folge 50 auch selber zu Wort gekommen, ist der E-Commerce-Unternehmer, der heute tatsächlich hingeht und versucht, jeden einzelnen Mausklick aus dem Unternehmen herauszubekommen.

Also da ist bereits alles digital, aber zusätzlich jeden Mausklick, der durch Algorithmik, durch Entscheidungsunterstützung des Systems ersetzt werden kann, wirklich aufzuspüren und herauszubringen. Und im Ergebnis schafft er es eben mit zwei Handvoll Mitarbeitern einen Umsatz zu machen, der sehr deutlich im zweistelligen Millionenbetrag liegt. Das heißt pro Kopfumsatz von sehr deutlich über einer Million Euro.

Jetzt kann man sagen, naja, das ist E-Commerce und da ist ja eh so viel virtuell und kann sich weiter auf die Haut legen, die Faule. Ich glaube aber nicht, dass das der Punkt ist, sondern der Punkt ist, dass in allen Branchen letztendlich irgendjemand kommen wird, der irgendwann, eher früher als später, hingehen wird und versuchen wird, sämtliche Mausklicks aus den virtuellen Prozessen rauszukriegen. Also die Puffer und Sicherheitsbestände in den Prozessabläufen zu eliminieren.

Und der wird natürlich viel flexibler, viel transparenter auch in der Wertschöpfungspartnerkommunikation sein. Und der wird auch viel, viel schneller sein. Und dann ist eben die Frage, was mache ich dann selber? Wie schnell kann ich darauf reagieren? Wie schnell kann ich selber mein Unternehmensdatenfundament aufbauen, um überhaupt in diese Automatisierung, in diese Reduktion von virtuellen Puffern hineinzukommen? Und wie schnell komme ich dann selber in diese Automatisierung rein? Und Sie wissen das, ich gehe immer davon aus, bei sozio-technischen Systemen, natürlich können Sie innerhalb von wenigen Monaten ein ERP-System theoretisch einführen, aber der Aufbau des Unternehmensdatenfundaments, die zunehmende Automatisierung, die hängt auch oder insbesondere von der organisatorischen Reife ab, von der Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens.

Und das ist etwas, was durchaus einige Jahre in Anspruch nehmen kann. Und wenn die Konkurrenz anfängt, mit ganz automatischen Prozessen in Ihrer Branche tätig zu werden, dann stellt sich für mich natürlich die Frage, haben Sie noch genügend Kleingeld, um diesen Lernprozess ab dem Moment durchzuführen, wenn Ihnen die Kunden also weglaufen? Oder bedeutet das vielleicht, dass in der einen oder anderen Branche das Geschäftsmodell auch wegbricht? Und ich glaube, das Letztere wird dann der Fall sein. Deswegen meine ich, dass es höchste Zeit wird, nicht nur über den Abbau von Puffern und Sicherheitsbeständen in der realen Welt sehr, sehr viel nachzudenken, sondern viel, viel mehr noch über den Abbau virtueller Puffer und Sicherheitsbestände nachzudenken.

Und mit dieser Folge möchte ich Ihnen einfach mal diesen Impuls mitgeben. Vielleicht auch noch mal auf diese Folge 50 verweisen. Viele große Unternehmensberatungen, aber auch Ökonomen prognostizieren einen hohen Arbeitsplatzabbau durch die Automatisierung mit Hilfe von Robotik.

Ist vielleicht auch wieder ein bisschen typisch deutsch, dass wir auf die Gefahren der Digitalisierung so stark hinweisen. Ich kann dem nur in Teilen zustimmen. Nicht, weil ich nicht glaube, dass es nicht kommt, sondern weil ich glaube, und das ist hoffentlich mit dieser Folge des ERP-Podcasts auch ein wenig deutlich geworden, dass das Unternehmensdatenfundament in Form von insbesondere ERP, sicherlich auch vielen anderen Lösungen, aber es gibt nur mal ein führendes System im Unternehmen und das heißt in den meisten Branchen ERP, wahrscheinlich viel, viel größere Effekte zu erzielen sind als mit jeglicher Robotik-Hardware.

Also irgendwann wird das Unternehmensdatenfundament Hygienefaktor sein und wir können nur noch über die Automatisierung in der Hardware zusätzliche Effekte realisieren. Aber bis dahin ist es, glaube ich, noch ein ziemlich weiter Weg und ich möchte Ihnen einfach Mut machen und mit der heutigen Folge ein bisschen in die Dringlichkeit gehen, dass wir im Abbau von virtuellen Puffern und Sicherheitsbeständen ganz, ganz schnell vorankommen sollten. Microsoft Translator ganz am Anfang hat gezeigt, wie unglaublich schnell die technologische Entwicklung im Software-, aber insbesondere auch im Hardware-Bereich vonstatten geht.

Das zieht sich natürlich bis hin zu unseren ERP-Herstellern. Ich hatte auch darauf verwiesen. Ich glaube, es ist Zeit, ganz, ganz dringend mit allen Mitarbeitern darüber nachzudenken, wie wir die Mausklicke, wie wir die manuellen Abläufe, wie wir Planungs- und Kontrollprozesse größtmöglich algorithmisch verlagern können und damit die Sicherheitsbestände in der virtuellen Welt abbauen können.

In diesem Sinne eine schöne Woche. Keep connected. Herzlichst, Ihr Axel Winkelmann.

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Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.