#90a – Mobile Reisekostenabrechnung – ein Interview mit dem Gründer und Geschäftsführer von xpense2go Dr. Mario Speck

Reisekostenabrechnung ist nervig, zeitaufwändig, langweilig, fehleranfällig? Mit dem Gründer von xpense2go unterhalte ich mich über die mobile, digitale Abrechnung und die Herausforderungen als Gründer.
Viel Vergnügen.

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• xpense2go: Belege & Spesen

Transcript:

ERP-Podcast, Folge 89. Mobile Reisekostenabrechnung. Ein Interview mit dem Gründer und Geschäftsführer von Expense2Go, Dr. Mario Speck.

Reisekostenabrechnung. Nervig? Zeitaufwendig? Langweilig? Fehleranfällig? Mit dem Gründer von Expense2Go unterhalte ich mich über die mobile, digitale Abrechnung, die Herausforderungen als Gründer sowie Chancen neuer Technologien und die Möglichkeiten, aber auch Grenzen von künstlicher Intelligenz. Viel Vergnügen.

Herzlich willkommen zum ERP-Podcast. Dem Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen auseinandersetzen wollen. Mit diesem Podcast möchte ich Sie mit eigenen Gedanken und Interviews bei der Gestaltung moderner IT-Konzepte nebenbei, also zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren, begleiten.

Damit möchte ich Ihnen in dieser von technologischen Veränderungen geprägten Zeit Informationen anbieten, die sich in Zeitschriften, Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln in dieser Form nicht darlegen lassen und für die sich im hektischen Alltag ohnehin nicht die Zeit findet. Mein Name ist Axel Winkelmann. Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.

Herzlich willkommen zurück zum ERP-Podcast. Wie immer live und in Farbe. Heute bringe ich einen Gast ins Spiel, der selber ganz viel Startup-Charme, ganz viel Startup-Spirit versprüht, der aber auch lange als Unternehmensberater tätig war, der selber Wirtschaftsinformatiker ist.

Ich freue mich, dass wir auch einen Teil unseres Lebenslaufs gemeinsam haben. Ich freue mich auf Dr. Mario Speck. Herzlich willkommen.

Er ist heute zugeschaltet aus Berlin. Herzlich willkommen. Guten Morgen, Axel.

Schönen Dank für die Einladung, bei dir im Podcast sprechen zu können. Und ich freue mich sehr auf unser Gespräch. Ja, dann fangen wir doch erstmal an.

Also wir hatten eben das Thema Du oder Sie. Da wir uns ewig kennen, ist ja sowieso Du. Aber in der Startup-Szene ist das Du wahrscheinlich längst überall beherrschend, oder? Ja, das ist tatsächlich so.

Das macht auch vieles deutlich einfacher, weil einfach die Kommunikation relativ schnell sehr unformal wird, was tatsächlich auch dazu führt, dass mehr über Inhalte gesprochen wird und weniger über Formen. Okay. Ich rede trotzdem am Anfang noch ein bisschen über Formen, nämlich über Dich.

Wer ist der Mensch Mario Speck? Ja, wo komme ich her? Was habe ich bisher gemacht? Ursächlich habe ich tatsächlich, das wissen viele schon nicht mehr, mit dem C64 mal meine Sporen verdient in der IT. Das heißt, schon als Kind habe ich mich mit Technik stark beschäftigt. Habe dann auch sinnvollerweise ein Studium ergriffen in diese Richtung, und zwar Studium der Wirtschaftsinformatik in Münster.

Und direkt daran angeschlossen auch eine Promotion in Wirtschaftsinformatik, ebenfalls in Münster. Und mich im Rahmen dieser Promotion sehr stark mit Datenbanken beschäftigt. Nach der Promotion, das war ungefähr zu den Zeiten, als damals der neue Markt zusammengebrochen ist, war eine Option, sich weiterzubilden in einem ganz anderen Zweig, die Unternehmensberatung.

Die technische Karriere war zum Zeitpunkt des Zusammenbruchs des neuen Marktes etwas schwieriger, sodass ich mich auch entschieden habe, in die Unternehmensberatung zu gehen. Das ging in ein kleines, damals sozusagen Start-up in Berlin, eine Brancheberatung für Energieversorger. Und in dieser Brancheberatung habe ich dann 13 Jahre lang gearbeitet, bin dort Partner geworden.

Und wir haben diese Brancheberatung, das war die CTG in Berlin, verkauft an die KPMG. Nach dem Übergang zur KPMG bin ich dann dort Partner gewesen für zwei Jahre und habe dann, um das aktuelle Start-up zu gründen, die KPMG zusammen mit einem Kollegen verlassen. Ich bleibe da direkt mal stehen, bevor wir dann auf deine aktuellen Aktivitäten eingehen, weil das glaube ich jetzt auch für uns alle mal interessant ist zu hören, wie so ganz unterschiedlich die Atmosphäre von unterschiedlich großen Organisationen ist, die Mentalität, die Innovationskraft.

Vielleicht kannst du ein bisschen was dazu sagen, wie du das selber wahrgenommen hast. Also du warst an der Uni, du warst an einem Lehrstuhl, sehr, sehr viel Forschung, sehr großer Lehrstuhl. Und dann bist du nach Berlin zu einem, ja damals Start-up gegangen, aufgekauft worden dann von einer etablierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Wie war das für dich? Ja, der Übergang von der Universität zum ersten Unternehmen, also der Unternehmensberatung, das war eher noch ein relativ einfacher Übergang, weil in der Universität ist man ja geübt und gelernt, sehr selbstverantwortlich zu arbeiten, sozusagen einen sehr großen Verantwortungsbereich zu haben, auch inhaltlich stark mitgestalten zu können. Das waren alles Themen, die natürlich in einem jungen Unternehmen, das ich da gegangen bin, alle weiterhin sozusagen vorhanden waren. Dazu kam natürlich, dass man, wenn man Unternehmensberatung, gerade was wir gemacht haben, wenn man Managementberatung auf einem sehr hohen Niveau macht, tatsächlich einen etwas anderen Grad an die Ansprüche des Outputs stellt.

Weil natürlich alles, was man erzeugt, muss sozusagen auf den Punkt, auf den Einzeltermin, auf die Stunde genau fertig sein. Das ist an der Universität noch etwas freier gewesen, damals zumindest, sodass der Übergang gar nicht so kompliziert war. Natürlich muss man sich ein bisschen daran gewöhnen, dass man im Berufsfeld der Unternehmensberatung teilweise doch mit sehr heftigen Reisezeiten und mit sehr langen Tagen zu tun hat.

Das ist dann schon auch persönlich sehr anstrengend, vor allem, dass die Abwesenheit von zu Hause typischerweise im Beraterleben da ist, nagt dann mit den Jahren doch sehr an einem. Der Übergang in die große Unternehmensberatung oder genauso in die große Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, in dem wir in einem Teilbereich tätig waren, der eben auch Wirtschaftsunternehmensberatung gemacht hat, der war eben mit ganz neuen Herausforderungen verbunden. Der Übergang in eine große Organisationsform hat vor allem als Vorausforderung, dass man sich sehr viel mehr mit der Organisation selber beschäftigen muss.

In einer Unternehmensberatung der Größe, wie wir waren, mit etwa 50 Unternehmen, hat man zwar auch sehr viele Organisationsthemen, aber es lassen sich doch sehr viele Themen noch mit einem sehr kleinen Kreis an Mitarbeitern zu zweit, zu dritt oder alleine tatsächlich entscheiden und auch ändern. Das ist in einer großen Organisation einfach komplizierter. Das heißt, man muss mit viel mehr Personen Dinge abstimmen.

Das wird dadurch natürlich auch langwieriger. Die eigentliche Projektarbeit am Kunden, das unterscheidet sich nicht sonderlich, weil man da natürlich mit letztlich seinem Projektteam unterwegs ist, was in ähnlichen Größenordnungen und Dimensionen unterwegs ist, wie auch in anderen Unternehmensberatungen. Da spielt die Größe nicht so eine Rolle.

Der Hauptunterschied war sozusagen im Sinne dessen, was kann man zur Weiterentwicklung der Firma als Einzelperson im Sinne der Innovation auch beitragen. Das geht natürlich in einem kleinen Unternehmen letztlich viel schneller alles vonstatten. In großen Unternehmen sind auch da einfach mehr Regularien und mehr Personen, mit denen man sprechen muss, sodass Innovationen da zwar nicht schwieriger sind, also es gilt genauso darum, auch in großen Unternehmen Innovationen voranzutreiben, aber die Geschwindigkeit leidet natürlich bei einer großen Organisation etwas, da man einfach mit viel mehr Personen zu tun hat, Projektteams automatisch größer sind, viel mehr ein größeres auch IT-technisches Umfeld eingebunden ist, wenn man Unternehmensprozesse verändern möchte, sodass dann einfach natürlich auch Veränderungen letztlich in dem heutigen IT-Umfeld nicht in einer entsprechenden Geschwindigkeit häufig prozessual umzusetzen sind, wie das eben in kleineren Unternehmen tatsächlich der Fall ist.

Hat aber auch wieder Vorteile, wenn man wahrscheinlich viel, viel mehr Ressourcen zur Verfügung hat, egal welche Art und Weise. Man hat mehr Ressourcen zur Verfügung. Man hat vor allem, das gilt natürlich auch für die KPMG, international viel mehr Verbindungen und Kontakte.

Das heißt, man kann sich viel besser auch sozusagen bei Aufgaben, die eben Landesgrenzen überschreiten, mit anderen Kollegen Wissen herbeiholen, abstimmen. Auch gerade für die Energieversorgungsbranche war das natürlich damals sehr, sehr gut, weil die sehr national zwar geprägt sind von ihren Regulierungen her, aber letztlich zum Beispiel auf der Investorenseite auch im Energiemarkt immer stärkere Internationalisierung ansteht und dort natürlich auch der Austausch mit Kollegen aus anderen Ländern dann viel einfacher fällt und natürlich auch letztlich deutlich mehr Ressourcen zur Verfügung stehen, um Themen voranzubringen. Ich habe jetzt gerade zwei Folgen gemacht, 83, 84 zum Thema Energie, Energiewandel auch.

Du bist jetzt ganz lange auch in dieser Branche gewesen. Vielleicht als kurzer Einblick, wie nimmst du diesen Energiewandel wahr? Wie hast du ihn selber auch mitgestaltet an der Stelle? Ja, der Energiewandel, das ist ja ein stetiger Wandel. Wir haben in der Branche immer geflosstelt, dass die Änderungen jedes Jahr an Geschwindigkeit zunehmen.

Wenn man sich ganz an die Anfänge zurück überlegt, da war es ja diese freiwillige Verbändeverordnung, in denen sozusagen der Energiemarkt geöffnet werden sollte, bis eben zum heutigen Punkt, wo wir tatsächlich das vollständig umgesetzte Anwandling an vielen Stellen haben. Ich denke, die Geschwindigkeit des Energiewandels in Deutschland, die kann letztlich auch gar nicht groß genug sein, da wir natürlich letztlich ein Vorreiter im besten Falle in dieser Branche beim Wandel werden und bleiben. Deutschland hat letztlich als Hauptressource Wissen und der Energiemarkt ist natürlich ein Weltmarkt und viel Wissen aufzubauen, viel Prozesse aufzubauen, auch viel Technologie zu haben, die sozusagen diesen Wandel herbeiführt und beschleunigt, ist sicherlich ein Vorteil, den wir beibehalten sollten, wo wir sehr viel Energie reinstecken sollten, um auch einfach im internationalen Vergleich auch weiterhin auch in dieser Branche ein Land zu sein, das sozusagen letztlich Wissen exportieren kann.

Der Wandel an sich, der ist natürlich hochinteressant, weil es hier viele verschiedene Player gibt, von den alten Unternehmen, sage ich mal, die teilweise eben lange Zeit darauf bedacht waren, auch alte Energieträger am Leben zu halten. Das hat sich alles gewandelt inzwischen, auch die großen Playermärkte sind längst auf erneuerbare umgeschwenkt. Der Trend zu den Erneuerbaren ist sehr gut und nicht mehr aufzuhalten, soll er ja auch gar nicht, er bietet aber natürlich auch oder bringt unglaubliche Herausforderungen mit sich, da wir letztlich eben nicht nur die Erzeugung in den Griff bekommen müssen, sondern insbesondere den intelligenten Umgang mit der erzeugten Energie.

Da spielen natürlich dann auch ganz viele neue Technologien eine Rolle, die insbesondere Angebot und Nachfrage viel stärker aufeinander abstimmen müssen, als das bisher der Fall war. Bisher konnten wir Energie verbrauchen, einfach weil wir lustig waren, weil wir haben sie einfach entsprechend so erzeugt. Mit dem Umwandel zu den Erneuerbaren sind eben viele Energieträger da, die quasi nicht mehr steuerbar sind, sondern dann Energie erzeugen, wenn eben die Natur uns die Gelegenheit dazu bietet.

Und das erfordert dann eine viel höhere Koordination. Und dort sind eben gerade auch neue Technologien, neue Digitalisierungen, auch die Einfluss finden müssen in Geschäftsmodelle, wo auch Preise sich dann an der Verfügbarkeit von Strom letztlich widerspiegeln müssen. Die große Herausforderung, die am Ende auch Nutzungsänderungen für viele mit sich bringen wird, im privaten Bereich wahrscheinlich weniger, aber insbesondere im industriellen Bereich.

Also eine wahnsinnig spannende Branche eigentlich, die nicht am Ende, sondern eher am Anfang steht, oder? Ist eine wahnsinnig spannende Branche, ist auch nicht absehbar, dass das die Geschwindigkeit der Änderungen abnehmen wird. Ich glaube auch, es ist tatsächlich ein starker Wandel, ein unglaublich starker Wandel, wenn man sich einen Energieproduzenten früher angesehen hat, der hatte eben große Erzeugungseinheiten, große Kraftwerke, der hatte letztlich mit seinem Asset Management zu tun und das war schon ein Großteil seiner Aufgabe. Wenn man das heute vergleicht, was dort Energieerzeuger machen mit den riesigen Windparks, mit unglaublichen Investitionen, sozusagen neuen Investitionen, mit Koordination dieser verschiedenen Energieträger, welche neuen Marktstufen eingezogen werden, das ist ein unglaublich spannender Markt.

Und trotzdem bist du aus diesem Markt ein bisschen zurückgetreten. Ich glaube, du hast sie nie ganz verlassen, aber du bist dann doch irgendwann aus dem großen Konglomerat einer Prüfungsgesellschaft wieder in die Selbstständigkeit gegangen, wieder in die Gründung gegangen. Wie ist es dazu gekommen, wer seid ihr, was machst du heute? Ja, letztlich, die Hauptmotivation war tatsächlich, dass ich zwei Dinge vermisst habe.

Das eine ist das, was ich ursächlich mal gelernt habe, also eine viel stärkere Fokussierung auf tatsächlich Technologie. Und das zweite ist, dass tatsächlich mir gefehlt hat, das Umfeld eines jungen Unternehmens, eines sich schnell wandelnden, kleines Unternehmens, in dem man auch als Einzelperson hohe Verantwortung hat und in kleineren Teams sehr schnell Dinge auch umsetzen kann. Das hat mir gefehlt.

Die zwei Dinge haben dazu geführt, dass wir letztlich entschieden haben, das Unternehmen zu verlassen und ein neues Unternehmen zu gründen. Und dann war natürlich der Fokus auf die Technologie hat dazu geführt, dass wir nicht eine neue Unternehmensberatung begründet haben, sondern wir haben eben ein Unternehmen gegründet, das sich letztlich mit einem Problem beschäftigt, auf das ich auch im Tagesgeschäft in den vielen Beratungsprojekten, die ich hatte, täglich gestoßen bin. Und was auch tatsächlich sich nach einer Digitalisierung bisher weitestgehend entzogen hat.

Letztlich macht unser Unternehmen eine intelligente Verarbeitung von Belegen. Das klingt erstmal nicht sehr spannend, wenn man sich aber überlegt, was da in der Praxis heute der Fall ist. Das heißt alles, was sozusagen Eingangsbelege sind bei Unternehmen, auch im persönlichen Bereich bei Mitarbeitern.

Das ist alles ja ursächlich mal digital. Keine Rechnung wird heute mehr per Hand geschrieben, mit Ausnahme vielleicht der Taxiquittung. Diese Belege werden aber alle irgendwie auf Papier gebannt, gehen dann zu Mitarbeitern.

Die Mitarbeiter stecken sie ein, müssen sie wieder abtippen in Systeme, insbesondere im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Sodass wir ein Unternehmen gegründet haben, was Belege verstehen kann, was Beleginhalte sozusagen erkennt. Wir haben aufwändige IT-Systeme, KI-Systeme, die lernend sind und diese Belege verarbeiten und letztlich dazu führen, dass man im ersten Anwendungsfall dieser Technologie, das ist auch unser prominentestes Produkt, was wir im Moment haben, eine quasi vollautomatische Reisekostenabrechnung durchführen kann.

Das ist sozusagen die Idee gewesen dahinter. Ihr habt das Unternehmen Expense2Go genannt? Genau. Also Expense2Go? Genau, Expense2Go.

Also tatsächlich Ausgaben zum Mitnehmen. Die Idee dahinter ist also eine Ausgabenerstattung für Mitarbeiter oder auch Selbstständige, die letztlich das ja für die Steuer aufbereiten müssen, so einfach und intuitiv wie möglich zu machen. Der Kern ist sozusagen das Zusammenführen von intuitiver Benutzerführung, KI, also aktuellster lernender IT und Integration in Unternehmensprozesse mit einer digitalen Weiterverarbeitung von Informationen in diesen Prozessen bis eben Übergabe an klassische Buchhaltungs-ERP-Systeme oder HR-Systeme, um eine Durchgängigkeit von der Benutzung durch den Mitarbeiter bis ganz hinten in die Buchhaltung sicherzustellen.

Startup mitten in Berlin-Mitte. Wie groß seid ihr? 2017 gegründet, jetzt haben wir 2019. Ja, wir haben anderthalb Jahre mit einem sehr kleinen Team quasi nur Technologie gebaut.

Das Unternehmen hat letztes Jahr zu Ostern eine erste Version in den App-Store gestellt, nur iOS, um sozusagen erste Benutzerfahrung, um auch Testgruppen einladen zu können. Richtig breit gestartet sind wir mit der Firmenlösung erst Ende letzten Jahres. Das heißt, wir haben sozusagen jetzt zwei Komponenten.

Das ist die eigentliche Applikation, mit der man die Reisekostenabrechnung durchführen kann. Die ist auch vollständig eigenständig nutzbar. Und wir haben eine zweite Komponente für Firmen, an die man diese Applikationen dranhängen kann, in der Firmen sozusagen dann ihren firmenseitigen Unternehmensprozess für die Reisekostenabrechnung abdecken können und alle Daten, die letztlich in Steenmobil auch übernehmen können, in ihre ERP-Systeme.

Das Produkt ist erst seit Ende des Jahres verfügbar. Da beginnen wir quasi im Moment, Kunden draufzuschalten. Wir sind in Berlin, richtig, wir sitzen in Berlin-Mitte.

Wir sind bisher vier Mitarbeiter intern und haben natürlich etliche Dienstleister, die uns im Bereich der Designs, Webseitenerstellung, auch externe Programmierung unterstützen. Wir suchen händeringend nach Mitarbeitern, also wer Interesse hat, kann sich gerne melden. Insbesondere suchen wir im Bereich Tech, also Programmierung, Mitarbeiter, die eben sehr breit aufgestellt sind, die sowohl Android als auch iOS oder serverseitige Applikationen bei uns betreuen und weiterentwickeln können.

Kommen wir gleich nochmal drauf, Startup Atmosphäre in Berlin etc. pp. Was mich interessieren würde, wahrscheinlich das erste Argument, was ihr dagegen bekommt, müsste doch eigentlich sein, Reisekostenerfassung, das haben wir doch in unserem System drin, Self-Employee Services, die wir heute in jedem ERP-System, in jedem Unternehmensdatenfundament finden.

Was ist das, warum man euch brauchen sollte? Was ist das, was euch besonders macht an der Stelle? Die Systeme, die es am Markt gibt, also die typischerweise in großen Unternehmen implementiert sind, das sind Systeme, die fokussieren allein auf den Prozessbereich innerhalb der HR und FI-Prozesse. Das heißt, ein Großteil der Last des Umgangs mit den Belegen liegt letztlich beim Mitarbeiter. Das sieht dann häufig so aus, dass die Mitarbeiter, wenn sie reisen, einfach Belege einsammeln.

Das ist typischerweise der Papierbeleg, der wochenweise in Tüten gesammelt wird. Und dann muss man sich hinsetzen, je nachdem, wie häufig man reist, einmal die Woche, einmal im Monat, sortiert die nach Datum, schaut, welche Belege fehlen, muss ich irgendwelche Downloads aus Portalen machen, das kennt jeder, ein sehr aufwendiger manueller Prozess, der dazu führt, dass ich diese Belege dann zwar meist in eine Tüte packe und irgendwo hinschicke und wahrscheinlich noch vorher in eine Excel-Tippe oder in ein Intranet-System für die Erfassung. Der Prozess danach, der sieht häufig in Unternehmen schon so aus, dass da eine Digitalisierung vorliegt, weil der Mitarbeiter hat ja die Erfassung schon durchgeführt, es ist ja dann schon digital.

Was wir aber machen, wir fokussieren mit unserem Produkt auf den ersten Teil, das heißt, das, was der Mitarbeiter macht. Das ist nämlich nicht zu unterschätzender Aufwand, wenn man mal von einem Vielreisenden ausgeht, der 40 Stunden die Woche arbeitet, dann kann man schon davon ausgehen, dass der mindestens eine oder zwei Stunden die Woche nur mit seiner Reisekostenabrechnung zu tun hat. Da kann man sich also vorstellen, wie groß die Kosten auch für die Firmen sind, der Mitarbeiter, der dies durchführen kann.

Bei weniger Reisenden ist es aber immer noch mindestens eine halbe Stunde oder eine Stunde alle zwei, drei Monate. Letztlich ist das deshalb so, weil diese Überführung der mal digitalen Belege über unglaublich viele Medienbrüche erst in die RP-Systeme kommt. Unsere Software macht Folgendes, also die gesamte Erfassung der Informationen von Belegen nehmen wir letztlich dem Mitarbeiter ab.

Das heißt, mit unserer Applikation, die sammelt und digitalisiert erstmal die Belege, das heißt, man kann ein Foto machen von Papierbelegen, man kann eine Mail zu uns schicken, wenn man irgendwie ein Warenbeleg beispielsweise, der kommt ja schon digital, hat. Man kann auch in der Applikation direkt PDFs hochladen, also es gibt ganz viele Wege. Unsere Software-Systeme, die erkennen, digitalisieren, ergänzen, machen Mustererkennung durch und vor allem verstehen sie den Beleg.

Das heißt, wir erkennen zum Beispiel, das ist ein Lufthansa-Beleg, ein Flug von Berlin nach München und die Uhrzeiten, an denen man gereist ist. Natürlich erkennen wir vor allem den Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuer. Das heißt, diese Informationen landen dann in so einer Art Inbox vom Mitarbeiter.

Der kann also auch während er schon reist, die Daten einfach sammeln. Das hat vor allem den Vorteil, dass man nichts mehr vergisst, sondern wenn man im Taxi sitzt und er hat den Taxi, dann Foto machen, Knopf drücken und vergessen. Wenn die Reise durchgeführt ist, wählt man seine acht Belege, drückt auf den Knopf und gibt die in seinem Unternehmen ab.

Das war es dann schon. Alles, was sonst üblich ist, dass man eben Mehrwertsteuersätze raussuchen muss oder Beträge oder Verpflegungsmehraufwendungen. Ich war im Ausland, war vier Tage im Ausland, habe andere Verpflegungssätze.

Das macht alles unsere Software. Das ist also alles voll digital und steht dem Unternehmen damit in Minuten zur Verfügung. Das spart sozusagen auf der Mitarbeiterseite ungefähr so 80% der Arbeitszeit, haben wir bei den Feldtests mit unseren Kunden bisher ermittelt.

Wir haben aber auch das klassische Unternehmen, das noch mit Excel-Dateien arbeitet oder auch mit Internet-Systemen. Dort haben wir andere Bandbreiten. Unternehmen, die schon sehr hohe Integrationsgrade haben, die sparen mit sowas vielleicht noch so 20-30% der Arbeitszeit im HR.

Unternehmen, die eher mit Excel-basierten Prozessen heute noch arbeiten, die sparen in der Regel so bis zu 75% der Arbeitszeit, weil die gesamte Erfassung der Belege sozusagen wegfällt und auch die Buchungen vollautomatisch zum Beispiel zur Dativ übertragen werden können. Also der Einsparungsaufwand ist enorm. Wenn man meinen Podcast so ein bisschen verfolgt, dann spreche ich sehr viel immer über Kundenbedarf und Kundenbedürfnis.

Also warum kaufen die Leute eigentlich tatsächlich das, was sie kaufen? Du sprichst jetzt sehr stark von Zeitbedarf oder Zeitersparnis an der Stelle. Ich höre da noch so ein anderes Ding raus, weil ich das von mir selber kenne, dass man doch irgendwo leider Gottes immer mal wieder ein Beleg vergisst, mit einzureichen und dann bleibt man da auf 53,17 Euro pro Reise mal wieder hängen. Ich glaube, dieses Thema Zufriedenheit ist auch noch ein ganz großes Thema, wenn man sich mit sowas beschäftigt, oder? Ja, das sind mehrere Gründe.

Das eine ist, es ist einfach eine sehr lästige Tätigkeit. Also wer das häufiger macht, der weiß, diese Stunde oder zwei, die man sich dann einmal im Monat oder Woche hinsetzt, das ist wirklich einfach, das ist sehr lästige Arbeitszeit. Also die verhindern wir einfach, weil man letztlich jeden Einzelbeleg schon während er entsteht, letztlich mit geringem Aufwand verarbeitet.

Das heißt, erst mal, man vergisst viel weniger, man reicht zum Beispiel auch Belege ein. Also wenn ich hier beruflich mit der BVG mal fahre und irgendwie fünf Euro für ein U-Bahn-Ticket zahle, dann das würde ich nicht sammeln, um es in meiner Steuer abzusetzen. Den Aufwand treibe ich einfach nicht.

Aber da das sozusagen nur noch ein Klick ist, mache ich das dann auch. Das heißt, auch Selbstständige, die sozusagen die Kosten ersetzlich sammeln, um sie bei der Steuer anrechnen zu können als Betriebsausgaben, können das sehr, sehr gut nutzen und sparen letztlich auch Zeit und Geld und vor allem ist aber Nervigkeit weg. Viele unserer Kunden, wir haben sozusagen ja einen Teil der Kunden, das sind Einzelnutzer.

Das heißt, die laden die App aus dem App Store runter, ist übrigens kostenlos, benutzen die einfach und erzeugen letztlich als Ausgabe eine PDF-Datei, die so, wie sie ist, direkt an den Steuerberater gehen kann. Die ist also vollständig steuerkonform. Viele unserer Kunden nutzen die auch anders.

Wir haben zum Beispiel die Möglichkeit, in der Applikation auch private Belege abzulegen. Man kann zum Beispiel seinen Mediamarkt-Beleg, also Rechnungen von Elektronikgeräten, ablegen. Dann hat man die Volltext-Suche, kann mal schauen, wann die Garantien ablaufen.

Man kann seine Arztrechnung, wenn man privat versichert ist, zum Beispiel dort abfotografieren und damit seine Erstattung beantragen. Also es gibt eben viele Belege, die auch nicht unbedingt Reisekosten sind, die auch sinnvollerweise digitalisiert an einer Stelle liegen. Auch das macht unsere Applikation, um sozusagen auch einen privaten Mehrwert zu erzeugen, außerhalb der beruflichen Funktion der Reise- oder Kostenerstattung.

Also es ist ein großer Teil ist tatsächlich auch Convenience. Und da gehört natürlich auch dazu, dass das UI der Applikation so gebaut ist, dass man es einfach auch gerne benutzt. Es ist einfach auch ein gutes Frontend, es ist einfach zu bedienen, es ist sehr intuitiv.

Das ist auch immer das Feedback, was wir von vielen unserer Nutzer kriegen, dass sie lange nach einer Applikation gesucht haben, die sozusagen ihren Prozess so gut wie möglich unterstützt. Das heißt, man muss sich nicht an eine Software anpassen, man muss nicht verstehen, wie es funktioniert, sondern ich mache das einfach intuitiv. Da ist ein Beleg, den schicke ich rein, drücke fünf Knöpfe und bin fertig.

Da kriegen wir viel positives Feedback, weil ganz einfach die Bedienung auch sehr intuitiv und einfach ist und damit eben auch ein Faktor ist, dass Leute ihre Abrechnung einfach auch schneller machen, zeitnäher machen, was wiederum für viele Unternehmen auch ein Vorteil ist. Also wir verlinken das natürlich in den Shownotes Expense-to-go, sowohl eure Webseite als natürlich auch die App aus dem App Store. Wer Interesse hat, kann sich das mal anschauen oder selber nutzen.

Ich teste jetzt einfach mal dich, ich teste jetzt einfach mal ein bisschen die Software mit ein paar Fragen. Du hast gesagt, ihr habt den Zugriff direkt in die Datafeld rein oder ihr gebt eure Daten direkt weiter in die Datafeld. Das heißt, der Steuerberater hätte dann vermutlich keine Probleme, eure Daten zu bekommen, aber sehr, sehr häufig, gerade in Firmen, ist natürlich das ERP-System oder das Unternehmensdatenfundament, in das das Ganze erstmal reingespielt werden soll.

Gibt es dort von eurer Seite eine Standardschnittstelle oder gibt es bestimmte ERP-Systeme, mit denen das per se sehr, sehr gut funktioniert? Wie seid ihr damit umgegangen? Also wir haben zwei Dinge. Das eine ist, wir haben Schnittstellen zu ERP-Systemen. Das sind ganz klassisch sozusagen zwei verschiedene Dinge.

Das eine ist eine Export. Das ist die nicht so ganz moderne Variante, aber dabei werden quasi die Belege mit den Beleginformationen exportiert in Dateien und können von ERP-Systemen importiert werden. Da nutzen wir verschiedene Formate.

Es gibt ein XML-Format, was sozusagen standardfrei ist. Also das kann man in beliebige Systeme importieren. Wir haben für Microsoft Dynamics ein spezifisches File-Format erzeugt beispielsweise, aber die XML-Variante ist von vielen Systemen direkt lesbar oder durch einfache Importfilter dann importierbar.

Dort helfen wir unseren Kunden auch sehr gerne, wenn dort ERP-Systeme genutzt werden, die wir noch nicht anbieten. Der zweite Weg ist, das ist der langfristig auch höher integrierbare Weg. Wir bieten auf der Serverseite ein API an.

Das heißt, ein Kunde kann sozusagen aus seinem ERP-System heraus oder aus einem Frontend heraus auf unsere Datenbank letztlich zugreifen, also auf die Daten der Mitarbeiter und der Reisen, die abgegeben wurden, und kann so sowohl die Beleginformationen als auch die Daten sozusagen sich elektronisch bei uns abholen. Beide Wege sind möglich. Der zweite Weg hat den Charme, dass ein Mitarbeiter nicht mehr noch Dateiexporte oder Importe durchführen muss, sondern das eben auch vollautomatisiert in einem Pull-Verfahren von den Fremdsystemen bei uns abgeholt werden kann.

Dieses API ist in den letzten Zügen der Entwicklung. Das werden wir erst in den nächsten Wochen freischalten, weil dort einfach insbesondere die Formate, also eine ganz klassische Rest-Schnittstelle, das wird jedem, der sich mit IT beschäftigt, was sagen, ganz standardisiert, weil wir dort aber noch tatsächlich die letzten Tests durchführen, dass dort auch letztlich genau über die Schnittstellen geht, was auch relevant ist für die ERP-Systeme. Zweiter Test.

Ich fahre mit dem Taxi, kriege eine Quittung. Und in Deutschland sind wir so, jetzt wäre ich fast ausfallend geworden. Wir haben sehr interessante Reglementierung für Mehrwertsteuersätze.

Du verlangst natürlich eine Quittung von dem Taxifahrer. Der Taxifahrer kreuzt nicht an. Da gibt es ja so Felder, 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer.

Was macht eure App damit? Die App erkennt über verschiedene Verfahren, wir haben sowohl Rule-Based-Systeme als auch KI-Systeme, ganz relevante Dinge von Belegen. Das sind im ersten Schritt so banale Sachen wie, in welchem Land ist dieser Beleg erstellt worden, welche Währung hat der Beleg und welche Kategorie hat dieser Beleg. Das sind ganz wichtige Informationen und lässt sich Rückschlüsse darauf ziehen, zu können, Mehrwertsteuersätze überhaupt gültig sein können für den Beleg. Das heißt, um ein Beispiel aufzugreifen, ein deutscher Taxi-Beleg, der hat tatsächlich sieben Prozent, solange er unter einer gewissen Wertgrenze ist.

Darüber wird es eine Mietwagenrechnung und dann hat er 19 Prozent. Und diese Regeln kennt unsere Applikation alle. Das heißt, solange unser System das Land, die Währung, die Kategorie erkennt, und da haben wir Erkennungsraten von weit über 80 Prozent, kann sozusagen das System dann auch folgerichtig auf die Beträge und die Mehrwertsteuersätze schließen.

Wir prüfen die auch gegen das, was auf den Belegen steht. Aber da bin ich ganz bei dir, so ein handgeschriebener Taxi-Beleg, da steht manchmal eine 30 drauf und sonst nichts. Da ist das schwierig.

Handschriftliche Erkennung ist ohnehin IT-technisch noch eine große Herausforderung. Da sind die Erkennungsraten tatsächlich noch niedriger als bei anderen Belegarten. Aber alles, was sozusagen ein Ausdruck ist oder bereits digital, haben wir extrem hohe Erkennungsraten.

Und innerhalb dieser werden sozusagen sowohl Mehrwertsteuersätze korrekt erkannt als auch Kategorien, was auch relevant ist. Weil natürlich an der Kategorie beispielsweise hinten in der Verbuchung in den ERP-Systemen auch eine Kostenstellenschlüsselung stattfindet. Ich komme gleich nochmal auf das Thema Regeln aus dem KI-Bereich, spreche ich gleich nochmal gesondert an.

Aber ich halte mal fest, also das System ist in der Lage, Regeln zu erkennen, auch wenn die nicht immer ganz logisch sind. Wahrscheinlich wird es dann schwierig, wenn tatsächlich das Fahrziel nur so ganz begrenzt draufsteht. Also dann wird es halt schwierig zu erkennen, ist das länger als 50 Kilometer oder nicht.

Aber im Regelfall sind solche Regeln implementiert und werden dann vom System ausgeführt, um größtmöglich helfen zu können und vorzuklassifizieren. Also ich sage mal, das, was auf den Belegen steht und nicht handschriftlich ist, ist immer sehr, sehr gut erkennbar. Es gibt Grenzen der digitalen Erkennung, wie du schon gerade auch aufgezeigt hast.

Es ist aber so, alles, was unsere Maschine erkennt, wird sozusagen in diesem Inbox-Item aufgezeigt. Und die Maschine ist insbesondere so schlau, dass sie erkennt, wenn sie was nicht erkannt hat. Das heißt, dem Nutzer wird aufgezeigt über eine ganz simple Ampeltechnik.

Grün, wir haben alles erkannt, du kannst es sozusagen einfach so nutzen. Gelb ist, da schau doch bitte nochmal drauf, und Rot ist tatsächlich, wir haben hier einen Beleg nicht erkannt. Das kann aber auch mal der Fall sein, zum Beispiel haben wir Nutzer, die schicken dann nicht ihre Lufthansa-Rechnung zu uns, sondern eine Buchungsbestätigung.

Das ist natürlich eigentlich keine Rechnung. Da steht zwar manchmal trotzdem Euro-Wert drauf, aber da sagt unsere Software dann auf, Vorsicht, das ist nur gelb, da hast du eigentlich gar keine Rechnung geschickt, sodass der Nutzer auch noch in die Lage versetzt wird, es dann zu kontrollieren. Und ja, es gibt grenzende Erkennung, und in dem Fall wird der Nutzer aber darauf hingewiesen.

Jetzt war das quasi der Lieferschein, der eingereicht wurde, oder eine Buchungsbestätigung oder ähnliches. Dritter Test, Eigenbeleg? Eigenbelege sind natürlich machbar. Das heißt, man kann einfach Belege selbst erstellen.

Das ist typischerweise ein Eigenbeleg über sonstige Güter. Als wäre sich Kaffee gekauft, fürs Büro, und irgendwie Quittung nicht mitgenommen. Oder eben auch für Bewertungen.

Das sind dann separate Eigenbelege, weil dort natürlich noch die eingeladenen Personen auftreten müssen. Wir können natürlich Bewertungsbelege, das ist vollständig das, was steuerlich sozusagen erforderlich ist, wird auch abgehandelt und selbstverständlich ein Eigenbeleg auch dabei. Gut, also es lohnt sich auf jeden Fall, das Ganze mal anzuschauen.

Ich würde an der Stelle gerne einen Cut machen, weil wir wieder bei unserer magischen Schwelle von etwas über 30 Minuten sind. Lieber Mario, ich würde dich gerne nächste Woche nochmal einladen, mit mir das Thema aufzugreifen, vielleicht auch ein bisschen die Motorhaube zu öffnen. Du hast das Thema Künstliche Intelligenz angesprochen.

Ich würde gerne mit dir auch nochmal sprechen über die doch sehr rege und aktive Gründerszene in Berlin. Ich würde mich einfach freuen, wenn wir unser Interview in der nächsten Woche nochmal aufleben lassen könnten. Wenn das für dich okay ist, bedanke ich mich bei dir für heute ganz, ganz herzlich und freue mich darauf, den roten Faden in der nächsten Woche mit dir wieder aufleben zu lassen.

Ja, das mache ich sehr gerne und freue mich auch, wenn wir nächste Woche an der gleichen Stelle wieder anknüpfen können. Dankeschön. Ihnen hat der ERP-Podcast gefallen und Sie konnten wertvolle Erkenntnisse gewinnen? Dann würde ich mich über eine Bewertung auf iTunes freuen, damit auch andere von diesem Podcast erfahren können.

Eine Anleitung für die Bewertung finden Sie auf www.erp-podcast.de. Dort finden Sie auch weitere Hinweise, Links und Aktualisierungen zu dieser Folge. Das war der ERP-Podcast für alle, die sich aktiv mit dem Einsatz und der Gestaltung von Unternehmenssoftware und den daraus entstehenden Veränderungen und Potenzialen in Unternehmen losgelöst von Fachzeitschriften, Büchern und wissenschaftlichen Veröffentlichungen, zum Beispiel beim Spazierengehen oder Autofahren auseinandersetzen wollen. Mein Name ist Axel Winkelmann.

Ich bin Professor für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Würzburg.